Полный текст статьи
Печать

В современном мире выставляются все более высокие требования по качеству предоставляемых услуг. Фирмы-франчайзи работают под единой маркой «1С:ФРАНЧАЙЗИ», имеют в своем составе аттестованных фирмой «1С» специалистов, что должно гарантировать высокое качество выполнения типового набора услуг: от простой установки и настройки прикладной конфигурации до интеграции программы с другими пакетами, обучения пользователей и консультации по ведению и методологии учета на предприятии.

Обеспечить новые требования по качеству услуг и удовлетворенности пользователей фирмы-партнеры «1С» смогут только изменив подходы в организации управления основными бизнес-процессами [1], так как от принимаемых управленческих решений и выполняемых в процессе внедрения программных продуктов работ во многом зависит эффективность экономической деятельности предприятия [3].

Как правило, почти каждая компания-клиент имеет свою специфику и при внедрении требуется настроить или доработать типовую поставку программного продукта под существующие бизнес-процессы в данной организации, и тогда может потребоваться проведение мероприятий, связанных с проектной деятельностью [11].

Ключевыми факторами успеха проектного управления считаются наличие четкого и заранее определенного плана с минимизированными возможными рисками и отклонениями, а также дальнейшее эффективное управление изменениями в плане [4].

Следует отметить, что процедура внедрения проекта фирмами «1С: Франчайзи» имеет ряд особенностей:

- большое число конкурентов, не считая фрилансеров;

- заказчики не всегда готовы платить большие суммы за внедрение, считая, что это входит в стоимость программы, а многие просто не располагают таким большим бюджетом;

- негативное отношение сотрудников фирмы-клиента к обновлению программного обеспечения;

- отсутствие необходимости серьезного документирования проекта;

- высокая загрузка сотрудников фирмы «1С:Франчайзи», следовательно, один сотрудник параллельно принимает участие в нескольких (пусть даже небольших) проектах и решает текущие задачи;

- текучка сотрудников, ведущих проект;

- во многих фирмах «1С:Франчайзи» нет даже базового документированного описания основных бизнес-процессов и этапов процесса внедрения.

При этом, большинство сотрудников фирм «1С: Франчайзи», в том числе и руководители, имеют мало знаний и опыта в управлении проектами, особенно в небольших фирмах, хотя ошибки в расчете трудоемкости проекта могут стоить дорого, а недостаток контроля со стороны руководства может привести к тому, что проект будет не завершен или затянется не неопределенное время [9].

Совершенствование процесса управления проектами в фирме «1С:Франчайзи» стоит рассматривать как направление повышения эффективности управления бизнес-процессами, что должно привести к улучшению качества предоставляемых услуг фирмы в целом. Существует типовая система качества «1С:Франчайзи», позволяющая даже малым фирмам организовать работу в соответствии со стандартом качества ISO 9001 и получить сертификат международного образца [2], который показывает, что бизнес-процессы в фирме хорошо организованы и продуманы, соблюдается технология работы, существует четкое распределение обязанностей, имеются документированные и известные всему персоналу инструкции, процедура контроля выполняемых работ и, конечно, профессиональный и отлично обученный персонал.

Но, конечно, таких сертифицированных компаний не так много.

Сегодня фирма «1С» предлагает тренинги и семинары для руководителей своих партнеров как по управлению фирмой «1С:Франчайзи», так и по особенностям управления проектами, правда, по довольно высокой стоимости. Также данная тема рассматривается в рамках некоторых курсов.

Нужно ли фирмам «1С:Франчайзи» управлять проектами в условиях, связанных с усложнением бизнес-процессов и увеличением информационного потока? На наш взгляд, да, так как без контроля за бизнес-процессами, выполнением работ и их сроками, развитием персонала и самого бизнеса качество услуг так и останется на среднем уровне. Отсутствие методологии управления проектами ведет к отсутствию четкого понимания границ проекта по времени, ресурсам и бюджету, критериев успешности проекта, как для исполнителя, так и для заказчика, разграничения этапов проекта и зон ответственности за результат по данным этапам [6]. В результате, если проект выйдет за установленные границы, могут возникнуть разногласия между заинтересованными сторонами проекта по распределению ответственности, что не лучшим образом скажется на их взаимоотношениях, а, следовательно, повлияет на сам проект, а в конечном итоге, и на его благополучное завершение.

Рассмотрим этапы, которые можно выделить при внедрении проекта [11]:

1. Экспресс-обследование и постановка общих задач;

2. Формирование проектной команды и ответственных за проект автоматизации с каждой стороны;

3. Поставка и установка программного продукта;

4. Детальное изучение организации и ее бизнес-процессов;

5. Написание технического задания;

6. Расчет трудоемкости проекта и его стоимости;

7. Доработка типового решения согласно техническому заданию;

8. Проведение обучения сотрудников заказчика;

9. Написание пользовательской документации;

10. Тестовая эксплуатация (тестирование системы);

11. Внедрение и запуск;

12. Постпроектное сопровождение.

Каждый этап представляет собой цепочку задач, специфичных для него, на основе чего получается регулярная декомпозиция проекта.

Например, если организация уже работает с каким-либо продуктом «1С», то в поставку и установку можно включить следующие задачи:

- подготовка информационной базы к переносу данных для снижения ошибок;

- подбор стандартных средств по выгрузке-загрузке данных или создание собственной разработки;

- перенос данных;

- проверка и корректировка данных после переноса, дополнительный перенос данных.

Все перечисленные этапы могут присутствовать в каждом проекте, только в разных проектах выделенное им количество времени и ресурсов будет различным. Также может быть смена порядка этапов: например, все вопросы, связанные с доработкой программного продукта, иногда стоит рассматривать после тестирования и начала работы с программой, так как не всегда заказчик знает и понимает всех ее возможностей и особенностей, для изучения которых ему не хотелось бы дополнительно тратить ни время, ни деньги.

На сегодняшний день существуют десятки систем управления проектами, среди которых самыми распространенными можно назвать Microsoft Project, Primavera Project Planner, Open Plan, Spider Project [7,8].

Итак, подведем итоги. Среди трудностей сложного процесса внедрения системы управления проектами в фирме «1С-Франчайзи» можем выделить:

- стоимость системы управления проектами;

- обучение сотрудников;

- трудоемкость процесса;

- формализация бизнес-процессов и отчетных документов.

Положительно влияют на успешность внедрения проекта следующие основные факторы:

- количество и качество получаемой информации по проекту внедрения;

- анализ и предотвращение возможных рисков;

- качество описания этапов проекта;

- существование методологии управления проектами в компании;

- уровень подготовки проектной команды внедрения.

Преимущества, которые возможно получить от качественного управления проектами фирмам «1С: Франчайзи»:

- увеличение доли успешно завершенных проектов;

- снижение издержек на выполнение проекта;

- повышение квалификации персонала при помощи ведения графика обучения;

- оптимизация загрузки персонала;

- выход на рынок более крупных проектов с заявленным уровнем качества;

- увеличение положительных отзывов клиентов;

- снижение уровня ошибок сотрудников при внедрении с регламентацией бизнес-процессов;

- оптимизация денежного потока фирмы;

- улучшение контроля за выполнением работ и качеством работы сотрудников;

- повышение конкурентоспособности.

Управление проектами завоевывает повсеместное признание, что является показателем того, что применение соответствующих теоретических знаний и практических навыков, использование прикладных инструментов может положительно влиять на результаты проектов и деятельность организаций в целом, в том числе фирм «1С: Франчайзи».