Перспективные направления применения информационных технологий в архивном деле
А.
К. МакароваБиблиографическое описание статьи для цитирования:
Макарова
А.
К. Перспективные направления применения информационных технологий в архивном деле // Научно-методический электронный журнал «Концепт». –
2014. – Т. 20. – С.
3446–3450. – URL:
http://e-koncept.ru/2014/54953.htm.
Аннотация. Статья посвящена вопросам применения информационных технологий в архивоведении на современном этапе. Дано определение информатизации архивного дела, описаны проекты по реализации работы архивных сайтов как перспективных объектов применения информационных технологий. Сформулированы стратегии информатизации архивной отрасли, направленные на разнообразное использование новых технологий и постепенное проникновение их во все направления архивных работ.
Ключевые слова:
информационные технологии, архивное дело, архивные сайты, электронные информационные ресурсы
Текст статьи
Макарова Александра Константиновна,кандидат философских наук, доцент кафедрыдокументоведения и архивоведения ФГБОУ ВПО Магнитогорский государственный технический университет г.Магнитогорскalexmakarova@ya.ru
Перспективные направления применения информационных технологий в архивном деле
Аннотация.Статья посвящена вопросам примененияинформационных технологий в архивоведении на современном этапе. Дано определение «информатизации архивного дела», описаны проекты по реализацииработы архивных сайтов как перспективных объектов применения информационных технологий. Сформулированы стратегии информатизации архивной отрасли, направленные наразнообразное использование новыхтехнологий и постепенноепроникновениеих во все направления архивных работ.Ключевые слова:архивное дело, информационные технологии, архивные сайты, электронные информационные ресурсы.
На современном этапе развития общества внедрение компьютерных технологий затронуло все сферы деятельности человека, в том числе и архивную. В настоящее время под информатизацией архивного дела принято понимать процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в теорию и практику архивного дела теоретических и прикладных разработок информатики, а также использования в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения[1, 11].По мнению специалистов, сегодня, целью информатизации является вовсе не создание трудностей в работе архивистов, а непрерывное развитие и совершенствование технологий обработки архивных документов.Актуальность темы исследования заключается также в следующей тенденции развития общества. В современных условиях социальное бытие общества индустриального трансформируется в бытие общества информационного, через интеграцию существующей системы общественного устройства с новейшими средствами коммуникаций [13]. В начале XXI века существование электронных информационных ресурсов объективная реальность современной жизни.Вот поэтому архивисты, обеспечивая возложенные на них задачи, призваны сохранить электронные информационные ресурсы, обладающие исторической, культурной и технологической ценностью для общества.В ближайшем будущем электронные архивы станут информационными центрами и серьезными источниками информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления. В связи с этим, проблемы отбора, учета и хранения электронных информационных ресурсов и пути их преодоления приобретают ключевое значение для организации такого рода архивов.Таким образом, информатизация архивного дела является закономерным процессом развития теории и практики этой отрасли, что благоприятно отразится на работе и российских специалистов.Для осуществления данного исследования мы обратились к учебным пособиям современных теоретиков и практиков архивного дела и делопроизводства, а также к статьям ученыхархивистов, опубликованных в журналах по документоведению и архивной отрасли; были изучены материалы международных конференций по направлению «Документация в информационном обществе».Так в учебном пособии «Архивоведение», под авторством Е.В.Алексеевой, Л.П.Афанасьевой, Е.М.Буровой, представлена наиболее оптимальная дефиниция термина «информатизация архивного дела»; дается описание этапов информатизации архивного дела в России. Наиболее полезным для проведения исследования видятся разделы «Организация внедрения информационных технологий в архиве» и «Электронные документы и архивы».В статье «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: внедрение информационных технологий в работу архива» (Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова, Г.А.Осичкина) актуализирована тенденция внедрения информационных технологий в работу архива, детализированы цели и задачи информатизации архивного дела.Издание «Архивы коммерческих организаций» под авторством АльбрехтаБ.В. для специалистов делопроизводственных и архивных служб, работающих в коммерческих организациях, дает представление об отборе на архивное хранение и учете электронных документов, проведении работ по экспертизе ценности электронных документов.Учебнопрактическое пособие «Делопроизводство: организация и ведение», В.И.Андреевой предоставляет материал о подготовке и передаче в архив электронных документов, о содержании сопроводительной документации к ним, а пособие «Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работ» под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева –материал о целесообразности хранения электронных документах на различных видах носителей информации.О специальном программном обеспечении, применяемом в архивах, автоматизированных технологиях в комплектовании архива и экспертизе ценности документов сообщает статья «Информационные технологии в архивах: комплектование и экспертиза ценности документов» Л.П.Афанасьевой.Ресурсы Интернета в архивном хранении, различные подходы к классификации Интернетресурсов и т.д. –объекты научной статьи Л.П.Афанасьевой «Ресурсы Интернета как объект архивного хранения: проблемы экспертизы ценности».ВороноваЮ.Н. в сообщении «Специализированные архивные накопители в корпоративных информационных системах», ДроковС.В. в докладе на тему: «К вопросу о разработке общих принципов комплектования электронного архива организации» и ХахамовС.Л. в материале «Построение электронного архива управленческой документации для государственных учреждений и организаций» на одиннадцатой Международной научнопрактической конференции «Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией» применительно к теме данного исследования заинтересовали информацией об архивном хранении данных, архивных накопителях и о современных DVDтехнологиях архивного хранения; анализом нормативной базы работы с электронными документами; а также описанием 10летнего опыта построения работы корпорации «Электронный Архив».Встатье КиселеваИ.Н. «Архивные информационные технологии на современном этапе» приведены статистические данные присутствия информационныхтехнологий в работе архивов РФ.ПшенкоА.В. в своем докладе «Архивные проблемы электронных документов» на десятой Международной научнопрактической конференции «Документация в информационном обществе: Парадигмы XXI века» представил особенности внедрения в работу делопроизводственной и архивной службы компьютерных технологий и следующие впоследствии за этим трудности с архивированием электронных документов. Тремя годами позже на мероприятии, посвященном сходной проблеме ПерловаН.Н. в докладе «Из опыта проведения обследования организаций –источников комплектования муниципальных архивов Тверской области на наличие архивныхэлектронных информационных ресурсов» охарактеризовала современное состояние информатизации архивной отрасли данного субъекта РФ результаты обследования организаций на наличие АЭИР.Особо важным для данного исследования является материал ЧирковойМ.Ю. «Архивист в информационном обществе: проблема соответствия вызовам времени», опубликованный в сборнике «Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты: Доклады и сообщения на XII Международной научнопрактической конференции». Автор абсолютно справедливо актуализировал необходимость реализации государственной политики по информатизации архивной отрасли, и, в первую очередь, необходимости подготовки квалифицированных кадров –важности, на уровне образовательных учреждений, разработки и внедрения дисциплин данного направления, эффективного теоретического и практического обучения будущих архивистов по применению информационных технологий в отрасли.Рассматривая такой аспект как «Применение информационных технологий в архивном деле России (основные результаты)», следует указать, что вРоссии на сегодняшний день в сфере научносправочного аппарата (НСА)автоматизированные архивные технологии не только оказывают сильное влияниена способы создания и ведения справочнопоисковых средств, но и принципиально меняют характер доступа к ним пользователя и способы поиска информации.В действующей версии ПК «Архивный фонд» архивист может создавать электронный аналог описи, автоматически формировать структурированные тексты путеводителей по фондам архива с необходимыми видами указателей, краткие справочники, разнообразные тематические перечни фондов и дел, вести любые каталоги. Главное значение этих программ состоит не столько в подготовкепечатных изданий, сколько в их способности непосредственно выполнять функции электронного НСА.Все более значительную роль информационные интернеттехнологии играют в сфере использования архивных документов. Если говорить о внутриархивном сегменте использования, то на общеотраслевом уровне логично разработать и предоставить архивам типовое решение по автоматизации работы читального зала. Росархив приступил к этому делу. Близится к завершению создание действующей модели ПО под условным названием «Контроль иучет движения дел и документов в архиве», предназначенной для учета пользователей читального зала, автоматизированного формирования требований (с использованием электронных описей), передачи их по локальной сети в хранилище и т.д. Системой фиксируется местонахождение дела в каждый момент времени, формируются статистические отчеты по использованию архивных документов, выполняются некоторые другие функции.Как известно, в организации использования архивных документов есть функции факультативные и строго обязательные. Можно не подготовить виртуальную выставку, не опубликовать отчет о мероприятии, но нельзя проигнорировать миллионы социальноправовых запросов. Современные информационные технологии помогут сократить сроки их исполнения, ощутимо компенсировать хронический дефицит архивных кадров на этом направлении. Росархив в течение последних лет не прекращает попыток получить необходимые финансовые средства для создания и ведения единой базы данных о местах хранения документов по личному составу (сначала по федеральным архивам, затем по архивам отрасли, архивам организаций). В настоящее время появились перспективы получения государственной поддержки этого нужного и для архивов, и для граждан проекта.Суммируя изложенное, перечислим основные результаты применения информационных технологий в архивном деле: определены конкретные методики построения и функции специализированных архивных технологий, состав и структура формируемых информационных массивов баз данных; внедрено или разрабатывается общеотраслевое программное обеспечение по основным направлениям архивной деятельности; введены в базы данных и практически используются значительные архивные информационные ресурсы.Результаты свидетельствуют, что общими усилиями создана основа для построения интегрированной информационной системы государственного (муниципального) архива, и эта задача, сформулированная как стратегическая более 10 лет назад, переходит теперь в практическую плоскость. Необходимость такой интегрированной информационной системы архива очевидна, ибо она позволит оптимизировать информационные массивы и потоки, устранить дублирование функций и данных при информатизации различных направлений архивной деятельности.Реализация работы архивныхсайтовкак перспективныхобъектовприменения информационных технологий в архивном делеподтверждает тезис о том, что важной и далеко еще не полностью освоенной и оцененной архивистами сферой применения информационных технологий в архивном деле является сеть Интернет. Перед архивными сайтами открыты огромные возможности, неуклонно расширяющиеся вместе с технологическим прогрессом.Основные цели присутствия архивов в Интернете следующие: представление общей справочной информации об архивных документах и архивах; постоянное информирование архивной деятельности; содействие поиску архивных документов и получению архивных услуг; взаимное информирование архивистов и обсуждение профессиональных архивных вопросов; популяризация архивного дела, формирование позитивного имиджа архивов у граждан и общества [10].За последние годы наархивных сайтах размещен огромный и разнообразный материал, в целом соответствующий сформулированным целям; растет интерактивное взаимодействие архивов с пользователями сайтов. Процесс архивного сайтостроения только разворачивается, причем в трудных кадровых и финансовых условиях. В настоящее время представительство отрасли в Сети выглядит так: отраслевой портал «Архивы России» (http://www.rusarchives.ru); шесть сайтов федеральных архивов; всего лишь 34 сайта органов управления архивным делом и 26 сайтов региональных государственных архивов. Здесь учтены только самостоятельные сайты; количество кратких страничек на сайтах вышестоящих и сторонних организаций как минимум удвоило бы приведенные цифры. Однако все эти странички никак нельзя признать скольконибудь полноценным архивным представительством в Сети, они содержат лишь краткую справочную информацию, дополненную иногда текстом Положения об архиве или органе управления архивным делом, в редких случаях также общим перечнем архивных услуг.Можно ожидать, что в ближайшее время число архивных сайтов существенно возрастет. Стимулом должна послужить одобренная распоряжением Правительства Российской Федерации № 632р «Концепция формирования в Российской Федерации электронного правительства». Среди приоритетов Концепции создание всеми органами власти самостоятельных сайтов и обеспечение через них доступа к ведомственным информационным системам. Применительно к архивной отрасли речь пойдет, несомненно, о широком открытом доступе к научносправочному аппарату.Архивы ведут постоянную работу в этом направлении. На портале «Архивы России» размещены 115 справочников, на других архивных сайтах представлены еще 196 справочников различных типов и видов. Эти цифры, конечно, впечатляют, доступность НСА для пользователя по сравнению с традиционными формами представления справочников расширяется. Однако в современных условиях этого результата уже недостаточно. Проблема в том, что архивные справочники размещены на 42 сайтах, т.е. пользователь должен найти каждый сайт, на нем НСА и затем начать поиск документов. В то же время современные интернеттехнологии позволяют создать единый ресурс (находящийся на одном или на нескольких связанных сайтах) в унифицированном формате, с единымиправилами представления и поиска информации. Прототипом такого ресурса является база данных «Путеводители по российским архивам» (http://guides.rusarchives.ru), размещенная на портале «Архивы России». Она содержит структурированную информацию 60 путеводителей по федеральным и региональным архивам общим объемом в 103 тыс. описаний фондов. Еще одним чрезвычайно важным и перспективным технологическим свойством этого ресурса является то, что информационное наполнение этой базы данных доступно для поисковых машин Интернета. Отсюда и высокая востребованность ресурса пользователями в среднем 1100 посещений в сутки.Таким образом, наиболее значимыми выводами являются следующие тезисы.В России оснащенность архивной отрасли компьютерами последних поколений заметно увеличилась. Тем не менее, остро стоит проблема нехватки квалифицированных кадров при внедрении автоматизированных архивных технологий.На сегодняшний день информационные интернеттехнологии играют все более значительную роль в сфере использования архивных документов. Основные результаты применения информационных технологий в архивном деле следующие: определены конкретные методики построения и функции специализированных архивных технологий, состав и структура формируемых информационных массивов баз данных; внедрено или разрабатывается общеотраслевое программное обеспечение по основным направлениям архивной деятельности; введены в базы данных и практически используются значительные архивные информационные ресурсы.Важной и далеко еще не полностью освоенной и оцененной архивистами сферой применения информационных технологий в архивном деле является сеть Интернет. Перед архивными сайтами открыты огромные возможности, неуклонно расширяющиеся вместе с технологическим прогрессом. Можно ожидать, что в ближайшее время число архивных сайтов существенно возрастет.Сегодня, когда человечество переходит на качественно новый уровень своего развития —информационное общество, в котором информация и знания выступают доминирующими факторами прогресса, значительно возрастает роль архивных учреждений как коммуникационных посредников между прошлым, настоящим и будущим. Они являются не только основными хранителями памяти нации —Архивного фонда, но и главными исполнителями в деле его формирования, от них зависит его полнота.В настоящее время архивы являются центрами, хранящими и обрабатывающими информацию, предоставляют человечеству доступ к информационным массивам. Однако бурное развитие информатизации всех сфер жизни общества не только выводит архивы на передовые рубежи развития цивилизации, но и ставит перед ними серьезные задачи. С одной стороны, это задача сохранения массивов электронных документов, образующихся в делопроизводстве учреждений. Это связано с тем, что переход к безбумажному документообороту порождает множество проблем правовых, технологических, методических. В числе их проблема долговременного и постоянного хранения электронных документов, представляющих ценность для общества. И исключительно техническими средствами решить эту проблему невозможно. С другой стороны, если архивы организаций и учреждений устранятся от сохранения массивов электронных документов, передав эту функцию техническим службам информатизации, они со временем потеряют свой статус хранилищ наиболее ценной ретроспективной информации. Наконец, если архивы не будут создавать электронный НСА, соответствующий современным, непрерывно развивающимся технологиям информационного поиска, и механизм архивной эвристики попрежнему будет сложным, трудоемким, а результат его непредсказуемым, существует опасность отказа потенциального потребителя информации от обращения к архивным документам.В применении информационных технологий имеются две составляющие: создание информационных ресурсов и способы работы с ними. Можно констатировать, что по обеим составляющим архивами России пройдены критические точки в наращивании информационного потенциала, приобретении опыта, разработке специальных технологий и наступило время решать задачи расширения и повышения эффективности использования накопленных ресурсов, разностороннего применения наработанных технологий.Перспективой информатизации архивной отрасли видится более разнообразное использование информационных технологий в архивном деле, постепенном проникновении их вовсе направления архивных работ. Таких как:комплектование архива и экспертиза ценности документов; создание и ведение информационнопоисковых архивных справочников по всем документам архива в целях ускорения процессов поиска информации; комплектование, хранение и поиск документов на машиночитаемыхносителях, создаваемых в учреждении или в учрежденияхисточниках комплектования; учет документов архива и контроль за обеспечением сохранности документов; создание страхового фонда и фонда пользования документами; информационносправочная работа, контрольза исполнением запросов, поступающих в архив от структурных подразделений учреждения, других учреждений, исследователей и граждан.
Ссылки на источники1.Алексеева Е.В. Архивоведение : учебник для нач. проф. образования : учеб. пособие для сред. Проф. Образований / Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова ; под ред. чл.корр. РАН В.П.Козлова. –6е изд., стер. –М.: Издательский центр «Академия», 2007. –272 с.2.АлексееваЕ.В., АфанасьеваЛ.П., БуроваЕ.М., ОсичкинаГ.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: внедрение информационных технологий в работу архива / Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова, Г.А.Осичкина // Секретарское дело. –2003. № 11. –С. 59 –64.3.АльбрехтБ.В. Архивы коммерческих организаций / Б.В.Альбрехт. –М.: МЦФЭР, 2005. –192 с.4.АндрееваВ.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебнопрактическое пособие / В.И.Андреева. –2е изд., перераб. и доп. –М.: КНОРУС, 2007. –248 с.5.АфанасьеваЛ.П. Информационные технологии в архивах: комплектование и экспертиза ценности документов / Л.П.Афанасьева // Секретарское дело. –2005. № 1. –С. 86 –89.6.АфанасьеваЛ.П. Ресурсы Интернета как объект архивного хранения: проблемы экспертизы ценности / Л.П.Афанасьева // Секретарское дело. –2004. № 89. –С. 86 –93.7.ВороноваЮ.Н. Специализированные архивные накопители в корпоративных информационных системах / Ю.Н.Воронова // Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией: Доклады и сообщения на одиннадцатой Международной научно-практической конференции 2325 ноября 2004 г. / Росархив. ВНИИДАД. –М., 2005. –С. 229233.8.Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. –2е изд., перераб. и доп. / В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. –М.: ТК Велби, Издво Проспект, 2006. –456с.9.ДроковС.В. К вопросу о разработке общих принципов комплектования электронного архива организации / С.В.Дроков // Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией: Доклады и сообщения на одиннадцатой Международной научнопрактической конференции 2325 ноября 2004 г. / Росархив. ВНИИДАД. –М., 2005. –С. 247253.10.КиселевИ.Н. Архивные информационные технологии на современном этапе / И.Н.Киселев // Отечественные архивы. –2008. № 4. –С. 24 –31.11.МакароваА.К. Автоматизированные архивные технологии : Учебнометодическое пособие / А.К.Макарова. –Магнитогорск : МаГУ, 2011. –90 с.12.МакароваА.К. Электронный архив: сущность и юридические аспекты / А.К.Макарова // Документ. Архив. История. Современность. Вып. 12. Сб. науч. тр. Екатеринбург: Издво урал. унта, 2011. –С. 328332.13.Мусийчук С.В. Философский анализ онтологических оснований общественного мнения в информационном обществедиссертация на соискание ученой степени кандидата философских наук / Магнитогорск, 2003.14.Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. –2е изд., перераб. и доп. –М.: ИНФРАМ, 2003. –592 с. –(Серия «Высшее образование»).15.ПерловаН.Н.. Из опыта проведения обследования организаций –источников комплектования муниципальных архивов Тверской области на наличие архивных электронных информационных ресурсов / Н.Н.Перлова // Документация в информационном обществе: современные технологии документооборота: Доклады и сообщения на XIII Международной научнопрактической конференции 2223 ноября 2006 г./ Росархив. ВНИИДАД. –М., 2007. –С. 218 –220.16.ПшенкоА.В. Архивные проблемы электронных документов / А.В.Пшенко // Документация в информационном обществе: Парадигмы XXI века: Докл. и сообщения на десятой Международной науч.практ. конф. 2526 нояб. 2003 г./ Федеральное архивное агентство. ВНИИДАД. –М., 2004. –С. 5557.17.ХахамовС.Л. Построение электронного архива управленческой документации для государственных учреждений и организаций / С.Л.Хахамов // Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией: Доклады и сообщения на одиннадцатой Международной научнопрактической конференции 2325 ноября 2004 г. / Росархив. ВНИИДАД. –М., 2005. –С. 119121.18.ЧирковаМ.Ю. Архивист в информационном обществе: проблема соответствия вызовам времени / М.Ю.Чиркова // Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты: Доклады и сообщения на XII Международной научнопрактической конференции 2223 ноября 2005 г./ Росархив. ВНИИДАД. –М., 2006. –С. 446 –452.
Makarova Alexandera Konstantinovnacandidateof philosophical Sciences, docent of the Department of records management and archival studies Magnitogorsk state technical University, Magnitogorskalexmakarova@ya.ruPerspective directions of use of information technologies in archivekeepingAbstract.The article is devoted to the application of information technology in archival science at the present stage. The definition of «Informatization of archives», described projects for implementation of work of archive sites as prospective objects of application of information technologies. Articulated strategy of Informatization archival industry aimed at a variety of new technologies and gradual penetration them in all directions of archival works.Keywords:archival business, information technology, archives, websites, electronic information resources.
Перспективные направления применения информационных технологий в архивном деле
Аннотация.Статья посвящена вопросам примененияинформационных технологий в архивоведении на современном этапе. Дано определение «информатизации архивного дела», описаны проекты по реализацииработы архивных сайтов как перспективных объектов применения информационных технологий. Сформулированы стратегии информатизации архивной отрасли, направленные наразнообразное использование новыхтехнологий и постепенноепроникновениеих во все направления архивных работ.Ключевые слова:архивное дело, информационные технологии, архивные сайты, электронные информационные ресурсы.
На современном этапе развития общества внедрение компьютерных технологий затронуло все сферы деятельности человека, в том числе и архивную. В настоящее время под информатизацией архивного дела принято понимать процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в теорию и практику архивного дела теоретических и прикладных разработок информатики, а также использования в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения[1, 11].По мнению специалистов, сегодня, целью информатизации является вовсе не создание трудностей в работе архивистов, а непрерывное развитие и совершенствование технологий обработки архивных документов.Актуальность темы исследования заключается также в следующей тенденции развития общества. В современных условиях социальное бытие общества индустриального трансформируется в бытие общества информационного, через интеграцию существующей системы общественного устройства с новейшими средствами коммуникаций [13]. В начале XXI века существование электронных информационных ресурсов объективная реальность современной жизни.Вот поэтому архивисты, обеспечивая возложенные на них задачи, призваны сохранить электронные информационные ресурсы, обладающие исторической, культурной и технологической ценностью для общества.В ближайшем будущем электронные архивы станут информационными центрами и серьезными источниками информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления. В связи с этим, проблемы отбора, учета и хранения электронных информационных ресурсов и пути их преодоления приобретают ключевое значение для организации такого рода архивов.Таким образом, информатизация архивного дела является закономерным процессом развития теории и практики этой отрасли, что благоприятно отразится на работе и российских специалистов.Для осуществления данного исследования мы обратились к учебным пособиям современных теоретиков и практиков архивного дела и делопроизводства, а также к статьям ученыхархивистов, опубликованных в журналах по документоведению и архивной отрасли; были изучены материалы международных конференций по направлению «Документация в информационном обществе».Так в учебном пособии «Архивоведение», под авторством Е.В.Алексеевой, Л.П.Афанасьевой, Е.М.Буровой, представлена наиболее оптимальная дефиниция термина «информатизация архивного дела»; дается описание этапов информатизации архивного дела в России. Наиболее полезным для проведения исследования видятся разделы «Организация внедрения информационных технологий в архиве» и «Электронные документы и архивы».В статье «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: внедрение информационных технологий в работу архива» (Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова, Г.А.Осичкина) актуализирована тенденция внедрения информационных технологий в работу архива, детализированы цели и задачи информатизации архивного дела.Издание «Архивы коммерческих организаций» под авторством АльбрехтаБ.В. для специалистов делопроизводственных и архивных служб, работающих в коммерческих организациях, дает представление об отборе на архивное хранение и учете электронных документов, проведении работ по экспертизе ценности электронных документов.Учебнопрактическое пособие «Делопроизводство: организация и ведение», В.И.Андреевой предоставляет материал о подготовке и передаче в архив электронных документов, о содержании сопроводительной документации к ним, а пособие «Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работ» под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева –материал о целесообразности хранения электронных документах на различных видах носителей информации.О специальном программном обеспечении, применяемом в архивах, автоматизированных технологиях в комплектовании архива и экспертизе ценности документов сообщает статья «Информационные технологии в архивах: комплектование и экспертиза ценности документов» Л.П.Афанасьевой.Ресурсы Интернета в архивном хранении, различные подходы к классификации Интернетресурсов и т.д. –объекты научной статьи Л.П.Афанасьевой «Ресурсы Интернета как объект архивного хранения: проблемы экспертизы ценности».ВороноваЮ.Н. в сообщении «Специализированные архивные накопители в корпоративных информационных системах», ДроковС.В. в докладе на тему: «К вопросу о разработке общих принципов комплектования электронного архива организации» и ХахамовС.Л. в материале «Построение электронного архива управленческой документации для государственных учреждений и организаций» на одиннадцатой Международной научнопрактической конференции «Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией» применительно к теме данного исследования заинтересовали информацией об архивном хранении данных, архивных накопителях и о современных DVDтехнологиях архивного хранения; анализом нормативной базы работы с электронными документами; а также описанием 10летнего опыта построения работы корпорации «Электронный Архив».Встатье КиселеваИ.Н. «Архивные информационные технологии на современном этапе» приведены статистические данные присутствия информационныхтехнологий в работе архивов РФ.ПшенкоА.В. в своем докладе «Архивные проблемы электронных документов» на десятой Международной научнопрактической конференции «Документация в информационном обществе: Парадигмы XXI века» представил особенности внедрения в работу делопроизводственной и архивной службы компьютерных технологий и следующие впоследствии за этим трудности с архивированием электронных документов. Тремя годами позже на мероприятии, посвященном сходной проблеме ПерловаН.Н. в докладе «Из опыта проведения обследования организаций –источников комплектования муниципальных архивов Тверской области на наличие архивныхэлектронных информационных ресурсов» охарактеризовала современное состояние информатизации архивной отрасли данного субъекта РФ результаты обследования организаций на наличие АЭИР.Особо важным для данного исследования является материал ЧирковойМ.Ю. «Архивист в информационном обществе: проблема соответствия вызовам времени», опубликованный в сборнике «Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты: Доклады и сообщения на XII Международной научнопрактической конференции». Автор абсолютно справедливо актуализировал необходимость реализации государственной политики по информатизации архивной отрасли, и, в первую очередь, необходимости подготовки квалифицированных кадров –важности, на уровне образовательных учреждений, разработки и внедрения дисциплин данного направления, эффективного теоретического и практического обучения будущих архивистов по применению информационных технологий в отрасли.Рассматривая такой аспект как «Применение информационных технологий в архивном деле России (основные результаты)», следует указать, что вРоссии на сегодняшний день в сфере научносправочного аппарата (НСА)автоматизированные архивные технологии не только оказывают сильное влияниена способы создания и ведения справочнопоисковых средств, но и принципиально меняют характер доступа к ним пользователя и способы поиска информации.В действующей версии ПК «Архивный фонд» архивист может создавать электронный аналог описи, автоматически формировать структурированные тексты путеводителей по фондам архива с необходимыми видами указателей, краткие справочники, разнообразные тематические перечни фондов и дел, вести любые каталоги. Главное значение этих программ состоит не столько в подготовкепечатных изданий, сколько в их способности непосредственно выполнять функции электронного НСА.Все более значительную роль информационные интернеттехнологии играют в сфере использования архивных документов. Если говорить о внутриархивном сегменте использования, то на общеотраслевом уровне логично разработать и предоставить архивам типовое решение по автоматизации работы читального зала. Росархив приступил к этому делу. Близится к завершению создание действующей модели ПО под условным названием «Контроль иучет движения дел и документов в архиве», предназначенной для учета пользователей читального зала, автоматизированного формирования требований (с использованием электронных описей), передачи их по локальной сети в хранилище и т.д. Системой фиксируется местонахождение дела в каждый момент времени, формируются статистические отчеты по использованию архивных документов, выполняются некоторые другие функции.Как известно, в организации использования архивных документов есть функции факультативные и строго обязательные. Можно не подготовить виртуальную выставку, не опубликовать отчет о мероприятии, но нельзя проигнорировать миллионы социальноправовых запросов. Современные информационные технологии помогут сократить сроки их исполнения, ощутимо компенсировать хронический дефицит архивных кадров на этом направлении. Росархив в течение последних лет не прекращает попыток получить необходимые финансовые средства для создания и ведения единой базы данных о местах хранения документов по личному составу (сначала по федеральным архивам, затем по архивам отрасли, архивам организаций). В настоящее время появились перспективы получения государственной поддержки этого нужного и для архивов, и для граждан проекта.Суммируя изложенное, перечислим основные результаты применения информационных технологий в архивном деле: определены конкретные методики построения и функции специализированных архивных технологий, состав и структура формируемых информационных массивов баз данных; внедрено или разрабатывается общеотраслевое программное обеспечение по основным направлениям архивной деятельности; введены в базы данных и практически используются значительные архивные информационные ресурсы.Результаты свидетельствуют, что общими усилиями создана основа для построения интегрированной информационной системы государственного (муниципального) архива, и эта задача, сформулированная как стратегическая более 10 лет назад, переходит теперь в практическую плоскость. Необходимость такой интегрированной информационной системы архива очевидна, ибо она позволит оптимизировать информационные массивы и потоки, устранить дублирование функций и данных при информатизации различных направлений архивной деятельности.Реализация работы архивныхсайтовкак перспективныхобъектовприменения информационных технологий в архивном делеподтверждает тезис о том, что важной и далеко еще не полностью освоенной и оцененной архивистами сферой применения информационных технологий в архивном деле является сеть Интернет. Перед архивными сайтами открыты огромные возможности, неуклонно расширяющиеся вместе с технологическим прогрессом.Основные цели присутствия архивов в Интернете следующие: представление общей справочной информации об архивных документах и архивах; постоянное информирование архивной деятельности; содействие поиску архивных документов и получению архивных услуг; взаимное информирование архивистов и обсуждение профессиональных архивных вопросов; популяризация архивного дела, формирование позитивного имиджа архивов у граждан и общества [10].За последние годы наархивных сайтах размещен огромный и разнообразный материал, в целом соответствующий сформулированным целям; растет интерактивное взаимодействие архивов с пользователями сайтов. Процесс архивного сайтостроения только разворачивается, причем в трудных кадровых и финансовых условиях. В настоящее время представительство отрасли в Сети выглядит так: отраслевой портал «Архивы России» (http://www.rusarchives.ru); шесть сайтов федеральных архивов; всего лишь 34 сайта органов управления архивным делом и 26 сайтов региональных государственных архивов. Здесь учтены только самостоятельные сайты; количество кратких страничек на сайтах вышестоящих и сторонних организаций как минимум удвоило бы приведенные цифры. Однако все эти странички никак нельзя признать скольконибудь полноценным архивным представительством в Сети, они содержат лишь краткую справочную информацию, дополненную иногда текстом Положения об архиве или органе управления архивным делом, в редких случаях также общим перечнем архивных услуг.Можно ожидать, что в ближайшее время число архивных сайтов существенно возрастет. Стимулом должна послужить одобренная распоряжением Правительства Российской Федерации № 632р «Концепция формирования в Российской Федерации электронного правительства». Среди приоритетов Концепции создание всеми органами власти самостоятельных сайтов и обеспечение через них доступа к ведомственным информационным системам. Применительно к архивной отрасли речь пойдет, несомненно, о широком открытом доступе к научносправочному аппарату.Архивы ведут постоянную работу в этом направлении. На портале «Архивы России» размещены 115 справочников, на других архивных сайтах представлены еще 196 справочников различных типов и видов. Эти цифры, конечно, впечатляют, доступность НСА для пользователя по сравнению с традиционными формами представления справочников расширяется. Однако в современных условиях этого результата уже недостаточно. Проблема в том, что архивные справочники размещены на 42 сайтах, т.е. пользователь должен найти каждый сайт, на нем НСА и затем начать поиск документов. В то же время современные интернеттехнологии позволяют создать единый ресурс (находящийся на одном или на нескольких связанных сайтах) в унифицированном формате, с единымиправилами представления и поиска информации. Прототипом такого ресурса является база данных «Путеводители по российским архивам» (http://guides.rusarchives.ru), размещенная на портале «Архивы России». Она содержит структурированную информацию 60 путеводителей по федеральным и региональным архивам общим объемом в 103 тыс. описаний фондов. Еще одним чрезвычайно важным и перспективным технологическим свойством этого ресурса является то, что информационное наполнение этой базы данных доступно для поисковых машин Интернета. Отсюда и высокая востребованность ресурса пользователями в среднем 1100 посещений в сутки.Таким образом, наиболее значимыми выводами являются следующие тезисы.В России оснащенность архивной отрасли компьютерами последних поколений заметно увеличилась. Тем не менее, остро стоит проблема нехватки квалифицированных кадров при внедрении автоматизированных архивных технологий.На сегодняшний день информационные интернеттехнологии играют все более значительную роль в сфере использования архивных документов. Основные результаты применения информационных технологий в архивном деле следующие: определены конкретные методики построения и функции специализированных архивных технологий, состав и структура формируемых информационных массивов баз данных; внедрено или разрабатывается общеотраслевое программное обеспечение по основным направлениям архивной деятельности; введены в базы данных и практически используются значительные архивные информационные ресурсы.Важной и далеко еще не полностью освоенной и оцененной архивистами сферой применения информационных технологий в архивном деле является сеть Интернет. Перед архивными сайтами открыты огромные возможности, неуклонно расширяющиеся вместе с технологическим прогрессом. Можно ожидать, что в ближайшее время число архивных сайтов существенно возрастет.Сегодня, когда человечество переходит на качественно новый уровень своего развития —информационное общество, в котором информация и знания выступают доминирующими факторами прогресса, значительно возрастает роль архивных учреждений как коммуникационных посредников между прошлым, настоящим и будущим. Они являются не только основными хранителями памяти нации —Архивного фонда, но и главными исполнителями в деле его формирования, от них зависит его полнота.В настоящее время архивы являются центрами, хранящими и обрабатывающими информацию, предоставляют человечеству доступ к информационным массивам. Однако бурное развитие информатизации всех сфер жизни общества не только выводит архивы на передовые рубежи развития цивилизации, но и ставит перед ними серьезные задачи. С одной стороны, это задача сохранения массивов электронных документов, образующихся в делопроизводстве учреждений. Это связано с тем, что переход к безбумажному документообороту порождает множество проблем правовых, технологических, методических. В числе их проблема долговременного и постоянного хранения электронных документов, представляющих ценность для общества. И исключительно техническими средствами решить эту проблему невозможно. С другой стороны, если архивы организаций и учреждений устранятся от сохранения массивов электронных документов, передав эту функцию техническим службам информатизации, они со временем потеряют свой статус хранилищ наиболее ценной ретроспективной информации. Наконец, если архивы не будут создавать электронный НСА, соответствующий современным, непрерывно развивающимся технологиям информационного поиска, и механизм архивной эвристики попрежнему будет сложным, трудоемким, а результат его непредсказуемым, существует опасность отказа потенциального потребителя информации от обращения к архивным документам.В применении информационных технологий имеются две составляющие: создание информационных ресурсов и способы работы с ними. Можно констатировать, что по обеим составляющим архивами России пройдены критические точки в наращивании информационного потенциала, приобретении опыта, разработке специальных технологий и наступило время решать задачи расширения и повышения эффективности использования накопленных ресурсов, разностороннего применения наработанных технологий.Перспективой информатизации архивной отрасли видится более разнообразное использование информационных технологий в архивном деле, постепенном проникновении их вовсе направления архивных работ. Таких как:комплектование архива и экспертиза ценности документов; создание и ведение информационнопоисковых архивных справочников по всем документам архива в целях ускорения процессов поиска информации; комплектование, хранение и поиск документов на машиночитаемыхносителях, создаваемых в учреждении или в учрежденияхисточниках комплектования; учет документов архива и контроль за обеспечением сохранности документов; создание страхового фонда и фонда пользования документами; информационносправочная работа, контрольза исполнением запросов, поступающих в архив от структурных подразделений учреждения, других учреждений, исследователей и граждан.
Ссылки на источники1.Алексеева Е.В. Архивоведение : учебник для нач. проф. образования : учеб. пособие для сред. Проф. Образований / Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова ; под ред. чл.корр. РАН В.П.Козлова. –6е изд., стер. –М.: Издательский центр «Академия», 2007. –272 с.2.АлексееваЕ.В., АфанасьеваЛ.П., БуроваЕ.М., ОсичкинаГ.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: внедрение информационных технологий в работу архива / Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова, Г.А.Осичкина // Секретарское дело. –2003. № 11. –С. 59 –64.3.АльбрехтБ.В. Архивы коммерческих организаций / Б.В.Альбрехт. –М.: МЦФЭР, 2005. –192 с.4.АндрееваВ.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебнопрактическое пособие / В.И.Андреева. –2е изд., перераб. и доп. –М.: КНОРУС, 2007. –248 с.5.АфанасьеваЛ.П. Информационные технологии в архивах: комплектование и экспертиза ценности документов / Л.П.Афанасьева // Секретарское дело. –2005. № 1. –С. 86 –89.6.АфанасьеваЛ.П. Ресурсы Интернета как объект архивного хранения: проблемы экспертизы ценности / Л.П.Афанасьева // Секретарское дело. –2004. № 89. –С. 86 –93.7.ВороноваЮ.Н. Специализированные архивные накопители в корпоративных информационных системах / Ю.Н.Воронова // Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией: Доклады и сообщения на одиннадцатой Международной научно-практической конференции 2325 ноября 2004 г. / Росархив. ВНИИДАД. –М., 2005. –С. 229233.8.Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. –2е изд., перераб. и доп. / В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. –М.: ТК Велби, Издво Проспект, 2006. –456с.9.ДроковС.В. К вопросу о разработке общих принципов комплектования электронного архива организации / С.В.Дроков // Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией: Доклады и сообщения на одиннадцатой Международной научнопрактической конференции 2325 ноября 2004 г. / Росархив. ВНИИДАД. –М., 2005. –С. 247253.10.КиселевИ.Н. Архивные информационные технологии на современном этапе / И.Н.Киселев // Отечественные архивы. –2008. № 4. –С. 24 –31.11.МакароваА.К. Автоматизированные архивные технологии : Учебнометодическое пособие / А.К.Макарова. –Магнитогорск : МаГУ, 2011. –90 с.12.МакароваА.К. Электронный архив: сущность и юридические аспекты / А.К.Макарова // Документ. Архив. История. Современность. Вып. 12. Сб. науч. тр. Екатеринбург: Издво урал. унта, 2011. –С. 328332.13.Мусийчук С.В. Философский анализ онтологических оснований общественного мнения в информационном обществедиссертация на соискание ученой степени кандидата философских наук / Магнитогорск, 2003.14.Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. –2е изд., перераб. и доп. –М.: ИНФРАМ, 2003. –592 с. –(Серия «Высшее образование»).15.ПерловаН.Н.. Из опыта проведения обследования организаций –источников комплектования муниципальных архивов Тверской области на наличие архивных электронных информационных ресурсов / Н.Н.Перлова // Документация в информационном обществе: современные технологии документооборота: Доклады и сообщения на XIII Международной научнопрактической конференции 2223 ноября 2006 г./ Росархив. ВНИИДАД. –М., 2007. –С. 218 –220.16.ПшенкоА.В. Архивные проблемы электронных документов / А.В.Пшенко // Документация в информационном обществе: Парадигмы XXI века: Докл. и сообщения на десятой Международной науч.практ. конф. 2526 нояб. 2003 г./ Федеральное архивное агентство. ВНИИДАД. –М., 2004. –С. 5557.17.ХахамовС.Л. Построение электронного архива управленческой документации для государственных учреждений и организаций / С.Л.Хахамов // Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией: Доклады и сообщения на одиннадцатой Международной научнопрактической конференции 2325 ноября 2004 г. / Росархив. ВНИИДАД. –М., 2005. –С. 119121.18.ЧирковаМ.Ю. Архивист в информационном обществе: проблема соответствия вызовам времени / М.Ю.Чиркова // Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты: Доклады и сообщения на XII Международной научнопрактической конференции 2223 ноября 2005 г./ Росархив. ВНИИДАД. –М., 2006. –С. 446 –452.
Makarova Alexandera Konstantinovnacandidateof philosophical Sciences, docent of the Department of records management and archival studies Magnitogorsk state technical University, Magnitogorskalexmakarova@ya.ruPerspective directions of use of information technologies in archivekeepingAbstract.The article is devoted to the application of information technology in archival science at the present stage. The definition of «Informatization of archives», described projects for implementation of work of archive sites as prospective objects of application of information technologies. Articulated strategy of Informatization archival industry aimed at a variety of new technologies and gradual penetration them in all directions of archival works.Keywords:archival business, information technology, archives, websites, electronic information resources.
