Документационное обеспечение управленческой деятельности в условиях применения автоматизированной технологии в администрации муниципального образования городского округа «Усинск»

Аннотация.  Автор статьи предпринял попытку исследования проблем перехода администрации муниципального образования на электронный документооборот.
Ключевые слова: документационное обеспечение управления, информатизация, государственное и муниципальное управление.

Управленческая деятельность присуща всем государственным и негосударственным учреждениям, предприятиям и организациям. Она охватывает различные направления и сферы деятельности. В процессе такого управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. На основе информации принимаются управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения. При этом эффективность государственного управления напрямую зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу (организации), а также многократное использование информации.

В системе государственного управления делопроизводство выступает как элемент документационного обеспечения его деятельности, основанный на научной организации с применением современной техники. От правильной организации документационного обеспечения предприятия или организации зависят оперативность, надежность управления, организация труда, культура работы управленческого аппарата, использование информации в будущем. При этом информация, зафиксированная в документе, является основанием для принятия управленческого решения, доказательством исполнения, справочно-поисковым материалом.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности. Управленческие документы выполняют свои задачи и функции в соответствии с определенными правилами, устанавливаемыми делопроизводством. Ключевым путем совершенствования традиционного делопроизводства, сокращения объемов документации является построение эффективной автоматизированной информационной системы делопроизводства.

Информационные системы, автоматизирующие документооборот, активно начали применяться в России около 20 лет назад, однако только в последние несколько лет они стали рассматриваться и внедряться не только как системы для автоматизации процессов управления документами, но и как полноценные платформы для создания единого информационного пространства, что, безусловно, расширяет границы их использования и повышает к ним интерес со стороны научного сообщества.[1]

Одной из основных целей Стратегии социально-экономического развития Республики Коми на период до 2020 года является – развитие электронного правительства и институтов информационного общества.

Задачи по ее реализации:

- обеспечение инфраструктурной и институциональной готовности Республики Коми к реализации преимуществ информационно-коммуникационных технологий в сфере государственного и муниципального управления, экономического и социального развития республики;

- формирование единого информационно-коммуникационного пространства органов государственной власти Республики Коми, органов местного самоуправления в Республике Коми и внедрение ключевых технологий информационного общества;

- повышение эффективности государственного и муниципального управления за счет использования преимуществ применения информационно-коммуникационных технологий и функционирования институтов информационного общества.

Для выполнения указанных задач приняты следующие правовые акты:

- Государственная программа Республики Коми «Информационное общество»[2];

 - Концепция информатизации Республики Коми[3].

В целях развития технологической инфраструктуры деятельности органов исполнительной власти Республики Коми создана корпоративная сеть передачи данных органов исполнительной власти Республики Коми и подведомственных им учреждений, а также обеспечен централизованный доступ к информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» для субъектов, использующих ресурсы корпоративной сети передачи данных.

Кроме того, заложены основы для осуществления планового развития и модернизации корпоративной сети передачи данных посредством создания магистральных каналов связи органов местного самоуправления и оборудования ядра сети на базе Центра обработки данных электронного правительства в Республике Коми.

Важным результатом является организация централизованного технического обеспечения деятельности органов исполнительной власти и органов местного самоуправления посредством обновления автоматизированных рабочих мест в соответствии с техническими и технологическими требованиями к элементам инфраструктуры электронного правительства.

В рамках решения задачи по формированию электронного правительства в Республике Коми реализован проект по внедрению межведомственной системы электронного документооборота.

         В целях реализации Федерального закона «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»[4] реализованы мероприятия, направленные на обеспечение доступа к информации о деятельности органов исполнительной власти Республики Коми, органов государственной власти Республики Коми и органов местного самоуправления в Республике Коми:

1) функционирует официальный Портал Республики Коми в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (rkomi.ru);

2) создан региональный Центр телефонного обслуживания граждан и организаций по вопросам предоставления государственных и муниципальных услуг в Республике Коми;

3) создан региональный Портал государственных и муниципальных услуг в Республике Коми на основе региональной комплексной информационной системы «Государственные услуги - Республика Коми».

Ключевыми направлениями развития электронного правительства в Республике Коми являются:

1) организация предоставления государственных и муниципальных услуг в электронном виде;

2) организация межведомственного и межуровневого взаимодействия при предоставлении государственных и муниципальных услуг;

3) развитие инфраструктуры универсальной электронной карты;

4) развитие и интеграция информационных систем государственных органов Республики Коми и органов местного самоуправления в Республике Коми.

         В рамках указанных направлений реализованы следующие информационные проекты.

1. Система электронного документооборота Республики Коми.
2. Региональная комплексная информационная система «Государственные услуги Республики Коми», в т.ч.:

- автоматизированная информационная система многофункциональных центров Республики Коми;

- АС «Обращения граждан», в т.ч. подсистема обработки обращений заявителей (СООЗ).

3. Единая информационно-аналитическая система органов государственной власти Республики Коми, в т.ч. автоматизированное рабочее место Главы Республики Коми (АРМ Руководителя).

         4. Информационная система «Геоинформационный портал Республики Коми» в т.ч. информационно-аналитические системы:

         - «Природно-ресурсный потенциал Республики Коми»;

         - «Лесные пожары в Республике Коми»;

1. Межведомственная автоматизированная реестровая система (МАРС) Республики Коми:

         - МАРС «Имущество». Учет и контроль за имущественными отношениями;

         - МАРС «Сплошная инвентаризация». Инвентаризация объектов неучтенного недвижимого имущества;

         - МАРС «Спорт». Учет спортивных объектов и субъектов;

         - МАРС «Музеи». Учет музейных предметов и коллекций;

         - МАРС «Нефтеразливы». Учет аварийных разливов нефти и контроль за устранением последствий.  

         - МАРС «УЖУ». Улучшение жилищных условий;

         - МАРС «ЭПД». Электронная паспортизация жилого фонда.

Кроме того, автоматизированы следующие отраслевые системы:

         - «Паспортизация ЖКХ»;

         - «Электронное образование»;

         - «Электронный ЗАГС»;

         - «Библиотеки»;

         - «Кадровый учет государственных служащих по Республике Коми»;                  - «Комплексная автоматизация государственного учреждения».

Созданы порталы:

         - «Коми ЖКХ»;

         - «Афиша: Куда идти»;

         - «Села Коми»;

         - «Агробиржа»;

         - «Совет ветеранских организаций РК».

В настоящее время реализуются проект «Система-112».

О реализованных проектах в госаппарате рассказал А.В. Селютин, руководитель Комитета информатизации и связи Республики Коми, в своем интервью в июне 2014 года журналу «IT-Manager»[5]:

         - создана информационно-аналитическая система, осуществляющая сбор данных от всех государственных органов, которая формирует аналитические показатели и передает на рабочее место Главы Республики и других руководителей региона;

         - внедрена система электронного документооборота, в которой на сегодня работает три с половиной тысячи пользователей — сотрудники региональных органов власти, подведомственных учреждений, а также органов местного самоуправления;

         - внедрено проектное управление со статусом Единой службы заказчика, сосредотачивающее базовые функции по принятию решений в области информатизации с точки зрения архитектуры, методологии, совместимости и т. д.;

         - при реализации ИТ-решений за основу был взят платформенный подход: в качестве аналитической платформы используется продукт компании Prognoz, для решения регистровых задач — платформа Flextera от компании «Диасофт», представляющая собой надстройку над IBM WebSphere, для контура государственных услуг была самостоятельно разработала платформа, для решения геоинформационных задач применяется платформа ArcGis Server от ESRI, а электронный документооборот осуществляется на платформе JDocFlow.

         Сложнее обстоят дела с автоматизацией документационного обеспечения управления в муниципалитетах Республики Коми.

Для примера рассмотрим администрацию муниципального образования городского округа «Усинск». До недавнего времени часть документов в администрации (входящая, исходящая корреспонденция, обращения граждан) регистрировались в электронном журнале, а часть (распорядительные акты) в журналах и книгах регистрации документов на бумажном носителе. С ростом объема документооборота появилась необходимость в создании электронной базы данных и использования электронных документов на всех этапах маршрутов их движения и в июне 2013 в администрации была установлена система электронного документооборота «ДЕЛО» (разработка ООО «Электронные Офисные Системы»).

         Была проведена определенная работа по установке локальной сети, объединяющей структурные подразделения городской администрации. Благодаря этому все необходимые документы пересылаются специалистами структурных подразделений по локальной сети в электронной форме.

   Однако реально в администрации был начат переход от традиционного бумажного документооборота пока что не к электронному, а, условно говоря, к смешанному документообороту. К одной из проблем развития инфраструктуры, позволяющей обеспечить эффективное использование информационных технологий в муниципалитетах Республики Коми, относится неполное покрытие каналами связи территории региона. При сравнительно небольшой плотности населения это очевидно. В Республике Коми насчитывается 2381 социально-значимый объект в 251 населенном пункте, которые находятся в труднодоступных и малонаселенных районах. Вторая проблема – полное отсутствие связи на 349 социально-значимых объектах в 119 населенных пунктах, что не позволяет обеспечить предоставление государственных и муниципальных услуг в электронном виде на территории всего региона. В муниципалитетах ограничены возможности обеспечения специалистов автоматизированными рабочими местами, удовлетворяющими всем технологическим требованиям, в том числе требованиям безопасности. В ряде муниципальных образований отсутствуют выделенные подразделения, которые должны отвечать за внедрение и развитие ИКТ.[6]

Ссылки на источники

1. О некоторых вопросах местного самоуправления в Республике Коми [Электронный ресурс]: [Федеральный закон от 09.12.2014 № 153-РЗ]. - Режим доступа: [Консультант Плюс]. – (Дата обращения 21.12.2014).
2. Постановление Правительства Республики Коми от 27.03.2006 № 45 (ред. от 12.02.2014) «О Стратегии социально-экономического развития Республики Коми на период до 2020 года». - Режим доступа: [Консультант Плюс]. – (Дата обращения 06.01.2015).
3. Постановление Правительства Республики Коми от 28 сентября 2012 г. № 423 «Об утверждении государственной программы Республики Коми «Информационное общество» //Ведомости нормативный актов органов государственной власти Республики Коми, 02.11.2012, № 58(2), ст.1275.
4. Распоряжение Правительства Республики Коми от 16.08.2010 № 361-р (ред. от 20.06.2012) «Об утверждении Концепции информатизации Республики Коми»
5. Устав муниципального образования городского округа «Усинск» (принят решением восемнадцатой сессии Совета муниципального образования городского округа «Усинск» четвертого созыва от 10.04.2014 № 333)
6. Стратегия социально-экономического развития муниципального образования городского округа «Усинск» до 2020 года принята решением Совета муниципального образования городского округа «Усинск» четвертого созыва на двадцать второй сессии от 18.12 2014 № 408 - Режим доступа: [Консультант Плюс]. – (Дата обращения 06.01.2015).
7. Распоряжение администрации муниципального образования городского округа «Усинск» от 27.07.2013 № 124-р «О переходе администрации муниципального образования городского округа «Усинск» на работу в системе электронного документооборота «ДЕЛО»
8. Распоряжение администрации муниципального образования городского округа «Усинск» от 31.07.2013 № 128-р «Об утверждении регламентов работы в системе электронного документооборота