Специфика архивного менеджмента при предоставлении исторических информационных услуг
ART 85676
Автор:
Е.
А. Соломагина
Е.
А. Соломагина Библиографическое описание статьи для цитирования:
Соломагина
Е.
А. Специфика архивного менеджмента при предоставлении исторических информационных услуг // Научно-методический электронный журнал «Концепт». –
2015. – Т. 13. – С.
3376–3380. – URL:
http://e-koncept.ru/2015/85676.htm.
Аннотация. В статье раскрываются особенности архивного менеджмента в контексте предоставления учреждением информационных услуг. Описываются такие его элементы, как планирование деятельности архива (для определения приоритетных задач); работа с персоналом, реализующая подбор и мотивацию сотрудников с соответствующей квалификацией, деловыми и человеческими качествами; а также архивный маркетинг, который помогает определить спрос на ретроспективную информацию и услуги архивистов.
Ключевые слова:
информационные услуги, архив, ретроспективная информация, архивный менеджмент, архивный маркетинг
Текст статьи
Соломагина Екатерина Андреевна,Студентка 4 курса (бакалавр), Магнитогорский государственный технический университет имени Г.И. Носова, г. Магнитогорскekat.solomagina@yandex.ru
Специфика архивного менеджмента при предоставлении исторических информационных услуг
Аннотация. В статье раскрываются особенности архивного менеджмента в контексте предоставления учреждением информационных услуг. Описываются такие его элементы как планирование деятельности архива(для определения приоритетных задач); работа с персоналом, реализующая подбор и мотивацию сотрудников с соответствующей квалификацией, деловыми и человеческими качествами; а также архивный маркетинг, который помогает определить спрос на ретроспективную информацию и услуги архивистов.Ключевые слова:архив, ретроспективная информация, информационные услуги, архивный менеджмент, архивный маркетинг.
Общеизвестно, что для объективного изучения истории крайневажна работа с подлинными источниками. Архивы являются хранилищами опыта цивилизации, накопленного на протяжении веков. Через доступ к архивной информации историки, краеведы, исследователи получают возможность пролить свет на факты прошлого и развить у молодого поколения интерес к истории и традициям стран ивсего человечества. Сохранить для истории документальные богатства нашей страны важнейшая задача государственных и негосударственных архивов, общественных организаций, граждан России и, конечно, обязанность Архивной службы России всех уровней.Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации о различных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно обращаются как отечественные, так и зарубежные исследователи. Особенностью архивного фонда и одним из основных отличий его от других информационных фондов является то, что его объем постоянно возрастает за счет новых поступлений, причем с течением времени информационная, историческая и научная ценность архивной информации не снижается, а, напротив, постоянно возрастает, поэтому увеличивается и интерес исследователей к архивной информации.Архив является также организацией, учреждением, состоящим из иерархии сотрудников, имеющей свою специфику управления.Архивный менеджмент является надежным средством для достижения эффективности работы архива. Менеджментом является управление социальноэкономическими процессами на уровне организации, управление хозяйственной деятельностью и персоналом. Идеи, методы и принципы организации архивного менеджмента обусловлены потребностями современной архивной практики, общей логикой развития науки управления. Для обеспечения эффективности и конкурентоспособности организациинеобходимо знать современные методы и технологии управления, а также уметь ими пользоваться. В современных экономических условиях, по мнению практикующих специалистов, наиболее характерными функциямиархивного менеджментаявляются планирование, работа с персоналом и маркетинг.
Маркетинг информации в архивной сфере –это деятельность по изучению потребностей и динамики информационного рынка и прогнозированию спроса потребителей на информационные товары и услуги[6].При этом маркетинг архивных документов и архивной информации как особо важная функция менеджмента в архивах, имеющая характерные особенности, подразумевает деятельность, направленную на изучение рынка информации и определение спроса на ретроспективную информацию, содержащуюся в архивных документах,а также на услуги архивистов [9]. В основе маркетингового исследования лежат такие показатели интенсивности и эффективности использования документов, как потребители информации, тематика исследований, запросов, публикаций, частота обращений к различным фондам. Информационный маркетинг в системе федеральной архивной службы –деятельность по изучению динамики информационного рынка и прогнозированию спроса потребителей на информационные товары и услуги.Маркетинг архивной информации включает: изучение потребностей пользователей документной информации путем проведения маркетингового исследования, критериями которого являются интенсивность и эффективность использования тех или иных документов; прогноз потребности в архивных услугах, выявление потенциальных потребителей тех или иных архивных услуг; разработка перечня платных услуг; расширение рекламной кампании с целью привлечения более широкого круга потребителей; установление системы постоянной обратной связи с потребителями для продажи архивных услуг [6].Основными информационными услугами архивов являются копирование документов, продажа комплектов микрофильмов и микрофиш архивныхдокументов, изданий документов и справочников на CDROM, созданий платных информационных ресурсов (машиночитаемых версий исторических источников в Интернет). Ценовую политику на рынке этих услуг определяют продуценты —производители и продавцы информации [1].Документы как объект имущественного права, как вещь могут продаваться и покупаться. В этом случае должна проводиться их денежная (стоимостная) оценка, которая также проводится при коммерческом использовании документов и их страховании [3].Основой маркетинга является совпадение интересов продавца и покупателя, предложение редкой информации по высокой цене, определение места и времени продажи информации. Оптимальным вариантом является взаимная заинтересованность архива и потребителя, обеспечивающая продажу архивных услуг не как разового, а постоянного явления[6].В соответствии с законодательством в роли покупателей документов могут выступать как частные лица, так и научные центры, университеты, библиотеки, музеи, архивы, а также компаниипродуценты, которые специализируются на продаже информации, содержащейся в документах, в основном в виде микрографических копий: микрофильмов или микрофиш [3]. В современных условиях создания отечественного рынка информации и выхода российских архивистов на мировой информационный рынок главная задача маркетинга —дать ориентиры для установления цен на информационные услуги в архивах и микрокопии архивных документов. Чем выше спрос на ту или иную информацию, тем выше ее цена.Вместе с тем задачи информационного маркетингав архивах значительно шире вопросов ценообразования. Так, сведения о количественных характеристиках (числе посетителей, запросов и т.д.) необходимы для планирования работы архива, определения его бюджета и штата. Сведения о качественной стороне использования (категориях пользователей, тематике исследований, доле использованных дел и формах использования и т.д.) помогают выявить ошибки в экспертизе ценности документов, а главное —организовать всю работу по созданию и усовершенствованию справочников системы научносправочного аппарата [1].Планирование –одна из важных функций архивного менеджмента. При этом под планированием в данном контексте понимаетсяпроцесс определения целей и приоритетных направлений развития организации, а также программы действий по их достижению [8]. Акцентируем внимание, что планы составляются в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны превышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.Планирование работы архив осуществляет самостоятельно, на основе результатов предшествующей деятельности, с учетом региональных и отраслевых планов развития архивного дела, рекомендаций органов управления архивным делом соответствующего субъекта РФ [5]. Перспективные планы (программы) архивного учреждения составляются на долгосрочный период —5, 10, 15 лет.Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц[1].Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год[9].Проект плана обсуждается руководством архива предприятия, при необходимости согласовывается с вышестоящим органом управления архивным делом и затем утверждается руководителем предприятия [5].Плансостоит из введения, текстовойчасти, расчетной части и предложений[9]. Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления. Соответственно, самый важный отчетный документ годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архива могут прилагаться документыцентрализованного государственного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения документов в организациях —источниках комплектования[1].Планирование работы структурных подразделений архива предприятия осуществляется под руководством начальников соответствующих подразделений, как правило, на предстоящее полугодие или квартал.Чаще всего структурные подразделения имеются в государственном архиве [5]. Структура государственного архива складывается из отделов, созданных обычно по функциональному принципу, то естьпо направлениям работы архива: отдела комплектования и ведомственных архивов, отдела учета, хранилищ, отдела научносправочного аппарата, читального зала, отдела использования, приемной (справочного стола) архива и других отделов. За основу при разработке структуры архива берется типовая структура, утвержденная Росархивом, в которой указывается состав структурных подразделений для различных категорий архивных учреждений [1].Индивидуальным планированием занимаются работники архива предприятия по указаниям его руководителя и начальников соответствующих структурных подразделений. Проект индивидуального плана составляется на предшествующий месяц на основе плана работы структурного подразделения [5].
Следующим приоритетным направлением управления в архиве является работа с персоналом, котораяпредполагает,прежде всего,подбор и мотивацию сотрудников. Управление персоналом является комплексным, целенаправленным воздействием на коллективы и отдельных работников в направлении обеспечения оптимальных условий для творческого, инициативного, созидательного труда для достижения целей предприятия. Целью управления персоналом является формирование, развитие и реализация с наибольшей эффективностью кадрового потенциала организации. Кзадачам управления персоналом относятсяформирование кадрового потенциала предприятияи обеспечение условий для производительного труда персонала [4].Эффективная организация деятельности архива невозможна без правильного подбора кадров и рационального распределения функциональных обязанностей между ними [2].Требования творческого подхода работников к работеобусловили повышение их самостоятельности и ответственности за выполняемую работу, активное участие в принятии управленческих решений, непосредственную заинтересованность в результатах труда. В связи с этим новый смысл и содержание приобретают такие критерии оценки персонала, как образование, профессионализм, личная культура и этика работников. Важно установить соответствие работника занимаемой должности, то есть четко выделить виды работ, выполняемые функции и под эти работы подобрать людей, имеющих нужную квалификацию для качественного выполнения функциональных обязанностей. Эта работа может быть эффективной только в том случае, если она основана на правильной оценке наличия у кандидатов всех качеств, необходимых для конкретного вида деятельности.[4]. Прежде всего, необходимо помнить основные требования квалификационных справочников в отношении основных категорий специалистов.Так, заведующий архивом возглавляет работу по организации и ведению архивного дела, обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов, руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Заведующий архивом должен знать постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов; Единую государственную систему делопроизводства; порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации; структуру предприятия, учреждения, организации; основы организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Архивариус осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии, организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив, участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. Архивариус должен знать нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.Кодификатор ведет работу по подбору, хранению, систематизации и учету законодательных и нормативных правовых актов и документов, выдает необходимые работникам предприятия законодательные и нормативные правовые документы, составляет перечень устаревших документов, ведет учет выдачивозвращения документов и т.д.Кодификатор должен знать законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие материалы и документы, касающиеся вопросов делопроизводства, правил хранения законодательных и иных нормативных документов; принципы разработки классификаторов и порядок пользования ими; основы организации труда; правила эксплуатациитехнических средств; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда [1].Управление персоналом также предусматривает и мотивацию сотрудников –это совокупность мотивов, побуждающих человека к труду и достижению поставленных перед ним целей. Одна из ее разновидностей –это мотивация достижений. Мотив достижения стремление достичь высоких результатов и мастерства в деятельности; оно проявляется в выборе сложных заданий и стремлении их выполнить. Успехи в любой деятельности зависят не только от способностей, навыков, знаний, но и от мотивации достижения. Человек с высоким уровнем мотивации достижения, стремясь получить весомые результаты, настойчиво работает ради достижения поставленных целей.Мотивация достижения (и поведение, которое направлено на высокие результаты) даже у одного и того же человека не всегда одинакова и зависит от ситуации и предмета деятельности. Ктото выбирает сложные задачи по математике, а ктото, наоборот, ограничиваясь скромными целями в точных науках, выбирает сложные темы по литературе, стремясь достичь именно в данной области высоких результатов. Т.В. Соловьева выделяет следующие наиболее часто встречаемые цели мотивации персонала архива:
удержание персонала (методы кредитования, предоставления жилья, гибкий график работы для женщин, соцпакет и т. д.);
стимулирование к выполнению поставленной задачи наиболее полно, точно, быстро (материальное стимулирование, зависимость оплаты от объема выполненной работы и т.д.);
мотивация на саморазвитие, творческий и новаторский подход к работе (делегирование полномочий, мотивирование временем, обучение и создание условий для работы) [5].К ключевым особенностям архивного менеджментадля успешного продвижения организации на рынке информационных услуг следует отнеститакже следующие направления. Так,в первую очередь,это открытость архивов для взаимодействия с потребителями[7]; ориентацияучреждений на выявление потенциальных потребителей тех или иных архивных услуг; ведение разработки перечня платных услуг; расширение рекламной кампании с целью привлечения более широкого круга потребителей; установление системы постоянной обратной связии т.д.
Таким образом, благодаря архивному менеджменту, вопервых,происходит планирование деятельности архива, которое позволяет определить приоритетные задачи архива на определенный промежуток времени; вовторых, осуществляется работа с персоналом, которая включает подбор и мотивациюсотрудников с соответствующей квалификацией, деловыми и человеческими качествами;втретьих,реализовывается архивный маркетинг, который помогает определить спрос на ретроспективную информацию и услуги архивистов, планировать работу архива, выявить ошибкив экспертизе ценности документов и организовать всю работу по созданию и усовершенствованию справочников системы научносправочного аппарата.
Ссылки на источники1. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение: учебник/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. –Москва.: «Академия», 2007. –236 с.2. Алексеева Е.В. Менеджмент в архивах (нормы времени на работы) // Делопроизводство. 2008, № 13. Бурова Е.М. Маркетинг архивных документов и архивной информации // Вестник РГГУ. 2008, Серия «История», № 8/084. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: уч. пос. / Н.И. Кабушкин. –Москва.: Новое знание, 2009. –336 с.5. Макарова А.К., Мусийчук С.В. Актуальные вопросы архивного менеджмента// Актуальные проблемы экономических, юридических и социальногуманитарных наук. 2013.6.Макарова А.К. Маркетинг архивной информации в России и Франции: приемы и инновационные технологии рынка информационныхуслуг в области архивного дела// Инновационный вестник Регион. 2013,№4.27. Мусийчук М.В., Мусийчук С.В. Оптимизация когнитивных способностей в процессе генерации идей как инновационный менеджмент // Научные и практические результатыв технических, общественных, естественных и гуманитарных науках. Перспективы развития. 2015. С.115119.8. Полукаров В.Л. Основыменеджмента: уч. пос. / В.Л. Полукаров. –Москва.: КНОРУС, 2008. –240 с.9. Тельчаров А.Д. Архивоведение / А.Д. Тельчаров. –Москва.: Приориздат, 2004. –160 с.
Специфика архивного менеджмента при предоставлении исторических информационных услуг
Аннотация. В статье раскрываются особенности архивного менеджмента в контексте предоставления учреждением информационных услуг. Описываются такие его элементы как планирование деятельности архива(для определения приоритетных задач); работа с персоналом, реализующая подбор и мотивацию сотрудников с соответствующей квалификацией, деловыми и человеческими качествами; а также архивный маркетинг, который помогает определить спрос на ретроспективную информацию и услуги архивистов.Ключевые слова:архив, ретроспективная информация, информационные услуги, архивный менеджмент, архивный маркетинг.
Общеизвестно, что для объективного изучения истории крайневажна работа с подлинными источниками. Архивы являются хранилищами опыта цивилизации, накопленного на протяжении веков. Через доступ к архивной информации историки, краеведы, исследователи получают возможность пролить свет на факты прошлого и развить у молодого поколения интерес к истории и традициям стран ивсего человечества. Сохранить для истории документальные богатства нашей страны важнейшая задача государственных и негосударственных архивов, общественных организаций, граждан России и, конечно, обязанность Архивной службы России всех уровней.Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации о различных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно обращаются как отечественные, так и зарубежные исследователи. Особенностью архивного фонда и одним из основных отличий его от других информационных фондов является то, что его объем постоянно возрастает за счет новых поступлений, причем с течением времени информационная, историческая и научная ценность архивной информации не снижается, а, напротив, постоянно возрастает, поэтому увеличивается и интерес исследователей к архивной информации.Архив является также организацией, учреждением, состоящим из иерархии сотрудников, имеющей свою специфику управления.Архивный менеджмент является надежным средством для достижения эффективности работы архива. Менеджментом является управление социальноэкономическими процессами на уровне организации, управление хозяйственной деятельностью и персоналом. Идеи, методы и принципы организации архивного менеджмента обусловлены потребностями современной архивной практики, общей логикой развития науки управления. Для обеспечения эффективности и конкурентоспособности организациинеобходимо знать современные методы и технологии управления, а также уметь ими пользоваться. В современных экономических условиях, по мнению практикующих специалистов, наиболее характерными функциямиархивного менеджментаявляются планирование, работа с персоналом и маркетинг.
Маркетинг информации в архивной сфере –это деятельность по изучению потребностей и динамики информационного рынка и прогнозированию спроса потребителей на информационные товары и услуги[6].При этом маркетинг архивных документов и архивной информации как особо важная функция менеджмента в архивах, имеющая характерные особенности, подразумевает деятельность, направленную на изучение рынка информации и определение спроса на ретроспективную информацию, содержащуюся в архивных документах,а также на услуги архивистов [9]. В основе маркетингового исследования лежат такие показатели интенсивности и эффективности использования документов, как потребители информации, тематика исследований, запросов, публикаций, частота обращений к различным фондам. Информационный маркетинг в системе федеральной архивной службы –деятельность по изучению динамики информационного рынка и прогнозированию спроса потребителей на информационные товары и услуги.Маркетинг архивной информации включает: изучение потребностей пользователей документной информации путем проведения маркетингового исследования, критериями которого являются интенсивность и эффективность использования тех или иных документов; прогноз потребности в архивных услугах, выявление потенциальных потребителей тех или иных архивных услуг; разработка перечня платных услуг; расширение рекламной кампании с целью привлечения более широкого круга потребителей; установление системы постоянной обратной связи с потребителями для продажи архивных услуг [6].Основными информационными услугами архивов являются копирование документов, продажа комплектов микрофильмов и микрофиш архивныхдокументов, изданий документов и справочников на CDROM, созданий платных информационных ресурсов (машиночитаемых версий исторических источников в Интернет). Ценовую политику на рынке этих услуг определяют продуценты —производители и продавцы информации [1].Документы как объект имущественного права, как вещь могут продаваться и покупаться. В этом случае должна проводиться их денежная (стоимостная) оценка, которая также проводится при коммерческом использовании документов и их страховании [3].Основой маркетинга является совпадение интересов продавца и покупателя, предложение редкой информации по высокой цене, определение места и времени продажи информации. Оптимальным вариантом является взаимная заинтересованность архива и потребителя, обеспечивающая продажу архивных услуг не как разового, а постоянного явления[6].В соответствии с законодательством в роли покупателей документов могут выступать как частные лица, так и научные центры, университеты, библиотеки, музеи, архивы, а также компаниипродуценты, которые специализируются на продаже информации, содержащейся в документах, в основном в виде микрографических копий: микрофильмов или микрофиш [3]. В современных условиях создания отечественного рынка информации и выхода российских архивистов на мировой информационный рынок главная задача маркетинга —дать ориентиры для установления цен на информационные услуги в архивах и микрокопии архивных документов. Чем выше спрос на ту или иную информацию, тем выше ее цена.Вместе с тем задачи информационного маркетингав архивах значительно шире вопросов ценообразования. Так, сведения о количественных характеристиках (числе посетителей, запросов и т.д.) необходимы для планирования работы архива, определения его бюджета и штата. Сведения о качественной стороне использования (категориях пользователей, тематике исследований, доле использованных дел и формах использования и т.д.) помогают выявить ошибки в экспертизе ценности документов, а главное —организовать всю работу по созданию и усовершенствованию справочников системы научносправочного аппарата [1].Планирование –одна из важных функций архивного менеджмента. При этом под планированием в данном контексте понимаетсяпроцесс определения целей и приоритетных направлений развития организации, а также программы действий по их достижению [8]. Акцентируем внимание, что планы составляются в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны превышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.Планирование работы архив осуществляет самостоятельно, на основе результатов предшествующей деятельности, с учетом региональных и отраслевых планов развития архивного дела, рекомендаций органов управления архивным делом соответствующего субъекта РФ [5]. Перспективные планы (программы) архивного учреждения составляются на долгосрочный период —5, 10, 15 лет.Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц[1].Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год[9].Проект плана обсуждается руководством архива предприятия, при необходимости согласовывается с вышестоящим органом управления архивным делом и затем утверждается руководителем предприятия [5].Плансостоит из введения, текстовойчасти, расчетной части и предложений[9]. Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления. Соответственно, самый важный отчетный документ годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архива могут прилагаться документыцентрализованного государственного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения документов в организациях —источниках комплектования[1].Планирование работы структурных подразделений архива предприятия осуществляется под руководством начальников соответствующих подразделений, как правило, на предстоящее полугодие или квартал.Чаще всего структурные подразделения имеются в государственном архиве [5]. Структура государственного архива складывается из отделов, созданных обычно по функциональному принципу, то естьпо направлениям работы архива: отдела комплектования и ведомственных архивов, отдела учета, хранилищ, отдела научносправочного аппарата, читального зала, отдела использования, приемной (справочного стола) архива и других отделов. За основу при разработке структуры архива берется типовая структура, утвержденная Росархивом, в которой указывается состав структурных подразделений для различных категорий архивных учреждений [1].Индивидуальным планированием занимаются работники архива предприятия по указаниям его руководителя и начальников соответствующих структурных подразделений. Проект индивидуального плана составляется на предшествующий месяц на основе плана работы структурного подразделения [5].
Следующим приоритетным направлением управления в архиве является работа с персоналом, котораяпредполагает,прежде всего,подбор и мотивацию сотрудников. Управление персоналом является комплексным, целенаправленным воздействием на коллективы и отдельных работников в направлении обеспечения оптимальных условий для творческого, инициативного, созидательного труда для достижения целей предприятия. Целью управления персоналом является формирование, развитие и реализация с наибольшей эффективностью кадрового потенциала организации. Кзадачам управления персоналом относятсяформирование кадрового потенциала предприятияи обеспечение условий для производительного труда персонала [4].Эффективная организация деятельности архива невозможна без правильного подбора кадров и рационального распределения функциональных обязанностей между ними [2].Требования творческого подхода работников к работеобусловили повышение их самостоятельности и ответственности за выполняемую работу, активное участие в принятии управленческих решений, непосредственную заинтересованность в результатах труда. В связи с этим новый смысл и содержание приобретают такие критерии оценки персонала, как образование, профессионализм, личная культура и этика работников. Важно установить соответствие работника занимаемой должности, то есть четко выделить виды работ, выполняемые функции и под эти работы подобрать людей, имеющих нужную квалификацию для качественного выполнения функциональных обязанностей. Эта работа может быть эффективной только в том случае, если она основана на правильной оценке наличия у кандидатов всех качеств, необходимых для конкретного вида деятельности.[4]. Прежде всего, необходимо помнить основные требования квалификационных справочников в отношении основных категорий специалистов.Так, заведующий архивом возглавляет работу по организации и ведению архивного дела, обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов, руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Заведующий архивом должен знать постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов; Единую государственную систему делопроизводства; порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации; структуру предприятия, учреждения, организации; основы организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Архивариус осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии, организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив, участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. Архивариус должен знать нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.Кодификатор ведет работу по подбору, хранению, систематизации и учету законодательных и нормативных правовых актов и документов, выдает необходимые работникам предприятия законодательные и нормативные правовые документы, составляет перечень устаревших документов, ведет учет выдачивозвращения документов и т.д.Кодификатор должен знать законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие материалы и документы, касающиеся вопросов делопроизводства, правил хранения законодательных и иных нормативных документов; принципы разработки классификаторов и порядок пользования ими; основы организации труда; правила эксплуатациитехнических средств; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда [1].Управление персоналом также предусматривает и мотивацию сотрудников –это совокупность мотивов, побуждающих человека к труду и достижению поставленных перед ним целей. Одна из ее разновидностей –это мотивация достижений. Мотив достижения стремление достичь высоких результатов и мастерства в деятельности; оно проявляется в выборе сложных заданий и стремлении их выполнить. Успехи в любой деятельности зависят не только от способностей, навыков, знаний, но и от мотивации достижения. Человек с высоким уровнем мотивации достижения, стремясь получить весомые результаты, настойчиво работает ради достижения поставленных целей.Мотивация достижения (и поведение, которое направлено на высокие результаты) даже у одного и того же человека не всегда одинакова и зависит от ситуации и предмета деятельности. Ктото выбирает сложные задачи по математике, а ктото, наоборот, ограничиваясь скромными целями в точных науках, выбирает сложные темы по литературе, стремясь достичь именно в данной области высоких результатов. Т.В. Соловьева выделяет следующие наиболее часто встречаемые цели мотивации персонала архива:
удержание персонала (методы кредитования, предоставления жилья, гибкий график работы для женщин, соцпакет и т. д.);
стимулирование к выполнению поставленной задачи наиболее полно, точно, быстро (материальное стимулирование, зависимость оплаты от объема выполненной работы и т.д.);
мотивация на саморазвитие, творческий и новаторский подход к работе (делегирование полномочий, мотивирование временем, обучение и создание условий для работы) [5].К ключевым особенностям архивного менеджментадля успешного продвижения организации на рынке информационных услуг следует отнеститакже следующие направления. Так,в первую очередь,это открытость архивов для взаимодействия с потребителями[7]; ориентацияучреждений на выявление потенциальных потребителей тех или иных архивных услуг; ведение разработки перечня платных услуг; расширение рекламной кампании с целью привлечения более широкого круга потребителей; установление системы постоянной обратной связии т.д.
Таким образом, благодаря архивному менеджменту, вопервых,происходит планирование деятельности архива, которое позволяет определить приоритетные задачи архива на определенный промежуток времени; вовторых, осуществляется работа с персоналом, которая включает подбор и мотивациюсотрудников с соответствующей квалификацией, деловыми и человеческими качествами;втретьих,реализовывается архивный маркетинг, который помогает определить спрос на ретроспективную информацию и услуги архивистов, планировать работу архива, выявить ошибкив экспертизе ценности документов и организовать всю работу по созданию и усовершенствованию справочников системы научносправочного аппарата.
Ссылки на источники1. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение: учебник/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. –Москва.: «Академия», 2007. –236 с.2. Алексеева Е.В. Менеджмент в архивах (нормы времени на работы) // Делопроизводство. 2008, № 13. Бурова Е.М. Маркетинг архивных документов и архивной информации // Вестник РГГУ. 2008, Серия «История», № 8/084. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: уч. пос. / Н.И. Кабушкин. –Москва.: Новое знание, 2009. –336 с.5. Макарова А.К., Мусийчук С.В. Актуальные вопросы архивного менеджмента// Актуальные проблемы экономических, юридических и социальногуманитарных наук. 2013.6.Макарова А.К. Маркетинг архивной информации в России и Франции: приемы и инновационные технологии рынка информационныхуслуг в области архивного дела// Инновационный вестник Регион. 2013,№4.27. Мусийчук М.В., Мусийчук С.В. Оптимизация когнитивных способностей в процессе генерации идей как инновационный менеджмент // Научные и практические результатыв технических, общественных, естественных и гуманитарных науках. Перспективы развития. 2015. С.115119.8. Полукаров В.Л. Основыменеджмента: уч. пос. / В.Л. Полукаров. –Москва.: КНОРУС, 2008. –240 с.9. Тельчаров А.Д. Архивоведение / А.Д. Тельчаров. –Москва.: Приориздат, 2004. –160 с.
