Анализ рисков в управлении персоналом на примере ООО «Числа»

Аннотация. Статья посвящена вопросам анализа рисков. Автор рассматривает процесс управления персоналом и выделяет основные риски в его управлении.
Ключевые слова: риск, угрозы, управление риском, анализ рисков

Компания ООО «Числа» работает с 2000 года в области создания информационных систем различных типов. Компания имеет большой опыт автоматизации бухгалтерского, оперативного, управленческого учета, создания систем электронного документооборота, разработки различных расчетных алгоритмов, создания распределенных информационных систем.

Несмотря на то, что ООО «Числа» входит в тройку лидеров по региону по официальному рейтингу «1С», в последнее время в связи с резким ухудшением кадровой политики стали появляться новые угрозы.

Одним из самых значимых факторов является черная бухгалтерия. Распространенная повсеместно на территории РФ она представляет угрозы не только для самого предприятия или фирмы, но также имеет большую значимость для макроэкономической безопасности. Сейчас, в условиях санкций, федеральному бюджету как никогда необходимы финансовые ресурсы для скорейшего вывода национальной экономики из кризисной ситуации, однако, в виду повсеместной неуплаты налогов и ведения предпринимателями черной бухгалтерии, государственный бюджет рискует недополучить значительное количество финансов.

Кроме угроз в макроэкономическом масштабе нельзя не отметить угрозы для всех сотрудников, работающих в компании «Числа». Согласно трудовому кодексу РФ, в случае задержки зарплаты в течение 14 рабочих дней, сотрудник имеет право обратиться в суд. Но так как в фирме официально установлен минимальный размер оплаты труда, то судебное разбирательство будет не эффективным в данном случае, а денежные и временные затраты будут не пропорциональны полученным результатам. Помимо этого, для сотрудников не предусмотрен соц. пакет, полноценный отпуск, пенсионные отчисления и прочие, установленные трудовым законодательством привилегии. Также следует учесть санкции, которые могут последовать из-за сокрытия налоговых выплат, начиная с начала функционирования предприятия.

В виду того, что кадровая политика не соответствует установленным законодательным нормам, руководство может без каких-либо препятствий задерживать зарплату, не выплачивать вовсе, либо выплачивать, но в значительно меньшем размере от «договоренной» суммы, а также воплощать в жизнь любые противоправные действия на собственное усмотрение, такие как например сокращение обеденного перерыва сотрудников до 30 минут, даже несмотря на то, что в трудовом договоре сотрудников значится 60 минут.

Кроме подобных нарушений установленного законодательства РФ, в фирме возникает еще ряд рисков, угрожающих функционированию и экономическому развитию фирмы.

В фирме работает небольшой коллектив, но при этом должен выполняться широкий спектр работ. В связи с нежеланием руководства нести дополнительные затраты из-за расширения числа рабочих мест, постоянно возрастающий объем работ распределяется на текущий персонал. Отсюда появляются должности, не соответствующие реальным обязанностям. Зачастую одна должность заключает в себе обязанности и работы сразу нескольких должностей или даже отделов. Так, например, менеджер по работе с корпоративными клиентами вынужден не только работать непосредственно с корпоративными клиентами, но заниматься закупками, работать с должниками, следить за всем документооборотом фирмы, а также принимать и распределять звонки. Один человек совмещает в себе обязанности четырех отделов (отдел по работе с корпоративными клиентами, канцелярия, отдел закупок, отдел по погашению задолженностей)!

Общеизвестный факт, что в любой организации текучесть кадров – крайне негативное явление. Однако если на большом предприятии с большим количеством сотрудников уход одного сотрудника будет не критичен для всей системы в целом, то в маленьком коллективе ценность каждого человека существенно возрастает. Одно дело, когда из системы вылетает одно звено. И совсем другое, если один человек заболеет, либо уйдет, а при этом из системы вылетят сразу четыре звена! Соответственно, риски, связанные с внезапным уходом (даже временным по болезни) возрастают в разы. Кроме того, в условиях дополнительного жесткого прессинга со стороны руководителя фирмы и колоссальным объемом работ возникают риски для самого сотрудника. У человека есть определенные пределы как физических, так и психологических возможностей. Постоянное высокое нервное напряжение из-за такого количества разнообразных работ, темпа выполнения этих работ может крайне пагубно сказаться на здоровье (физическом и психологическом) человека.

Также стоит отметить, что новый сотрудник на этой должности будет не в силах сразу эффективно выполнять столько работ, что повлечет низкую эффективность и застой в вышеуказанных звеньях и создаст сбои в работе всей фирмы.

Подобная ситуация, когда должность не соответствует выполняемым обязанностям, либо один сотрудник выполняет работы нескольких отделов сразу, обусловлена прежде всего отсутствием строгих регламентов, которые бы документально закрепляли тот или иной объем работ за конкретным сотрудником. Естественно, что руководителю фирмы не выгодно ограничивать регламентами объемы работ своих сотрудников, потому как в таком случае нельзя будет поручать им дополнительные работы и придется увеличивать персонал.

Следующим недостатком кадровой политики фирмы является отсутствие должной стажировки новых сотрудников. Несмотря на то, что фирма занимается программным обеспечением 1С, а также предоставляет сервисные услуги в этой сфере, у нее нет системы обучения. Вместо этого, сотрудники должны под руководством более опытного сотрудника самостоятельно обучаться необходимым навыкам. Естественно, что при таком подходе отсутствует четкая система контроля и проверки квалификации сотрудника. Особые риски возникают здесь в направлении информационно-технологического сопровождения (ИТС), т.е. установке обновлений конфигурации и платформы 1С. Из-за отсутствия адекватной системы обучения и контроля, обновлениями могут заниматься недостаточно компетентные сотрудники. Спецификация программных продуктов 1С такова, что при ошибках обновления может существенно пострадать информационная база клиентов. В список клиентов ООО «Числа» входят государственные бюджетные учреждения, такие как: Избирательная комиссия Воронежской области, Управление земельными ресурсами Воронежской области, Центр корпоративного развития Воронежской области, Воронежагроавтоучреждение, Росфиннадзор Федеральная антимонопольная служба и многие другие. При нарушении целостности, потере или утечке данных информационной базы возникают серьезные угрозы информационной безопасности вышеописанных государственных учреждений, способные на длительный период времени парализовать их деятельность.

Отдельно стоит отметить вероятность утечки конфиденциальных данных. Сервис-инженеры на время установки обновлений обладают полным доступом к содержанию не только информационной базы 1С, но и прочей информацией на ПК. Как уже было отмечено, из-за того, что новые сотрудники допускаются к работе по профилю ИТС, но официально не зачислены в штат фирмы ООО «Числа» - они по факту не будут нести никакой ответственности за ошибки при установке обновлений (в том числе и необратимые ошибки), нарушение целостности, уничтожение и утечку данных клиентов.

В связи с этим необходимо уделять особое внимание компетентности лиц, у которых есть полномочия, внедрить регламентированную систему обучения, включающую полноценные курсы с практикой, а не обрывочную, не систематизированную информацию без должного уровня контроля. Если сотрудник допускается к установке обновлений, но при этом он все же не зачислен в штат – следует перед проведением работ дать на подпись документ, предусматривающий ответственность сотрудника за некорректную установку обновлений, утечку конфиденциальных данных клиента и т.д.

Иллюзорная положительная репутация компании заставляет думать клиентов, что обновления им будут ставить высококвалифицированные специалисты, которые не допустят каких-то сбоев или утечки данных. На самом деле ситуация обстоит так, что клиентам, а особенно государственным учреждениям следует перед допуском к системе как минимум требовать документ, подтверждающий квалификацию специалиста. В ином случае возникают серьезные риски как на стороне клиента, так и на стороне фирмы. Сотрудник не понесет никакой ответственности, а вот фирма понесет серьезные убытки, а также потерю репутации.

Недостаток квалификации сотрудников обуславливается также тем, что период «обучения» сжат настолько, насколько это возможно. Руководителю не выгодно внедрять полноценную систему обучения, т.к. это связано с существенными затратами. Поэтому из-за высоких темпов новые сотрудники зачастую не успевают хорошо подготовиться и не обладают достаточной квалификацией для работы с клиентами и тем более с государственными учреждениями.

Безусловно, адекватно построенная система обучения, включая в себя теорию, практику и должного уровня контроль, потребует соответствующих затрат. Но она обладает рядом преимуществ:

1. Новый сотрудник будет иметь возможность сосредоточиться на обучении, а не совмещать различные обязанности с обучением, в результате чего эти обязанности будут выполняться недостаточно квалифицировано и полноценного обучения не будет.
2. Сотрудник перед выполнением работ будет иметь достаточного уровня навыки, закрепленные практикой. Соответственно, это исключит ошибки и существенно сократит время проведения работ у клиента.
3. Полноценная система обучения очень хорошо скажется на статусе фирмы. Люди будут приходить в компанию и знать, что здесь они гарантированно получат определенные знания, навыки, которые позволят им выполнять свои обязанности на должном уровне, а также обеспечат карьерный рост. Таким образом серьезная, правильно поставленная система обучения сразу будет настраивать и мотивировать новых людей на длительную работу в фирме.

Также стоит добавить, что не только новым сотрудникам приходится совмещать работу с обучением, в связи с чем возникает множество рисков и проблем. Политика 1С предусматривает систему сертификаций, но, т.к. коллектив фирмы небольшой и каждый сотрудник, тем более опытный сотрудник высоко ценен, то чтобы получить какой-то новый сертификат, сотрудникам приходится выполнять значимые проекты и при этом заниматься обучением, что естественно повышает продолжительность проектов, время на обучение и заставляет сотрудников работать без какой-либо мотивации дополнительные часы. При этом руководителю фирмы свойственно неадекватно определять временные рамки проектов и обучения. В погоне за максимизацией труда, до предела сжатые временные рамки чреваты большим количеством ошибок, бесконечной доработкой проектов, а также не прохождением сертификации. Так как процедура сертификации для сотрудников платная, то, следовательно, каждый провалившийся экзамен будет приносить фирме убытки.

Нарушения информационной безопасности. Широкий доступ к данным предоставляется даже новеньким сотрудникам, которые еще не зачислены в штат, включающий в себя: права на регистрацию в базе новых клиентов, права на изменение данных уже внесенных в базу клиентов. Стоит отметить, что контроль над клиентской базой должен быть предоставлен исключительно менеджерам. Но, в виду недостаточной компетентности менеджеров, в частности – менеджеров по направлению ИТС и их нежеланием что-либо делать (отчасти это объясняет огромным количеством обязанностей, которые они должны выполнять по требованию руководителя фирмы), им проще предоставить новым лицам все права, чтобы они сами вносили нужную информацию, чем соблюдать строгую градацию доступа. При таком подходе возникает серьезная угроза целостности данных – можно исказить информацию в базах настолько, что это буквально парализует деятельность фирмы на большой промежуток времени. Пока фирма находится в тройке лидеров по Воронежской области согласно официальному рейтингу 1С, а конкуренция на рынке программных продуктов от 1С по области весьма высока – эту угрозу не стоит недооценивать. В связи с крайне неэффективной кадровой политикой и пренебрежительным отношением руководителя к подчиненным, вероятность того, что какой-то обиженный сотрудник решит нанести серьезный ущерб, имея полноценный доступ к данным также нельзя исключать.

Кроме доступа к информационным базам, содержащим информацию о клиентах, новым сотрудникам организуют доступ и к данным, содержащимся на сервере, включая и конфиденциальную информацию клиентов, из-за чего кроме угрозы целостности данных, возникает еще и угроза утечки данных.

Неадекватная постановка задач и определение времени их выполнения – одна из самых существенных угроз в ООО «Числа». Руководитель, определяя временные рамки тех или иных проектов, абсолютно не представляет, сколько времени должно реально уходить на выполнение этих работ. А тем более с учетом всех дополнительных обязанностей. Система планирования отсутствует как таковая, хотя сама структура менеджмента начинается именно со стадии постановки задачи и планирования. Чем выше должность сотрудника – тем более значимыми для фирмы являются его управленческие решения. Соответственно, если эти решения не будут соответствовать реальной действительности, тем больший вред они нанесут устойчивости и экономическому развитию фирмы.

Неадекватная постановка задач свойственна не только верхнему уровню руководства. Менеджеры по ИТС также не представляют реальное положение вещей и ставят перед сервис-инженерами заведомо невыполнимые задачи, которые противоречат собственному регламенту, как например: сервис-инженеры должны в день развозить порядка 10 дисков информационно-технологического сопровождения, однако согласно внутреннему регламенту один час отводится на дорогу, один час на проведение работ по установке обновлений и демонстрацию новых материалов диска и один час на дорогу обратно соответственно. Итого три часа. По трудовому законодательству на территории РФ принят восьмичасовой рабочий день. Таким образом в день согласно регламенту можно развезти не более трех дисков. Более того, реальность такова, что у клиента очень редко возможно уложиться за 1 час. Это зависит от новизны аппаратного обеспечения, объема информационной базы, а также того, как долго не проводились обновления. На одного клиента иногда может уходить до 3-х часов и более.

Неадекватно установленные нормы, не соответствующие реальному положению вещей приводят к тому, что сервис-инженеры в погоне за этими нормами будут по максимуму сокращать время своего пребывания у клиента, что чревато не корректной установкой обновлений, отсутствию архивных копий и другими ошибками.

В небольшом коллективе важную роль занимает согласованность действий и координация, но там, где нет четких правил, регламентов и инструкций всегда царит хаос и анархия, так что нередкими бывают ситуации, что когда присутствие какого-то сотрудника необходимо – может оказаться так, что этого сотрудника не будет на месте из-за того, что его просто не поставили в известность о том, когда и в какое время его присутствие в офисе обязательно.

Значимой составляющей кадровой политики является внутрикорпоративная культура: поведение сотрудников в фирме, их адекватность, этика делового общения и т.д. Что касается этики делового общения, то на данный момент корректно с коллегами умеют общаться очень немногие сотрудники, а руководитель вообще позволяет себе сарказм и издевки в адрес своих подчиненных, что не только выходит за рамки профессионального общения, но даже не этично относительно общепринятой нравственности и морали. Все это создает крайне напряженную обстановку в фирме, приводит к озлобленности сотрудников и контрмотивирует людей на всякую дальнейшую работу.

Неотъемлемым фактором развития и роста компании является конструктивная критика и адекватное восприятие таковой. Зная недостатки можно без труда разработать комплекс действий по их устранению и снижению рисков, ими вызванных. Но политика руководителя ООО «Числа» не подразумевает адекватное восприятие критики как таковой, а особенно по части управления. В итоге в фирме существует множество выше обозначенных проблем, которые не решаются и которые не только приводит к полному застою и отсутствию всякого дальнейшего развития, но и ставят под вопрос устойчивость фирмы.

Совокупность угроз и рисков в фирме ООО «Числа» представлена в Таблице 1

С учетом угроз и рисков, представленных в Таблице 1 к рассмотрению предлагается следующий комплекс мер:

1. Введение «белый зарплаты», соц. пакета, прекращение сокрытия налоговых выплат.
2. Введение регламентов и контроль за их исполнением как со стороны сотрудников, так и со стороны руководства.
3. Строгое закрепление за сотрудником определенной должности и соответствующих обязанностей.
4. Внедрение полноценной системы обучения, включающей в себя теоретический курс и практику.
5. Повышение информационной безопасности путем введения строгой градации доступа. Права на изменение и добавление данных о клиентах должны оставаться только у менеджеров. У непосредственных исполнителей различных работ следует ограничить права исключительно до создания отчетов в базе о проведенных работах.
6. Создание службы экономической безопасности для оценки угроз, рисков и их минимизации.
7. Адекватное планирование работ и проектов, а также ресурсов и времени на их выполнение.
8. Разработка и введение системы мотивации.
9. Повышение квалификации. Сотрудники не должны совмещать подготовку к экзаменам и текущие обязанности. Сотрудников следует освобождать от своих текущих обязанностей на время их подготовки к сертификации, и это время должно устанавливаться адекватно.
10. Увеличение численности персонала. Все вышеописанные рекомендации не имеют смысла, если маленький коллектив будет выполнять тот спектр задач, который выполняет сейчас и который еще предстоит выполнить.
11. Повышение внутрикорпоративной культуры. Переосмысление руководителем подхода к кадровой политике.

Эффективная кадровая политика – это неотъемлемый залог успеха и устойчивого экономического развития любой организации. Деятельность организации напрямую зависит от профессионализма и компетентности ее сотрудников, а потому так важно заботиться о сотрудниках, правильно их мотивировать и адекватно ставить перед ними задачи, выделять время и ресурсы для их выполнения, а также следить за атмосферой в фирме.

Неправильно поставленное управление персоналом крайне пагубно скажется на развитии фирмы, а особенно в долгосрочной перспективе. Возникнет текучесть кадров, организация будет постоянно нести убытки, работы будут выполняться непрофессионально, что в свою очередь вызовет потерю клиентов, отрицательную репутацию и, как следствие, банкротство.

Ссылки на источники

1. Асунин П.В. Оценка системы экономической безопасности предприятия  [Текст] / П.В. Асунин, М.Н. Волкова// Материалы IV Международной научно – практической конференции «Социально-экономические науки и гуманитарные исследования»: сб.науч.трудов – Новосибирск: Центр научного сотрудничества, 2015. - 4 – С.141-144.
2. Байдина М.Б. Производственные показатели для оценки и анализа экономической безопасности  / М.Н. Волкова, М.Б. Байдина // Концепт. Спецвыпук «Актуальные вопросы экономики и менеджмента». – 2014. - №12. – С.12-15.
3. Беспалова О.В. Оценка экономической безопасности при проведении аудита качества управления / М.Н. Волкова, О.В. Беспалова // ФЭС: Финансы. Экономика. Стратегия – 2012. - №7. – С.22-26.
4. Волкова М.Н. Анализ объектов исследования при проведении аудита качества управления коммерческими структура / М.Н.Волкова // ФЭС: Финансы. Экономика. Стратегия, 2010. - № 10. - С. 54-58.
5. Волкова М.Н. Повышение конкурентоспособности фирм-франчайзи в сфере IТ технологий / Волкова М.Н. //  Научное обозрение. - 2008. - № 1. - С. 89-93.
6. Иванников Д.С. Функциональные направления службы безопасности предприятия [Текст] / Д.С. Иванников, М.Н. Волкова// Материалы IV Международной научно – практической конференции «Социально-экономические науки и гуманитарные исследования»: сб.науч.трудов – Новосибирск: Центр научного сотрудничества, 2015. - 4 – С.144-147.
7.  Кавыршина О.А. Основы финансового менеджмента  учебное пособие / О. А. Кавыршина ; ФГБОУВПО "Воронежский гос. технический ун-т". Воронеж, 2011.
8. Моисеева В.М. Резервы совершенствования производственной инфраструктуры / В.М. Моисеева // Российский экономический интернет-журнал. 2006. - № 4. - С. 183.
9. Сабетова Т.В. Проблемы стимулирования инновационной активности / Т.В. Сабетова // Нормирование и оплата труда в промышленности. - 2015. - № 5-6. - С. 22-27.        
10. Саламова С.С. Теоретические подходы к обеспечению экономической безопасности предприятия / Т.А. Волкова, М.Н. Волкова, Н.В. Плужникова, С.С. Саламова // ФЭС: Финансы. Экономика. Стратегия – 2015. - №3. – С.29-32.
11. Плужникова Н.В. Состав политики управления рисками / М.Н. Волкова, Н.В. Плужникова, П.Н. Рожков // Концепт. Спецвыпук «Актуальные вопросы экономики и менеджмента». – 2014. - №12. – С.4-8.
12. Рожков П.Н. Методика расчета финансовых рисков предприятия-экспортера с использованием финансовых рычагов / М.Н. Волкова, Н.Б. Тарасова, П.Н. Рожков // Концепт. Спецвыпук «Актуальные вопросы экономики и менеджмента». – 2014. - №12. – С.8-12. 

Научный руководитель: к.э.н., доцент Волкова М.Н.