Полный текст статьи
Печать

В любое время и в любом обществе архив выполнял функцию духовного, культурного и исторического центра. Однако для эффективной,  востребованной работы  в современном информационном обществе архиву также необходимо  быстро меняться, соответствуя другим сферам жизни.  Архив,  субъект рынка, действует в условиях конкуренции, как со стороны других архивов, так и со стороны организаций, занимающихся сбором и хранением различной информации (архивы и статистические организации).                                                                                            Электронный архив представляет собой   упорядоченную коллекцию разнородных электронных документов, снабжённых средствами навигации и поиска.  Коллекция представлена в виде системы. Система создается с целью систематизации, структурирования и сохранения документов в электронном виде, возможности доступного использования и распространения данных.                                                      

Электронный архив   –  интегрированный комплекс программных и технических средств, предназначенный для  хранения архивных документов в электронном виде [1].Ранее использовался термин – электронный документ. Системы документальной информации занимают  все более значимое положение. Электронные архивы являются интенсивно развивающимся видом в данной области систем. Это обязательное взаимодействие информационных технологий, документооборота, бизнес-процессов, других дисциплин. На сегодняшний день электронными архивами активно занимаются в Европе. В России с июля 2003 года функционирует международный Комитет по стандартизации, образованию и сертификации в области  управления электронными архивами [1].  Причина актуализации автоматизации архивного делопроизводства и хранения связана с  реализацией ФЦП «Электронная Россия»2000-2010, а затем  госпрограммы «Информационное общество» 2011-2020

Среди функций электронного архива выделяют:

 - сокращение времени  поиска информации;

- учет количества обращений, ведение статистической отчетности;

- безопасное хранение документов различной категории;

- обеспечение доступности получения информации.

Электронные системы наиболее распространены внутри организаций, лишь незначительная часть архивов имеют электронные  версии с полным  внешним доступом к информации.                                 
Среди отраслей, наиболее развитых в области электронных архивов, большие доли занимают образовательная, нефтегазовая и химическая промышленность, жилищно-коммунальное хозяйство и др.    Современная система образования предполагает большую долю самообразования. В этих условиях уровень информационной культуры зависит от того, сколько студенты могут  получать информационных ресурсов [3].  Ограничения в мобильности, времени, денежном выражении (для оплаты услуг) могут стать причиной  снижения темпа развития общества.                          По причине сложности и постепенного развития рассматриваемой сферы деятельности при разработке технического обеспечения и практического использования  в процессе создания электронных систем возникают  ситуации, требующие анализа для их решения. Среди основных вопросов для решения следует отметить:

  1. Хранение  и распространение информации, контроль и учет использования архивных документов.
  2. Разработка технологии системы и передачи информации.
  3. Профессиональная квалификация коллектива для организации и поддержания работы архива.
  4. Высокая стоимость разработки электронных систем и оборудования для их использования.
  5. Невозможность определения единого юридического статуса электронного архива в связи с наличием многочисленных формулировок  понятия.
  6. Смена использования ресурсов СПС (например, ранее ВятГУ использовал СПС «Консультант-плюс. Киров», а после объединения вузов ориентирован на СПС «Гарант»).
  7. Недостаточное финансирование архивов и  низкий уровень  пользования платными услугами, отсутствие узкоспециализированного персонала, техническая сложность мероприятий  не позволяют  единовременно решить возникающие проблемы.      Президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев отметил: «Однако, как и практически в любом ИТ-проекте, ключевым условием для начала использования электронного архива становится превышение совокупных затрат за определенный временной промежуток, связанных с поиском информации (документов) в архиве, и прямых и косвенных потерь от несвоевременного получения данных, над затратами (временными и финансовыми) на внедрение и сопровождение соответствующего ИТ-инструментария» [3].                                                 Совокупность действий, необходимых к выполнению для развития и совершенствования системы внедрения электронных архивов:
  8. Подготовка научных кадров для обеспечения высокоэффективной работы электронных архивов.
  9. Поддержание общенациональной  электронной системы и возможность распространения ее использования на все учреждения архивов.
  10. Разработка положений  в области законодательства, регулирующих деятельность и процесс использования электронного архива.
  11. Включение в организационные структуры архивных учреждений и коммерческих, некоммерческих организаций департамента по контролю электронных систем.

          С появлением возможности продвижения услуг и проектов архивных учреждений сформировалась концепция маркетинга, логический ряд которой выстраивался следующим образом: архив — информационное учреждение – посредник ЮЛ (например, система образования) или ФЛ – потребитель. Юридические и физические лица могут играть разные роли в логической цепочке. Используя средства маркетинга для всестороннего изучения информационных потребностей и создания предпосылок для превращения их в реальный покупательский спрос и его последующее удовлетворение, архив занимает широкую нишу на информационном рынке.                    
Развитие электронных архивов учреждений способствует привлечению количества пользователей и повышению информационного, интеллектуального уровня, предоставляя возможность:

а) проведения маркетинговых исследований. Проведение маркетинговых исследований. Маркетинговые исследования представляют собой сбор, обработку и анализ данных с целью уменьшения неопределенности, сопутствующей принятию маркетинговых решений. Анализ использования документации архивов, частота, популярность в дальнейшем  позволит откорректировать  и совершенствовать систему электронных архивов.  

б) информирования о существовании, проектах, нововведениях в СМИ, являющихся основным ресурсом для передачи и получения информации.

в) формирования положительного имиджа архива. Создание определенного образа компании, который формируется в общественном и индивидуальном сознании, посредством средств массовой коммуникации и психологического воздействия. Он необходим для формирования доверия потенциальных потребителей.

г) продвижения и предоставления платных услуг как возможности роста, развития архива, повышения уровня его конкурентоспособности.           Архивная информация перерабатывается и превращается в качественно новую информацию, которая может быть использована при решении научных, производственных и социальных задач. Эффект от производства и потребления информационных услуг архивов создает предпосылку для установления производительных сил более высокого творческого уровня, способных создавать продукцию значительно более высокой стоимости, чем в настоящее время. Виртуальная среда позволяет более детально отбирать информацию для научных разработок. Таким образом, развитие электронных архивов способствует повышению культурного и научного  потенциала общества. Организация электронного архива предоставляет возможность пользователю, как профессиональному, так и непрофессиональному, получать информацию из любой точки доступа в требуемом объеме,  а также направлять документы для анализа, которые могут представлять социальную и историческую ценность, тем самым не тратя большое количество времени и обеспечивая вклад в развитие науки, истории, общества.