Управление качеством и управление информацией с точки зрения экономической безопасности

Аннотация. Статья посвящена теоретическим и методическим вопросам обеспечения экономической безопасности. Авторы рассматривают управление качеством и управление информацией с точки зрения экономической безопасности.
Ключевые слова: экономическая безопасность, управление информацией, управление качеством.

Успешное внедрение «Система управления качеством» и ее улучшение неразрывно связано с накапливанием, обработкой и анализом большого количества статистической информации (регистрация и разбор жалоб, мониторинг клиентов, работа с корректирующими и предупреждающими действиями и т.п.).

Управление качеством неразрывно связано с управлением информацией.

С точки зрения экономической безопасности основным здесь является:

- прием и обработка входящих сообщений (через секретаря);

- фиксация всех звонков, поступающих в компанию, позволяет: исключить потерю информации от клиентов, оперативно передавать необходимую информацию сотруднику, для которого она предназначена, проводить анализ входящей информации;

- составление графиков работ с напоминаниями. Эта часть системы предназначена для составления списка дел, привязанных к конкретной дате исполнения и конкретному сотруднику, ответственному за работу;

- фиксация, анализ и контроль переговоров с клиентами. Фиксация информации о проведенных переговорах позволяет: информировать других сотрудников о заключенных договоренностях; анализировать проведенные переговоры со стороны руководства компании на предмет корректности заключенных договоренностей; контролировать своевременное выполнение заключенных договоренностей.

Механизм внутренней переписки между сотрудниками позволяет четко фиксировать, возникающие в процессе работы, договоренности между сотрудниками; отслеживать сроки реакции сотрудников на вопросы и предложения коллег; легко организовывать общение сотрудников, разнесенных территориально или во времени;

- ввод заданий сотрудникам от руководителей с контролем их выполнения. Механизм совещаний с фиксацией принятых решений и контролем их выполнения.

Предоставление отчета со списком актуальных дел и решений, выполнение которых следует проконтролировать.

Проведение аудитов качества позволяет анализировать все процессы, происходящие в компании, на соответствие стандарту и принятой технологии работы;

- обработка жалоб. При анализе жалоб и претензий потребителей обязательно происходит выявление причин возникновения некачественной продукции или услуг и дальнейшее их устранение, что существенно уменьшает вероятность повторения ситуации;

- корректирующие и предупреждающие действия. Работа с несоответствиями дает дополнительные выгоды, как организации, так и потребителю. А именно: соответствующее качество, уменьшение количества жалоб и рекламаций, повышение прибыльности и возможно, увеличение доли рынка.

Преимущества такого подхода следующие:

- внедрение системы менеджмента качества в соответствии со стандартом ИСО;

- управление несоответствиями;

- проведение внутренних аудитов;

- учет переговоров с клиентами.

Однако, данный подход не позволяет:

- создать организационную структуру;

- имитировать бизнес – процессы и проанализировать будущие результаты;

- учитывать звонки.

Проанализируем программные продукты для управления качеством, управлением информацией в целях обеспечения экономической безопасности в таблице 1, где обозначены основные требования к программным продуктам для управления качеством. 

Таблица 1

Сравнительная характеристика программных продуктов для управления качеством

Исходя из данной таблицы видно, что наиболее современным программным продуктом является «Система управления качеством», однако ее можно применять параллельно с программой «QPR ProcessGuide» для наглядного видения результатов работы.

Однако, конфигурация "1С:Управление качеством" помогает организовать, наладить и структурировать основные работы по внедрению и развитию СМК в соответствии со стандартом ISO 9001:2008 и предназначена для автоматизации работы директоров и менеджеров по качеству.

Конфигурация поддерживает наиболее важные участки работы по управлению качеством:

- элементы управления процессами. Программа позволяет хранить структуру процессов предприятия, а также учитывать и анализировать значения показателей результативности каждого процесса;

- управление документами. Конфигурация автоматизирует процедуру управления внутренними документами предприятия. Позволяет вести реестр документации, отслеживать этапы создания и ввода в действие новых документов;

- управление несоответствиями. Конфигурация автоматизирует процедуру управления несоответствиями, позволяет анализировать статистику по несоответствиям, планировать и учитывать выполнение корректирующих и предупреждающих действий;

- проведение внутренних аудитов. Конфигурация позволяет вести планирование графика внутренних аудитов, планировать отдельный аудит, отслеживать ход его выполнения, формировать отчет об аудите [7, с.10].

Повышение качества выпускаемой продукции способствует обеспечению устойчивого положения предприятия на рынке, что является важнейшей составной частью экономической стратегии предприятия и требует принципиально нового подхода к управлению качеством. Этот принципиально новый подход в рыночных условиях рассматривается как всеобщая ответственность за качество всеми подразделениями, на всех уровнях управления.

Традиционное функциональное распределение ответственности, согласно которому  отделы контроля качества отвечают за качество, а производственные звенья - за выпуск продукции, считается устаревшим, поскольку его существование создает возможность разрыва между задачами производства и задачами обеспечения качества. Ответственность за качество производимой продукции возлагается, прежде всего, на линейный персонал: от рабочих до руководителей всехрангов.

Статистика показывает, что на зарубежных предприятиях количество штатных контролеров составляет 5% всего штата сотрудников предприятия.

Организация производства предусматривает контроль предыдущих технологических операций, где каждый рабочий обязан следить за тем, насколько качественно выполнена на поступившем к нему изделии предыдущая технологическая операция. При обнаружении дефекта он должен остановить конвейер и возвратить изделие на переделку тому, кто допустил брак. При этом фамилия виновника простоя конвейера высвечивается на большом табло в цехе. Психологический эффект подобных процедур достаточно велик: боязнь «потери лица», полная персонализация ответствености гораздо эффективнее способствуют бездефектной работе, чем любые материальные стимулы.

Данная программа позволяет описать и построить бизнес – процессы, систематизировать документацию, имитировать выполнении бизнес – процессов и анализ результатов, измерить показатели, проконтролировать показатели, создать организационную структуру, описать функциональные обязанности сотрудников, проанализировать и сравнить показатели и графически изобразить результаты деятельности организации.

Однако, данный программный продукт не позволяет: управлять несоответствиями; проводить внутренние аудиты; учитывать звонки; учитывать переговоры с клиентами.

Обобщая вышеизложенное, можно утверждать, что для идеального обеспечения экономической безопасности путем управления качеством и информацией необходимо разрабатывать средства учитывая специфику своей организации. 

Ссылки на источники

1. Федеральный закон от 28.12.2010 N 390-ФЗ "О безопасности" принят Гос. Думой 7 декабря 2010 г.: [официальный текст  в ред. федер. закона от 28 декабря 2010 года]/ СПС «Консультант плюс».
2. Соглашение Правительств государств - членов Евразийского экономического сообщества от 25.01.2008 (ред. от 19.05.2011) "О проведении согласованной политики в области технического регулирования, санитарных и фитосанитарных мер" / СПС «Консультант плюс».
3. Беспалова О.В. Оценка экономической безопасности при проведении аудита качества управления / М.Н. Волкова, О.В. Беспалова // ФЭС: Финансы. Экономика. Стратегия – 2012. - №7. – С.22-26.
4. Волкова М.Н. Основные аспекты разработки и внедрения сбалансированной системы показателей в коммерческих структурах / Волкова М.Н. // Проблемы современной экономики (Новосибирск). 2010. - № 1-2. - С. 118-122.
5.  Волкова М.Н. Теоретические основы функций качества управления, их анализ / М.Н.Волкова // Экономический анализ: теория и практика, 2009. - № 27. - С. 56-60.
6. Волкова М.Н. Направления совершенствования качества управления в торговых организациях по результатам аудиторской проверки / Волкова М.Н. // Научно-методический электронный журнал "Концепт". 2013. - Т.-  4.- № 34. - С. 41-45.
7.  Волкова М.Н. Методологические аспекты взаимосвязи аудиторских процедур: запросов и подтверждении / М.Н. Волкова // ФЭС: Финансы. Экономика. Стратегия. 2010.- № 11. - С. 7-10.
8. Саламова С.С. Теоретические подходы к обеспечению экономической безопасности предприятия / Т.А. Волкова, М.Н. Волкова, Н.В. Плужникова, С.С. Саламова // ФЭС: Финансы. Экономика. Стратегия – 2015. - №3. – С.29-32.