Теоретические основы управления проектами в образовательной организации

Развитие современных технологий ведёт к стремительному развитию общества и жизни человека. Одни передовые инновации сменяются другими. В таких условиях, развитие образовательной организации представляется как совокупность управляемых дискретных процессов, имеющих признаки: чёткие задачи, конечные цели, ограниченность ресурсов и времени.

Обычно люди разделяют процесс своей деятельности на локальные процессы. Проект – это неповторяющийся процесс изменений, во время которого создаётся уникальный продукт, услуга или результат, для реализации проекта требуются специальные методы управления.

Например, дошкольные учреждения ежегодно выпускают в школу тысячи детей, однако это не является проектом. Внедрение федеральных государственных образовательных стандартов, управление с использованием современных методов и инструментов, перестроение существующей системы обучения, считается проектом. Такой масштабный сложный проект, имеющий важное значение для всей системы образования требует использования системы управления проектами с целью правильного распределения финансовых ресурсов, установления требований к кадровым условиям, достижения целевых ориентиров в образовании.

Чтобы понять основы теоретических аспектов управления проектами, требуется знать значения основных определений, таких как «проект» и «управление проектом». Американский Институт проектного управления, определяет проект следующим образом.

Проект - это временное предприятие, предназначенное для создания уни-кальных продуктов, услуг или результатов[1].

Реализация проекта- совокупность разнообразных действий, направленных на выполнение целей проекта.

Все проекты имеют три важных компонента.

• · Любой проект направлен на достижение конкретной цели. Начало проекта всегда связано с наличием проблемы, требующей определенных действий, либо благоприятная ситуация, требующая усилий.  Успешным будет проект, который достиг своих целей при запланированных затратах.
• · Конкретные сроки проекта.
• · Результат проекта - уникальный продукт или услуга. Этим проектная деятельность отличается от операционной.

Для четкого понимания целей, задач и содержания проекта, его удачной реализации нужно определять структуру работ проекта в системе образования. При этом можно воспользоваться методом декомпозиции работ. То есть распределить всю работу, которую необходимо выполнить для достижения целей проекта  на поэтапные действия до такого уровня, на котором  эти  действия могут быть спланированы, выполнены и оценены. В зависимости от вида проекта разрабатываются и используются различные структурные модели. Рассмотрим две модели представленные В.А. Заренковым и Е.М. Роговой.

Таблица 1

Структурные модели проекта

Анализируя элементы структуры проекта  В.А.Заренкова и Е.М. Роговой можно сделать вывод что, при различии в названиях элементов их смысл полностью совпадает по восьми позициям из десяти.  В таблице хорошо видно, что структура проекта В.А. Заренкова включает в себя такие отличительные элементы, как матрица распределения и минимизации рисков, которая  указывает возможные риски и способы их минимизации и структурная модель организации проекта, которая представляет декомпозицию организационной структуры проекта. Структура проекта Е.М. Роговой не предусматривает эти элементы, но содержит «Дерево решений» - средство поддержки принятия решений при анализе данных и прогнозировании, что позволяет создать работающую модель проекта. Проанализировав эти две структуры можно с уверенностью сказать, что они обе могут применяться в системе образования, и даже в одной и той же организации, так как реализуемых  проектов  может быть несколько и они могут существенно отличаться друг от друга. Многое зависит от характера конкретного проекта и стиля работы команды проекта или организации. При разработке структуры  проекта необходима детализация всех элементов структуры  на каждом уровне.

При внедрении проекта на него оказывает влияние  среда, в которой он реализуется.

Таблица 2

Управление проектами- применение знаний, навыков, инструментов и методов управления к проектной деятельности для удовлетворения предъявляемых к проекту требований.[1]

Для повышения результативности  реализации проекта управление проектами использует нетрадиционные методы и инструменты. Управление проектом достигается путем итеративного применения процессов управления проектами. Процессы управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп, реализующих различные функции управления [3]:

• процессы инициации - принятие решения о начале выполнения проекта;
• процессы планирования - определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;
• процессы исполнения - координация людей и других ресурсов для выполнения плана;
• процессы анализа - определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий;
• процессы управления - определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;
• процессы завершения - формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.

Процессы управления проектами в Образовании  применяются в функциональных областях:

1. Управление содержанием проекта (планирование целей, результатов и критериев оценки успешности проекта).

2. Управление проектом по временным параметрам (распределение всего объёма запланированных работ  по временным отрезкам; составление календарного плана проекта, контроль возникающих изменений).

3. Управление стоимостью проекта (расчет  необходимых ресурсов для выполнения проекта, учет и контроль расходов, изменений бюджета).

4. Управление качеством (разработка стандартов качества, относящихся к проекту, мероприятия, при помощи которых будет достигаться качество образования, осуществление контроля качества образования)

5. Управление персоналом (определение полномочий, ответственных за внедрение проекта, подбор персонала, проектной команды).

6. Управление коммуникациями (сбор и предоставление информации о ходе реализации проекта). 

7. Управление проектными отклонениями:

• · определение факторов, которые могут затруднить внедрение проекта

( предусмотреть  возможность изменения результатов внедрения проекта от наступивших ситуаций риска);

• · управление ситуацией риска, её  анализ, принятие и исполнение решений,

формальное закрытие и мониторинг проблем проекта;

• управление изменениями, выявление изменений ранее согласованных параметров, их анализ, принятие и исполнение решений, формальное закрытие и мониторинг изменений проекта.

8. Управление контрактами — определение требуемых товаров и услуг, потенциальных поставщиков; поддержание формализованных отношений с поставщиками.

К основным принципам управления проектами относятся:

— целенаправленность — целевая ориентация проекта  на обеспечение конечных результатов;

— системность — разработка совокупности мер, необходимых для реализации проекта, во взаимосвязи с концепцией развития страны в целом;

— комплексность — разработка отдельных элементов проектной структуры, направленных на достижение частных целей, должна осуществляться в соответствии с генеральной целью;

— обеспеченность — все мероприятия, предусмотренные проектом, должны быть обеспечены различными видами ресурсов — финансовыми, информационными, материальными, трудовыми;

— приоритетность — система предпочтений, выработанная на основе общей концепции развития;

— экономическая безопасность;

— согласованность федеральных и региональных интересов и задач;

— своевременность, то есть достижение требуемого конечного результата в установленный срок.

Модель оценки уровня зрелости образовательной организации в области управления проектами.

Базовый уровень. Понимание важности  применения методов проектного управления и потребности  усвоения основных знаний в области управления проектами. При реализации поставленных целей отчасти  применяется проектный подход. Вводится  учет реализуемых проектов. Осознание руководства необходимости применения методов проектного управления. Проведение обучения отдельных сотрудников по управлению проектами.

Второй уровень. Организация понимает  важность нахождения и разработки общих процессов для того, чтобы успех одного проекта мог быть повторен при выполнении других. Осознание ощутимых выгод от использования управления проектами. Поддержка управления проектами на всех уровнях организации. Наличие системы контроля по проектам. Наличие общей методологии управления проектами. Разработка систематического плана по развитию персонала в области управления проектами. Применение национальных и региональных стандартов в области управления проектами. Главные задачи этого уровня:

- осознать движущие силы, вынуждающие ввести управление проектами;

-осознать выгоды, которые предполагает управление проектами, как краткосрочные, так и долгосрочные;

- разработка методологии  управления проектами образовательной организации;

-разработать систематический учебный план для всех работников организации с целью оказания поддержки управлению проектами и улучшения результатов управления.

Третий уровень. Организация осознает важность синергетического эффекта, возникающего при интеграции управления проектами с другими методологиями. Организация интегрирует все процессы, имеющие отношение к проекту, успешность применения которых  была продемонстрирована на практике в единую методологию. Поддерживает разделение ответственности.

Четвертый уровень. Понимание того, что необходимо улучшать существующую методологию, посредством анализа опыта управления проектами лучших практик.  Осуществление анализа лучших практик сотрудником организации (анализ процессов, методологий и корпоративной культуры). Сравнение как со сходными, так и с отличающимися отраслями.

Пятый уровень. На этом уровне анализируется информация, полученная в ходе анализа лучших практик, и принимается решение о том, будет ли эта информация использоваться при расширении (развитии) методологии организации в области управления проектами. Происходит накопление информации об опыте прошлых проектов. Передача знаний и реализация программы наставничества. Стратегическое планирование в управлении проектами. Улучшение существующих процессов. Улучшение интегрированных процессов.

Таблица 3 

Основные различия между управлением проектами  и линейно-функциональной  системой управления в образовании 

Таким образом, рассмотрев теоретические основы управления проектами можно сделать вывод, что современные образовательные организации выдвигают перед управлением проектами новые требования, которых не было еще 10 лет назад. Теория реагирует на эти требования, предлагая усовершенствованные, более интегрированные подходы к управлению проектами, в которых все больше внимания уделяется вопросам менеджмента. Предназначение управления проектами в Образовании заключается в том, что оно является одним из процессов деятельности по организации, планированию, руководству и координации трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов, направленных на эффективное достижение целей управления путем применения современных его методов, техник и технологий для достижения проектируемых результатов.