Управление деятельностью отдела комплектования и обработки документов (на примере библиотеки БГИИК)
ART 86468
Авторы:
Е.
А. Польшина, И.
Н. Доронина
Е.
А. Польшина, И.
Н. Доронина Библиографическое описание статьи для цитирования:
Польшина
Е.
А.,
Доронина
И.
Н. Управление деятельностью отдела комплектования и обработки документов (на примере библиотеки БГИИК) // Научно-методический электронный журнал «Концепт». –
2016. – Т. 11. – С.
2196–2200. – URL:
http://e-koncept.ru/2016/86468.htm.
Аннотация. В статье проанализированы функциональные задачи отдела комплектования и обработки документов библиотеки БГИИК. Представлена функциональная модель отдела с целью эффективного управления.
Ключевые слова:
моделирование, управление, функциональная модель, отдел комплектования, нотация idef0
Текст статьи
Польшина Екатерина Александровна,студентка 4 курса очной формы обученияпонаправлениюподготовки «Библиотечноинформационная деятельность» ГБОУ ВО «Белгородский государственный институтискусств и культуры», г. Белгородkatyapol123@yandex.ruДоронина Инна Николаевна,кандидат педагогических наук, доцент кафедры информатики и информационноаналитических ресурсовГБОУ ВО «Белгородский государственный институт искусств и культуры», г. Белгородdorinnabel@ yandex.ru
Управление деятельностьюотдела комплектования и обработки документов (на примере библиотеки БГИИК)
Аннотация.Встатьепроанализированы функциональные задачиотделакомплектования и обработки документов библиотеки БГИИК. Представлена функциональная модельотдела сцелью эффективного управления.Ключевые слова:управление, отдел комплектования, моделирование, функциональная модель, нотация IDEF0.
Управление формированием документных потоковбиблиотеки вуза –это создание наилучших условий для полноценного удовлетворения информационных потребностей вуза и повышения уровня информационного обслуживания библиотеки.Качественное формирование и оптимальное использование фонда учебной литературы является одной из главных задач библиотеки вуза. Автоматизация, несомненно, является необходимостью для всех современных библиотек. Сегодня в библиотеках все процессы автоматизированы, что значительно облегчило работу библиотек. Поэтому, переход к автоматизированным библиотечноинформационным системам является приоритетом в области библиотечного дела. Современная библиотека активно эволюционирует, включая в свою деятельность новые формы, связанные с автоматизацией, внедрением современных информационных технологий. Качественные изменения библиотечноинформационной деятельности инициируют и фундаментальные изменения управленческого аспекта. Выдающийся теоретик и практик отечественного библиотечного дела Н.С. Карташов, плодотворно занимался изучением этого аспекта. Одной из главных проблем в управлении библиотечной сферой он считал низкий уровень аналитического и прогностического исследования. «В условиях внедрения новой информационной технологии особое значение приобретает анализ управленческой деятельности, задающей основные параметры функционирования и развития библиотек. Актуальной становится не только оценка эффективности библиотек с позиций интенсивных факторов и резервов библиотечной деятельности, но, главным образом, оценка управляющей системы через реакцию объекта управления»[2, c.16].Процесс управления формированием фонда библиотеки представляют следующие функции: –исполнительные функции, выполняемые персоналом определённых действий (формирование электронного каталога, рабочих программ и т.д.)
–функция анализа, т.е. анализ книгообеспеченностии актуальности литературы. –руководящая функция–это распоряжения, издание приказов и планов, которые выполняются в соответствии с определёнными действиями[1, c.23].Целью нашего исследования является комплексный анализ функциональных задач отдела комплектования и обработки документов (на примере библиотеки Белгородского государственного института искусств и культуры (БГИИК))для эффективного управления деятельностью этого отдела.В управлении документными потоками модель библиотеки должна отражатьвсе стороны функционирования информационной системы, которую мы получим в итоге. Модель предметной области –это некоторая система, которая представляет структуру или функционирование исследуемой предметной области и согласованная с основным требованием –соответствие этой области. Для получения соответствующей предметной области функциональной модели нужно чтобы она была единой и системной.Требования, предъявляемые к моделям предметных областей в библиотечной сфере:
формализация, обеспечивающая описание структуры предметной области в библиотеке;
графические средства отображения модели должны быть ясны и отчётливы в применении сотрудниками библиотеки;
воплощение, представляющее собой средства физического воплощения модели предметной области в информационную систему библиотеки;
оценка эффективности реализации модели предметной области, опираясь на определённые методы и вычисляемые показатели библиотечноинформационного обслуживания. В качестве предметной области быловыбрано управлениеотделомкомплектования и обработки документов библиотеки БГИИК. Библиотека БГИИК активно шагает вперёд за потребностями пользователей, которые значительно меняются, также развиваются и предоставляются новые услуги, продукты сервисов. Вся деятельность библиотеки БГИИК осуществляется в соответствии с Положением о библиотеке ГБОУ ВО «Белгородский государственный институт культуры и искусств» СК.ПП. 2101.2014, Версия 3.0.В соответствии с Положением
[http://lib.bgiki.ru/node/2] библиотека БГИИК является структурным подразделением института,которое обеспечиваетнеобходимой информацией и документами. Библиотека БГИИКфункционирует и развивается в соответствии с целями, задачами и планами института. Качество информационнобиблиотечного обслуживания библиотеки БГИИК определяется главным образом деятельностью отдела комплектования и обработки документов.Формирование библиотечного фондав соответствии с профилем БГИИК, образовательными программами, тематикой научных исследований и информационными потребностями пользователей. Нами был проведен анализ нашей предметной области –отдела комплектования и обработки документов. Были изучены и проанализированы следующие документы:–ФЗ «О библиотечном деле», «Об образовании», «Об информации, информатизации и защите информации», «О высшем и послевузовском профессиональном образовании»; –законы и законодательные акты Белгородской области: «О библиотечном деле Белгородской области»; –постановления, приказы и другие нормативные правовые акты; –Устав ГБОУ ВО «Белгородский государственный институт искусств и культуры»; Положение о библиотеке ГБОУ ВО «Белгородский государственный институт искусств и культуры»;–локальные нормативныеакты института;–ГОСТ 7.1–2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание»;–ГОСТ 7.76–96 «СИБИД. Комплектование фонда документов. Библиографирование.
Каталогизация. Термины и определения».В ходе анализауправления отделом комплектования и обработки документов был проведён опрос сотрудников библиотеки:главный библиотекарь отдела комплектования и обработки документов библиотеки БГИИК;заведующий отделом комплектования и обработки документов библиотеки БГИИК;ведущий библиотекарь отдела комплектования и обработки документов библиотеки БГИИК.На основе полученной информации были определены следующие функциональные задачи подсистемы комплектования: –регистрация поступлений изданий как предварительно заказанных и оплаченных, так и поступающих без заказа (обязательный экземпляр, дары, книгообмен) с последующей оплатой или бесплатно; –формирование заказа всех видов изданий для различных источников комплектования; –подготовка всех необходимых учетнофинансовых документов, с возможностью настраивания их форм; –подготовка предложений по книгообмену в виде списков изданий, упорядоченных по задаваемым (настраиваемым) элементам данных; –выдача отчетно –статистических данных; –создание краткого библиографического описания документа с занесением полученных сведений в базу данных комплектования (служебная БД);–формирование заказов на литературу;
сопровождение заказов на литературу;
первичная обработка входного потока, учёт литературы;
оформление договоров (в контрактной службе, гражданско –правовой договор);
выбор поставщиков литературы (обзор коммерческих предложений);
подготовка тематических списков заказываемой литературы;
оптимизация тематического и видового состава подписки/заказа;
ведение служебной БД (ведётся в MWordдокументе);
изучение рынка книготорговых и издающих организаций (через интернет –сайты, прайсы, изучение тематических планов, БД «Книгообеспеченность» учебных дисциплин;
ведение картотеки источников комплектования;
списание литературы (книга учёта);
ведение электронного каталога (АБИС «МАРК –SQL»). Моделирование требует правильного выбора языка. Язык моделирования представляет собой нотацию, которая представлена главным образомграфически, которая предназначена для описания проектов. Нотация представляет собой совокупность графических объектов, используемых в модели. Язык моделирования при исследовании библиотечноинформационных систем должен быть, прежде всего, понятным сотрудникам библиотек, а также предоставлять им средстваформализованного и конкретногоопределения проектных решений.Таким языком и является нотация IDEF0, которую мы выбрали[3]. Выбор инструментального средства, также играет важнейшую роль в проектировании. Для построения функциональной модели можно использовать различные инструментальные средства. Мы предпочли использоватьMicrosoft Visioдля построения функциональной модели отдела комплектования и обработки документов. Инструментальное средство Microsoft Visio являетсяпрекрасным редактором, в котором с лёгкостью можностроитьблок –схемыи визуально представлять процессы библиотечной деятельности.Также Microsoft Visioподдерживает нотацию IDEF0, выбранную нами в качестве языка моделирования.Данный программный продукт является отличным инструментом для создания блоксхем процессов.Итак, чтобы построить функциональную модель управления отделом комплектования и обработки документов нужно построить контекстную диаграммуи далеедля дробного описания процессов строится диаграмма декомпозиции. В основе нотации IDEF0 лежат 4 основных понятия: функциональный блок; интерфейсная дуга (стрелка); декомпозиция; глоссарий. Описание системы должно дать ответ на некоторые заранее определенные вопросы.Для начального этапа создания функциональной модели нужно построить контекстную диаграмму, определив точку зрения и цель. Целью является: моделирование деятельности отдела комплектования и обработки документов в виде формализованного описания.Точказрения определена с позиций руководителябиблиотеки.
На основании проведённого анализа была разработана контекстная диаграмма (рис. 1), позволяющая системно представить функциональные задачи отдела.Диаграммасостоит из функционального блока «Комплектование и обработка документов» и следующих входных потоков и выходных.Входные потоки:–входящие документы;–учебнометодические материалы ППС БГИИК;–запросы вузовских подразделений;–картотека источников комплектования и «Регистрационная картотека периодическихизданий»;–БД «Книгообеспеченность учебных дисциплин»; –документы, подлежащие списанию. Выходные потоки:–обработанные документы;–библиографическое описание (традиционные каталоги: систематический и алфавитный, краеведческий, топографический);– электронный каталог (АБИС «МАРКSQL»);–записи в картотеке и в БД «Книгообеспеченность учебных дисциплин»;
–оформление заказов на новые поступления;
–оформленные договоры;
–учётнофинансовые документы;
–информирование пользователей о новых поступлениях. Управление процессом «Комплектование» осуществляют: нормативные документы (ФЗ, Устав БГИИК, локальнонормативные акты, положение о библиотеке БГИИК), ГОСТ 7.1 –2003 и ГОСТ 7.76 –96, Электронный каталог «МАРКSQL», тематикотипологический план комплектования. Исполнителями являются сотрудники отдела и программнотехническое обеспечение (ПТО).Диаграмма декомпозиции(рис.2)представляет собой три функциональных блока: информационное обслуживание, сотрудничество с издательствами и книготорговыми организациями, аналитикосинтетическая обработка документов. Запросы вузовских подразделений является входным потоком для функционального блока – информационное обслуживание. Информирование пользователей о новых поступлениях является выходным потоком для этого функционального блока. Далее БД «Книгообеспеченность учебных дисциплин», картотека источников комплектования и «Регистрационная картотека периодических изданий» являются входными для функционального блока –сотрудничество с издательствами и книготорговыми организациями. Выходные потоки для этого функционального блока –оформленные договоры, обработанные документы и оформление заказов на новые поступления.Учебно–методические материалы ППС БГИИК, входящие документы, документы, подлежащие списанию являются входными для функционального блока аналитикосинтетическая обработка документов.Выходные потоки для этого функционального блока –учётнофинансовые документы, библиографическое описание (традиционные каталоги: систематический и алфавитный, краеведческий, топографический), электронный каталог (АБИС «МАРКSQL»), записи в картотеке и в БД «Книгообеспеченность учебных дисциплин». Далее диаграмма декомпозируется. Функциональный блок –информационное обслуживание становится входным для блока –сотрудничество с издательствами и книготорговыми организациями. Также функциональный блок –сотрудничество с издательствами и книготорговыми организациями становится управляющим для блока –аналитикосинтетическая обработка документов. Управлением процесса «Комплектование» являются нормативные документы (ФЗ, Устав БГИИК, локальнонормативные акты, положение о библиотеке БГИИК) разветвляется на все три функциональных блока. Управление –ГОСТ 7.1 –2003 и ГОСТ 7.76 –96 является управлением для двух функциональных блоков –информационное обслуживание и аналитикосинтетическая обработка документов. Управление –электронный каталог «МАРКSQL» управляет этими же двумя функциональными блоками. Управление –тематико–типологический план комплектования разветвляется на все три функциональных блока.Сотрудники отдела являются исполнителямидля трёх функциональных блоков. Программнотехническое обеспечение (ПТО) так же является механизмом исполнения для трёх функциональных блоков.Таким образом, построенная функциональная модель отдела комплектования и обработки документовпозволяет: представить в современном виде с использованием инструментальных CASEсредств организационно–штатную структуру отдела, в которой в формализованном детализированном виде показаны все функции этого отдела; в наглядном графическом виде показатьвсе технологические процессы, осуществляемые отделом с учётом внутренних и внешних связей; осуществлять все виды отчётности. Разработанная функциональная модель позволяет руководителю библиотеки (отдела) легко и быстро обнаруживать все проблемные места и лакуны в деятельности подразделения, наметить пути модернизации и развития. Это и дает возможность осуществлять эффективное управление деятельностью отдела.
Рисунок 1–Контекстная диаграмма функциональной модели
Рисунок 2 –Диаграмма декомпозиции
Ссылки на источники1.Болдырев, П. А. Методика расчета коэффициента книгообеспеченности учебного процесса в Оренбургском государственном университете / П. А. Болдырев, Т. В. Волкова // Вестник Оренбургского государственного университета. 2010. № 9. С. 8187.2.Карташов, Н. С. Основные направления и объекты анализа системы библиотечного управления / Н. С. Карташов // Науч. и технич. б–ки. –2002. –№ 7. –С. 16–28.3.Доронина, И.Н. Методология SADT в библиотечном деле / И. Н. Доронина // Библиосфера. –2013. –№4.–с.7176
Управление деятельностьюотдела комплектования и обработки документов (на примере библиотеки БГИИК)
Аннотация.Встатьепроанализированы функциональные задачиотделакомплектования и обработки документов библиотеки БГИИК. Представлена функциональная модельотдела сцелью эффективного управления.Ключевые слова:управление, отдел комплектования, моделирование, функциональная модель, нотация IDEF0.
Управление формированием документных потоковбиблиотеки вуза –это создание наилучших условий для полноценного удовлетворения информационных потребностей вуза и повышения уровня информационного обслуживания библиотеки.Качественное формирование и оптимальное использование фонда учебной литературы является одной из главных задач библиотеки вуза. Автоматизация, несомненно, является необходимостью для всех современных библиотек. Сегодня в библиотеках все процессы автоматизированы, что значительно облегчило работу библиотек. Поэтому, переход к автоматизированным библиотечноинформационным системам является приоритетом в области библиотечного дела. Современная библиотека активно эволюционирует, включая в свою деятельность новые формы, связанные с автоматизацией, внедрением современных информационных технологий. Качественные изменения библиотечноинформационной деятельности инициируют и фундаментальные изменения управленческого аспекта. Выдающийся теоретик и практик отечественного библиотечного дела Н.С. Карташов, плодотворно занимался изучением этого аспекта. Одной из главных проблем в управлении библиотечной сферой он считал низкий уровень аналитического и прогностического исследования. «В условиях внедрения новой информационной технологии особое значение приобретает анализ управленческой деятельности, задающей основные параметры функционирования и развития библиотек. Актуальной становится не только оценка эффективности библиотек с позиций интенсивных факторов и резервов библиотечной деятельности, но, главным образом, оценка управляющей системы через реакцию объекта управления»[2, c.16].Процесс управления формированием фонда библиотеки представляют следующие функции: –исполнительные функции, выполняемые персоналом определённых действий (формирование электронного каталога, рабочих программ и т.д.)
–функция анализа, т.е. анализ книгообеспеченностии актуальности литературы. –руководящая функция–это распоряжения, издание приказов и планов, которые выполняются в соответствии с определёнными действиями[1, c.23].Целью нашего исследования является комплексный анализ функциональных задач отдела комплектования и обработки документов (на примере библиотеки Белгородского государственного института искусств и культуры (БГИИК))для эффективного управления деятельностью этого отдела.В управлении документными потоками модель библиотеки должна отражатьвсе стороны функционирования информационной системы, которую мы получим в итоге. Модель предметной области –это некоторая система, которая представляет структуру или функционирование исследуемой предметной области и согласованная с основным требованием –соответствие этой области. Для получения соответствующей предметной области функциональной модели нужно чтобы она была единой и системной.Требования, предъявляемые к моделям предметных областей в библиотечной сфере:
формализация, обеспечивающая описание структуры предметной области в библиотеке;
графические средства отображения модели должны быть ясны и отчётливы в применении сотрудниками библиотеки;
воплощение, представляющее собой средства физического воплощения модели предметной области в информационную систему библиотеки;
оценка эффективности реализации модели предметной области, опираясь на определённые методы и вычисляемые показатели библиотечноинформационного обслуживания. В качестве предметной области быловыбрано управлениеотделомкомплектования и обработки документов библиотеки БГИИК. Библиотека БГИИК активно шагает вперёд за потребностями пользователей, которые значительно меняются, также развиваются и предоставляются новые услуги, продукты сервисов. Вся деятельность библиотеки БГИИК осуществляется в соответствии с Положением о библиотеке ГБОУ ВО «Белгородский государственный институт культуры и искусств» СК.ПП. 2101.2014, Версия 3.0.В соответствии с Положением
[http://lib.bgiki.ru/node/2] библиотека БГИИК является структурным подразделением института,которое обеспечиваетнеобходимой информацией и документами. Библиотека БГИИКфункционирует и развивается в соответствии с целями, задачами и планами института. Качество информационнобиблиотечного обслуживания библиотеки БГИИК определяется главным образом деятельностью отдела комплектования и обработки документов.Формирование библиотечного фондав соответствии с профилем БГИИК, образовательными программами, тематикой научных исследований и информационными потребностями пользователей. Нами был проведен анализ нашей предметной области –отдела комплектования и обработки документов. Были изучены и проанализированы следующие документы:–ФЗ «О библиотечном деле», «Об образовании», «Об информации, информатизации и защите информации», «О высшем и послевузовском профессиональном образовании»; –законы и законодательные акты Белгородской области: «О библиотечном деле Белгородской области»; –постановления, приказы и другие нормативные правовые акты; –Устав ГБОУ ВО «Белгородский государственный институт искусств и культуры»; Положение о библиотеке ГБОУ ВО «Белгородский государственный институт искусств и культуры»;–локальные нормативныеакты института;–ГОСТ 7.1–2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание»;–ГОСТ 7.76–96 «СИБИД. Комплектование фонда документов. Библиографирование.
Каталогизация. Термины и определения».В ходе анализауправления отделом комплектования и обработки документов был проведён опрос сотрудников библиотеки:главный библиотекарь отдела комплектования и обработки документов библиотеки БГИИК;заведующий отделом комплектования и обработки документов библиотеки БГИИК;ведущий библиотекарь отдела комплектования и обработки документов библиотеки БГИИК.На основе полученной информации были определены следующие функциональные задачи подсистемы комплектования: –регистрация поступлений изданий как предварительно заказанных и оплаченных, так и поступающих без заказа (обязательный экземпляр, дары, книгообмен) с последующей оплатой или бесплатно; –формирование заказа всех видов изданий для различных источников комплектования; –подготовка всех необходимых учетнофинансовых документов, с возможностью настраивания их форм; –подготовка предложений по книгообмену в виде списков изданий, упорядоченных по задаваемым (настраиваемым) элементам данных; –выдача отчетно –статистических данных; –создание краткого библиографического описания документа с занесением полученных сведений в базу данных комплектования (служебная БД);–формирование заказов на литературу;
сопровождение заказов на литературу;
первичная обработка входного потока, учёт литературы;
оформление договоров (в контрактной службе, гражданско –правовой договор);
выбор поставщиков литературы (обзор коммерческих предложений);
подготовка тематических списков заказываемой литературы;
оптимизация тематического и видового состава подписки/заказа;
ведение служебной БД (ведётся в MWordдокументе);
изучение рынка книготорговых и издающих организаций (через интернет –сайты, прайсы, изучение тематических планов, БД «Книгообеспеченность» учебных дисциплин;
ведение картотеки источников комплектования;
списание литературы (книга учёта);
ведение электронного каталога (АБИС «МАРК –SQL»). Моделирование требует правильного выбора языка. Язык моделирования представляет собой нотацию, которая представлена главным образомграфически, которая предназначена для описания проектов. Нотация представляет собой совокупность графических объектов, используемых в модели. Язык моделирования при исследовании библиотечноинформационных систем должен быть, прежде всего, понятным сотрудникам библиотек, а также предоставлять им средстваформализованного и конкретногоопределения проектных решений.Таким языком и является нотация IDEF0, которую мы выбрали[3]. Выбор инструментального средства, также играет важнейшую роль в проектировании. Для построения функциональной модели можно использовать различные инструментальные средства. Мы предпочли использоватьMicrosoft Visioдля построения функциональной модели отдела комплектования и обработки документов. Инструментальное средство Microsoft Visio являетсяпрекрасным редактором, в котором с лёгкостью можностроитьблок –схемыи визуально представлять процессы библиотечной деятельности.Также Microsoft Visioподдерживает нотацию IDEF0, выбранную нами в качестве языка моделирования.Данный программный продукт является отличным инструментом для создания блоксхем процессов.Итак, чтобы построить функциональную модель управления отделом комплектования и обработки документов нужно построить контекстную диаграммуи далеедля дробного описания процессов строится диаграмма декомпозиции. В основе нотации IDEF0 лежат 4 основных понятия: функциональный блок; интерфейсная дуга (стрелка); декомпозиция; глоссарий. Описание системы должно дать ответ на некоторые заранее определенные вопросы.Для начального этапа создания функциональной модели нужно построить контекстную диаграмму, определив точку зрения и цель. Целью является: моделирование деятельности отдела комплектования и обработки документов в виде формализованного описания.Точказрения определена с позиций руководителябиблиотеки.
На основании проведённого анализа была разработана контекстная диаграмма (рис. 1), позволяющая системно представить функциональные задачи отдела.Диаграммасостоит из функционального блока «Комплектование и обработка документов» и следующих входных потоков и выходных.Входные потоки:–входящие документы;–учебнометодические материалы ППС БГИИК;–запросы вузовских подразделений;–картотека источников комплектования и «Регистрационная картотека периодическихизданий»;–БД «Книгообеспеченность учебных дисциплин»; –документы, подлежащие списанию. Выходные потоки:–обработанные документы;–библиографическое описание (традиционные каталоги: систематический и алфавитный, краеведческий, топографический);– электронный каталог (АБИС «МАРКSQL»);–записи в картотеке и в БД «Книгообеспеченность учебных дисциплин»;
–оформление заказов на новые поступления;
–оформленные договоры;
–учётнофинансовые документы;
–информирование пользователей о новых поступлениях. Управление процессом «Комплектование» осуществляют: нормативные документы (ФЗ, Устав БГИИК, локальнонормативные акты, положение о библиотеке БГИИК), ГОСТ 7.1 –2003 и ГОСТ 7.76 –96, Электронный каталог «МАРКSQL», тематикотипологический план комплектования. Исполнителями являются сотрудники отдела и программнотехническое обеспечение (ПТО).Диаграмма декомпозиции(рис.2)представляет собой три функциональных блока: информационное обслуживание, сотрудничество с издательствами и книготорговыми организациями, аналитикосинтетическая обработка документов. Запросы вузовских подразделений является входным потоком для функционального блока – информационное обслуживание. Информирование пользователей о новых поступлениях является выходным потоком для этого функционального блока. Далее БД «Книгообеспеченность учебных дисциплин», картотека источников комплектования и «Регистрационная картотека периодических изданий» являются входными для функционального блока –сотрудничество с издательствами и книготорговыми организациями. Выходные потоки для этого функционального блока –оформленные договоры, обработанные документы и оформление заказов на новые поступления.Учебно–методические материалы ППС БГИИК, входящие документы, документы, подлежащие списанию являются входными для функционального блока аналитикосинтетическая обработка документов.Выходные потоки для этого функционального блока –учётнофинансовые документы, библиографическое описание (традиционные каталоги: систематический и алфавитный, краеведческий, топографический), электронный каталог (АБИС «МАРКSQL»), записи в картотеке и в БД «Книгообеспеченность учебных дисциплин». Далее диаграмма декомпозируется. Функциональный блок –информационное обслуживание становится входным для блока –сотрудничество с издательствами и книготорговыми организациями. Также функциональный блок –сотрудничество с издательствами и книготорговыми организациями становится управляющим для блока –аналитикосинтетическая обработка документов. Управлением процесса «Комплектование» являются нормативные документы (ФЗ, Устав БГИИК, локальнонормативные акты, положение о библиотеке БГИИК) разветвляется на все три функциональных блока. Управление –ГОСТ 7.1 –2003 и ГОСТ 7.76 –96 является управлением для двух функциональных блоков –информационное обслуживание и аналитикосинтетическая обработка документов. Управление –электронный каталог «МАРКSQL» управляет этими же двумя функциональными блоками. Управление –тематико–типологический план комплектования разветвляется на все три функциональных блока.Сотрудники отдела являются исполнителямидля трёх функциональных блоков. Программнотехническое обеспечение (ПТО) так же является механизмом исполнения для трёх функциональных блоков.Таким образом, построенная функциональная модель отдела комплектования и обработки документовпозволяет: представить в современном виде с использованием инструментальных CASEсредств организационно–штатную структуру отдела, в которой в формализованном детализированном виде показаны все функции этого отдела; в наглядном графическом виде показатьвсе технологические процессы, осуществляемые отделом с учётом внутренних и внешних связей; осуществлять все виды отчётности. Разработанная функциональная модель позволяет руководителю библиотеки (отдела) легко и быстро обнаруживать все проблемные места и лакуны в деятельности подразделения, наметить пути модернизации и развития. Это и дает возможность осуществлять эффективное управление деятельностью отдела.
Рисунок 1–Контекстная диаграмма функциональной модели
Рисунок 2 –Диаграмма декомпозиции
Ссылки на источники1.Болдырев, П. А. Методика расчета коэффициента книгообеспеченности учебного процесса в Оренбургском государственном университете / П. А. Болдырев, Т. В. Волкова // Вестник Оренбургского государственного университета. 2010. № 9. С. 8187.2.Карташов, Н. С. Основные направления и объекты анализа системы библиотечного управления / Н. С. Карташов // Науч. и технич. б–ки. –2002. –№ 7. –С. 16–28.3.Доронина, И.Н. Методология SADT в библиотечном деле / И. Н. Доронина // Библиосфера. –2013. –№4.–с.7176
