Полный текст статьи
Печать

Наличие четко действующих коммуникаций в организации способствует решению многих организационных проблем, в частности координации деятельности отдельных структурных единиц в организации относительно общей цели, обеспечению устойчивых отношений с внешней средой, предоставлению подразделениям организации необходимой рабочей информации и целевых указаний и т.д.

Циркулирующая внутри организации информация выполняет следующие задачи:

1) она является формой взаимосвязи, взаимодействия компонентов (подразделений) и обеспечивает контакты с внешней средой;

2) она обслуживает все функции управления – от подготовки и принятия решения до подведения результатов исполнения решения;

3) информация является непосредственной причиной выбора организацией той или иной модели поведения, направленной на достижение заданной цели.

Но существования одной информации недостаточно. Необходимо, чтобы она соответствующим образом преобразовывалась  и обрабатывалась. В результате будут возникать «коммуникационные связи»[1], которые и обеспечивают эффективное функционирование организации.

Сам термин «коммуникация» (от лат. «cоmmunicаtiо» – делать общим, сообщать, беседовать, связывать) появился в научной литературе в начале XX века. Данный термин быстро стал общепринятым, однако его распространение вовсе не означало, что коммуникации превратились в одну из важных составляющих социальных исследований. Только развитие различных концепций организации придало актуальность проблемам, связанным с построением и функционированием коммуникационных сетей.

Организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому числу людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами[2]. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.

Благодаря коммуникации осуществляется сбор, анализ и систематизация информации как внутри предприятия, так и за его пределами.

Коммуникационный процесс с точки зрения менеджмента – это система управления, которая посредством интегрированной коммуникации с целевыми аудиториями способствует достижению максимальной эффективности по всевозможным направлениям рыночно-ориентированного развития организации в условиях изменяющейся внешней среды[3].

Основными элементами коммуникационного процесса являются следующие.

  1. Отправитель – лицо, генерирующее идею либо собирающее информацию и передающее ее.
  2. Сообщение – информация, закодированная в виде символов.
  3. Канал – средства передачи информации.
  4. Получатель (реципиент) – тот, кому предназначена информация.

Цель коммуникации – обеспечить понимание информации (сообщения), которой обмениваются отправитель и получатель.

В организациях имеют место следующие коммуникационные процессы:

1) коммуникации между организацией и внешней средой, которые ориентированы на различные целевые аудитории (потребителей, поставщиков, конкурентов, органы власти и т.д.) и решают проблемы создания имиджа, обеспечения связи с потребителями;

2) коммуникации между уровнями управления и подразделениями (межуровневая коммуникация); к типам таких коммуникаций относятся: вертикальная коммуникация (нисходящая или восходящая), горизонтальная коммуникация (коммуникация между различными подразделениями);

3) неформальные коммуникации, которые обеспечивают взаимодействие между различными социальными группами (индивидами) внутри организации.

Два последних типа и образуют систему внутренних коммуникаций, позволяющую осуществлять информационный обмен между сотрудниками. Сейчас в западном социуме менеджмент крупных компаний начинает строить внутри своей компании организационные отношения нового типа[4]. Такие отношения основаны на грамотной коммуникационной политике и представляют собой совокупность большого количества коммуникативных взаимодействий[5].

Выделяются следующие функции коммуникации с учетом коммуникативных потребностей и целевой ориентации всей организации:

1) информационная функция предполагает информирование о результатах деятельности и планах организации, информационное обеспечение жизнедеятельности организации;

2)  познавательная функция, состоящая в приобретении знаний, обучении, профессиональном развитии, увеличении интеллектуального капитала, прогрессе в деятельности;

3)  интегрирующая функция, позволяет организации включиться в более общие структуры и связи;

4)  административная функция предусматривает управление и руководство деятельностью персонала и структурных подразделений;

5)  регулирующая функция, предполагающая упорядочение и налаживание нормальной деятельности организации;

6)  координационная функция, связанная с развитием сотрудничества, согласованием между организационными действиями;

7)  побудительная функция, формирующая мотивационную основу коммуникационной среды, принуждает действовать в нужном направлении, активизируя персонал;

8)  социальная функция, позволяющая удовлетворить многообразные социальные потребности в общении, уважении, признании, психологическом комфорте и климате;

9)  представительская функция, предусматривающая отражение интересов организации, демонстрирующая ее авторитетность и влиятельность в деловом мире;

10) ритуальная функция, включающую передачу организационных ценностей, сохранение традиций, совершение организационных церемоний;

11) самопрезентативная функция, предполагающая официальное представление организационных проектов, товаров в рекламных целях;

12) рекреационная функция, ориентированная на обеспечение отдыха, восстановление сил и способностей персонала;

13) атрибутивная функция, связанная с собственной организационной идентичностью, с поддержанием принадлежности;

14) апеллятивная функция, состоящая в обращении организации к общественному мнению[6].

В современной организации перед руководителем встает следующая дилемма. С одной стороны присутствует уверенность менеджера в том, что коммуникаций в организации должно быть много. В результате организации превращаются «в некое подобие информационно перегруженных центров ответов на всевозможные вопросы или хранилищ ненужной информации»[7]. С другой – противоположная опасная крайность: минимизация количества каналов коммуникаций не уменьшает количество циркулирующей информации, а переводит ее в неформальные формы (слухи, сплетни). Поэтому необходимо найти оптимальное сочетание каналов передачи информации и определить её количество.

Таким образом, поскольку все организации в большей или меньшей мере работают с информацией, то вопрос коммуникаций для них стоит особенно остро. Коммуникативные процессы в управлении организацией обеспечивают ее целостность и общность функционирования. Система коммуникативных обменов пронизывает все уровни управления, полностью охватывая каждую горизонтальную плоскость. Создание коммуникативного пространства является уникальным специфическим видом деятельности руководителя, который во многом отражает его профессиональную компетентность. Наличие четко действующих коммуникаций в организациях способствует решению многих важнейших организационных проблем, в частности: проблемы координации деятельности отдельных структурных единиц в организации относительно общей цели; проблемы обеспечения устойчивых отношений с внешней средой; проблемы предоставления подразделениям организации необходимой рабочей информации и целевых указаний и др. Коммуникации в организации осуществляют передачу и трансляцию информации всем звеньям управления и персонала. В современных условиях коммуникации, происходящие внутри организации, приобретают особую значимость.