Daniil BraginПереговоры представляют собой сложный динамический процесс взаимодействия людей, на ход которого оказывают влияние множество сторонних факторов, таких как экономические, культурологические, социологические и прочие.
Тема заключения договоров актуальна на сегодняшний момент, особенно активно изучаются информационные технологии, которые внедряются в данный процесс. В условиях кризисной ситуации в российской экономике активное использование и продвижение информационных технологий приобретает особое значение для большого ряда предприятий и отраслей [1].
Исследование применения ИТ-технологий в переговорных процессах проводилось нами на базе Муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждения детский сад комбинированного вида № 8, г. Апшеронск.
Главной задачей работы было проектирование информационной системы, которая будет работать с электронной площадкой (электронными аукционами), а также интегрировать работу городской администрации муниципального образования Апшеронский район и самого учреждения – МБДОУ детский сад № 8.
В детском саду, как и в любом другом учреждении, весомое место занимают переговорные процессы, а именно заключение договоров на поставку продуктов, поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг для корректного функционирования организации и выполнения её основных задач.
Понятие эффективности равносильно понятию полезности рассматриваемого процесса или мероприятия. Чтобы оценить эффективность использования информационной системы, достаточно сравнить положительные результаты и результаты, полученные после внедрения в ту или иную структуру, т. е. понятие «эффективность» можно расценивать как результат, полученный при определенных усилиях [2].
Таким образом, нам необходимо определить экономическую и социальную эффективность информационной системы, которая производит поддержку переговорных процессов при проведении электронных закупок.
Экономическая эффективность оценивается сравнением показателей экономической результативности информационной системы, подсистемы или проекта со стоимостными затратами на реализацию внедрения данной системы.
Чтобы при сопоставимости результатов не возникало проблем, необходимо учитывать временные промежутки, в течение которых производилась оценка затрат, и корректное сопоставление временного промежутка, в течение которого оценивалась сама экономическая эффективность [3].
Источниками положительных показателей экономической эффективности информационных систем являются:
- сокращение затрат рабочего времени;
- уменьшение времени простоя использования оборудования, настройка и наладка оборудования, а также его обслуживание, снижение расходов на оплату работы в сверхурочные часы;
- сокращение затрат на финансирование, сокращение и оптимизация выплат на основную и дополнительную заработную плату, снижение расходов на содержание транспорта;
- сокращение недостач и излишков материально-производственных запасов (заранее проводимый расчет необходимых материалов);
- выручка от реализации основных средств в информационную систему и сокращение амортизационных отчислений;
- прибыль от повышаемых цен на выпускаемую продукцию (либо оказание услуг);
- сокращение убытков от уплаты штрафов, пени и неустоек [4].
Если рассчитывать экономическую эффективность информационной системы электронных закупок МДОУ детский сад № 8, то дать конкретную оценку работы системы невозможно. Исследование можно произвести аналитически, путем сравнения положительных факторов внедрения информационной системы в процесс переговоров. Предварительно были рассмотрены инновации, которые присутствуют сегодня в экономике деятельности и переговорных процессах [5].
Во-первых, проведение электронных аукционов, точнее, данная информационная система значительно позволяет сократить затраты рабочего времени [6].
Для проведения аукциона необходимо разместить нужную информацию на сайте, на котором будет проводиться электронный аукцион в сети Интернет. Извещение о проведении аукциона должно в себе содержать набор параметров, которым должны отвечать товар либо заказываемые услуги, а также основные требования к поставщику.
Во-вторых, использование информационной системы сокращает затраты на оплату рабочим их труда. Информационная система позволяет сократить количество людей, которые необходимы для проведения аукциона.
В-третьих, сокращается время проведения самих переговоров, для закупки товара либо для предоставления какого-либо спектра услуг. Сам по себе электронный аукцион представляет собой систему, взаимозамещающую процесс переговоров. Заказчик (МДОУ детский сад № 8) выставляет в сеть Интернет информацию о будущем аукционе, а поставщики предлагают свои предложения по данному аукциону.
Система автоматически выбирает победителя аукциона путем сравнивания предложенных цен и наборов параметров, предоставляемых поставщиком тех или иных услуг.
В-четвертых, снижаются издержки, которые могли бы возникнуть во время проведения переговоров, такие как затраты на дорогу (если заказчик и поставщик находятся в разных городах).
При внедрении данных систем в производство помимо экономической эффективности необходимо провести анализ социальной эффективности.
Социальная эффективность отвечает за сопоставление оценки производительности и профессиональности персонала. Практически все элементы, интегрированные в производство системы, обладают высокими значениями данного показателя [7].
Фактически оценить данный показатель возможно косвенным методом – при сравнении уровня оплаты труда персонала до и после внедрения информационной системы. К примеру, в МДОУ детский сад № 8 заработная плата специалистов, которые активно используют информационные системы в работе и компьютерные технологии в целом, намного выше, чем зарплата специалистов, работающих с документацией.
Система электронных аукционов действует и регулируется согласно Федеральному закону «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Детский сад № 8, являясь муниципальным казенным учреждением, обязан принимать участие в данных аукционах, но на определенных этапах возникают проблемы, связанные с решениями вопросов договорной деятельности между детским садом и администраций Апшеронского городского поселения Апшеронского района.
Чтобы осуществлять крупные закупки, необходимы финансы, которые у детского сада ограничены бюджетной схемой. Так, к примеру, чтобы произвести ремонт помещения, который не был запланирован в смете расходов на текущий год, необходимо обращаться в финансовый отдел администрации, который выносит данный вопрос на городскую сессию, где уже непосредственно обговариваются средства, которые необходимо выделить из бюджета города.
Рассмотрим ситуацию. На 2016 г. был запланирован ремонт в музыкальном зале детского сада. Денежные средства были распределены на покраску стен, новое напольное покрытие, светооборудование и др. В смету не была включена сумма на закупку новых стульев для музыкального зала.
Чтобы сделать запрос в администрацию для выделения денежных средств, заведующему необходимо подготовить пакет документов, в котором будут коммерческие предложения от нескольких фирм, осуществляющих продажу кресел.
Коммерческое предложение от поставщика должно содержать перечень видов стульев, цену на одно изделие, расчет денежной суммы для закупаемого количества, а также расчет средств, затрачиваемых на доставку. За основу берутся те фирмы, которые работают на территории Апшеронска. Данные прайс-листа необходимы для точного расчета суммы, которую необходимо выделить из городского бюджета.
Данные коммерческие предложения направляются в городскую администрацию.
Далее информация обрабатывается финансовым отделом, производятся расчеты сметы финансирования и анализ бюджета городского поселения. После этого финансовый отдел предоставляет информацию главе Апшеронска и решение выносится на депутатскую сессию. В ходе обсуждения данного вопроса на сессии определяется модель стульев, а также ценовая категория и сумма, выделяемая из бюджета.
Только после этого детский сад может проводить аукцион по закупке стульев. В извещении, размещаемом в сети Интернет, указывается сумма, которую можно затратить на покупку, а также модель стульев. Далее схема проведения аукциона стандартна.
Таким образом, в результате использования торговых площадок МДОУ детский сад № 8 сокращает свои издержки на закупку, но по-прежнему остаются неразрешенные проблемы.
Главной проблемой данного этапа закупок является затрата большого количества времени для выделения денежных средств бюджета, а также поиск устраивающих коммерческих предложений. На данный момент для утверждения закупки уходит от одного до двух месяцев.
Прежде чем заключить любой договор, нужно провести открытый аукцион, который проходит множество этапов: подготовку документов, размещение информации о проведении аукциона в системе госзакупок, регистрацию участников и т. д. Для осуществления крупных сделок ДОУ необходимо делать дополнительно запрос в администрацию на выделение денежных средств.
В ходе исследования переговорных процессов было выявлено, что проблематичными в работе с электронными аукционами стали этапы хранения информации, соответствующего выбора необходимого товара и этап, на котором происходит выделение денежных средств на покупку товаров МДОУ детский сад № 8. Эти этапы не автоматизированы, последний из перечисленных процессов включает в себя различные виды согласований, выработку общего решения, подписание договоров.
Для решения этих проблем разработан проект информационной системы, которая объединяет в себе функции посредника между детским садом комбинированного вида № 8 и городской администрацией, а также обладает рядом функций:
- поиск и анализ коммерческих предложений по заданным параметрам заказчика (не только сбор информации по отдельным фирмам, находящимся в городе, но и анализ всего рынка);
- интеграция работы финансового отдела с коммерческими предложениями (обработка поступающей информации и расчет бюджетной схемы);
- включение в интерфейс системы возможности заочно выносить решение вопроса путем проведения онлайн-сессии городской администрации;
- интеграция работы данной системы с интернет-площадками после этапа выделения денежных средств;
- автоматическое размещение на сайте государственных закупок извещения о проводимом электронном аукционе, которое будет содержать в себе все отобранные параметры по закупаемым товарам [8].
Разработанная информационная система решает следующие поставленные задачи:
- сокращение затрат рабочего времени на проведение электронных аукционов;
- сокращение затрат на оплату труда рабочим (сокращение количества людей, которые необходимы для проведения аукциона);
- повышение эффективности управления деятельностью ДОУ благодаря повышенному контролю за выбором поставщика, исполнителя и за статусом исполнения заказа;
- сокращение времени проведения самих переговоров для закупки товара;
- снижение издержек, которые могли бы возникнуть во время проведения переговоров, например, такие как затраты на дорогу.
Данная информационная система рекомендована для применения не только в дошкольных образовательных учреждениях, но и в остальных бюджетных организациях. Она будет совершенствоваться в соответствии с новыми требованиями и потребностями образовательного учреждения.