Information systems in the management of the organization: retrospective and current state

Развитие экономики ежедневно увеличивает потребность общества и организации в информации. Темпы развития современных информационных систем продуцируют ускорение процесса модификаций в организации и усиливают их влияние на внутренние процессы его функционирования при сохранении конкурентоспособности. Основным фактором сохранения стабильности при данных условиях является возможность адаптации предприятия к изменениям не только внутренним, но и внешним. Управление информационной средой организации невозможно без наличия в её системе эффективно действующей подсистемы управления, которая призвана систематизировать информацию. На сегодняшний день основной проблемой функционирования системы управления изменениями в организации является неупорядоченность, вызванная отсутствием корректных управленческих структур.

В современных организациях управление информационной системой осуществляется специальным отделом, который помимо проектирования самой системы, занимается также и методологией её формирования, поиском необходимых ресурсов с использованием технических средств. Данный отдел выполняет следующие функции:

-создание и применение технологий поиска информации, ее анализа;

-переработка и сортировка информации;

-проектировка потоков информации;

-разработка информационной базы организации, обеспечение ее жизнеспособности;

-определение размеров необходимой информации с ее последующей структуризацией.

Согласованность и соблюдение внешнего и внутреннего соответствия изменениям, которые происходят внутри организации и за её пределами, являются важнейшими условиями осуществления этих функций. Информационная база организации должна содержать определенное количество информационных ресурсов, необходимых для обеспечения максимальной эффективности функционирования организации. Основная цель отдела состоит в достижении базой оптимальности данного соответствия при помощи развития знаний в области программирования, выбора для нее подходящего программного обеспечения, использование новейших изобретений и создание благоприятных условий для пользователей информационной базы.

Эволюцию информационных систем следует рассматривать со стороны двух направлений: в зависимости от развития средств обработки информации и развития по уровню управления (по количеству обслуживаемых групп пользователей).

По средствам обработки можно выделить 4 основных этапа развития информационных систем [1].

На первом этапе предприятие сталкивается с огромными трудностями в обработке больших объемов данных в условиях ограниченных аппаратных возможностей. Особенно это касается процедур обработки счетов, расчета заработной платы и подготовки и ведения отчетности. В роли информационных систем выступают электромеханические бухгалтерские машины.

Второй этап характеризуется внедрением ЭВМ и отставанием программного обеспечения от уровня развития аппаратных средств. Как и на первом этапе, обработка информации происходит при выполнении рутинных операций. В то время были распространены вычислительные центры обработки информации для её дальнейшего использования в работе. Основной проблемой являлось отсутствие каких-либо контактов между разработчиками ИС и пользователей, для которых они должны были создаваться. Указанная проблема не теряет своей актуальности по сей день, так как приводит к неполному раскрытию всего спектра возможностей информационных систем.

На третьем этапе появляются персональные компьютеры, что становится настоящим прорывом в управлении предприятием. Персональный компьютер становится инструментом любого пользователя, а информационные системы, в свою очередь, приобретают все более индивидуальный характер и становятся реальным средством поддержки принятия решений.

Четвертый этап связан с созданием современных технологий связей внутри и вне корпораций. Достижения телекоммуникационных технологий обработки информации задействуются в полной мере. Основной целью внедрения становится достижение стратегических конкурентных преимуществ. На данном этапе разрабатываются стандарты и протоколы для компьютерной связи, организуется доступ к стратегической информации, с одной стороны, и протоколы защиты – с другой.

По развитию уровня управления (по количеству обслуживаемых групп пользователей) можно выделить многоуровневую классификацию:

1 уровень – оперативно-тактический включает в себя информационную поддержку операций: маркетинг, бухгалтерский учет, производство, снабжение, финансы. Информационная система выполняет здесь вспомогательную функцию, осуществляя поддержку таких бизнес-процессов, как выписывание платежных документов, счетов, проведение трансакций внутри предприятия и т.д. Такой подход характерен до 1950-х гг., когда появились первые системы обработки трансакций (transaction processing systems (TPS)), предназначенные для выполнения рутинных операций с информацией.

2 уровень – управление знаниями, на котором происходит включение новой информации в систему управления бизнесом, а также поддержка документооборота предприятия

3 уровень – системы поддержки принятия решений. Они обеспечивают предприятие обработанной информацией для осуществления функций среднего управленческого уровня. Например, предоставление регулярной структурированной отчетности по положению дел на оперативных уровнях: производстве, логистике, продажах и т.д. Данный уровень отчетов появляется в 1960–1970 гг. как концепция автоматизированной системы управления. На западе такие системы назывались MIS (management information system), в нашей стране она известна как АСУ. В 1980 гг. стала развиваться система поддержки принятия решений на тактическом уровне – Decision Support System (DSS), которая позволяла делать выборку и включать данные из многих источников.

4 уровень – стратегические системы. Они помогают высшему руководству выявлять долгосрочные тенденции как внутри фирмы, так и вне её. Данный уровень характеризуется появлением в 1990-х гг. экспертных систем (executive support system – ESS), база которых значительно расширена за счёт знаний экспертов, и становится вершиной информационных систем.

Рис. 1. Виды и уровни информационных систем [2, c. 20]

Появление в конце 1960-х гг. первых информационных систем существенно изменило суть управления организацией, они повлекли за собой создание первых стандартов систем планирования ресурсов. Корпоративные ИС стали строиться в едином технологическом ключе как цепочка интегрированных взаимосвязанных и взаимозависимых подсистем, объединенных аппаратно-системной платформой.

Первым разработанным стандартом стал MRP (Material Resources Planning), который частично автоматизировал процессы производства и решал задачи рационального планирования. Таким образом, MRP-система – это совокупность бизнес-процессов, интегрирующая основные производственные процессы: планирование и управление запасами, выпуск продукции. Импульсом для развития данной системы послужила необходимость организации в инструментах управления запасами на складах во избежание перетарок или, наоборот, недостач. Планирование на предприятиях охватывает все четыре уровня, отличающиеся по длительности и субъектам планирования:

-          оперативное;

-          среднесрочное;

-          долгосрочное;

-          стратегическое.

В 1980-х гг. стандарт MRP был дополнен финансовым блоком, который содержит элементы финансового планирования и управления. Затем происходит создание системы ERP (Enterprise Resource Planning), которая задействовала в управлении предприятием все виды ресурсов: капитальные, материальные, производственные, информационные.

ERP стала одной из самых эффективных систем на предприятиях, и к концу 1994 г. ее использовали 80% производителей. Эта система качественно влияет на управление бизнесом, снижая количество ошибок и нерациональных операций, тем самым экономя ресурсы. Применение ERP-систем стало стандартным.

Логическим продолжением развития ERP-системы стала CSRP-система (Customer Synchronized Resource Planning), осуществляющая планирование производственных ресурсов исходя из покупательских потребностей.

Стандарты данной системы сфокусированы целиком на внутренних процессах, например, на планировании производства, приеме заказов, закупке и производстве, доставке. Конкурентное преимущество определяется как создание и увеличение потребительской ценности, и поэтому появляется потребность в переориентации производственного процесса на потребителя, создании новых продуктов с повышенной для них ценностью.

Интеграция потребителя и структурных подразделений организации, отвечающих за работу с ними, а также административных и управленческих подразделений способствует усилению конкурентных преимуществ.

Клиентоориентированные производители создают свои преимущества через развитие системного подхода к оценке того, какие товары и услуги производить, на какие рынки выходить.

Рис. 2. Эволюция информационных систем [3]

Подводя итог, можно сделать выводы, что развитие информационных систем от момента их зарождения до настоящих дней создает определенные экономические тенденции, которые влияют на формирование методов управления организацией, а именно:

-          сокращение жизненного цикла продукции;

-          взаимосвязь и взаимозависимость подразделений;

-          ускорение развития информационных систем;

-          инновационная деятельность как метод управления.

Таким образом, информационная система – это сложный комплекс разнородных взаимодействующих между собой составляющих, которые создают свойства системы, необходимые потребителю.

Информационная система призвана обрабатывать поступающие данные, превращая их в удобную для конечных пользователей системы информацию при помощи определенных механизмов.

Информационная система должна быть выстроена таким образом, чтобы полностью дублировать управленческую структуру организации: в ее состав должны входить стратегические системы, системы поддержки принятия решений, системы управления знаниями, системы операционного управления. Пользователями таких систем могут выступать высшее руководство и руководители функциональных директорий. Более подробно взаимосвязь данных систем с системами управления представлена в табл. 1.

Управляющая система организации состоит из отделов управления и процессов управления. Для осуществления управления вышеупомянутый отдел должен непрерывно сопоставлять текущие состояния процессов управления с целями и миссией организации, т.е. и процессы оказывают влияние на функционирование управляющих отделов.

Таблица 1

Взаимосвязь информационных систем с системами управления на предприятии [4]

Обеспечение такого рода взаимосвязей и взаимозависимостей невозможно без обмена информацией, который и образует вместе со вспомогательными средствами передачи и людьми, обслуживающими их, информационную систему организации. В список её ежедневных задач входит:

-     предоставление необходимой информации в нужное время (влияние на процесс принятия решений);

-     повышение эффективности системы управления организации путем ее изменения в соответствии с нуждами информационных систем;

-     создание единой информационной среды, удобной для конечных пользователей;

-     повышение качества управления организацией;

-     структурирование и селекция информации;

-     создание новых подходов к управлению предприятием.

Стратегические системы способствуют выявлению различного рода долгосрочных тенденций, наблюдаемых как внутри организации, так и вне ее. Назначение данной системы в том, чтобы помогать топ-менеджерам сопоставлять организационные возможности компании с прогнозируемыми изменениями во внешней среде.

Системы поддержки принятия решений призваны обеспечивать выполнение процессов, за которые ответственны менеджеры среднего звена, не углубляясь в детализацию отчетности.

Системы управления знаниями обеспечивают доступ к необходимой информации в определенное время при помощи электронного документооборота, а также подключают новую информацию к процессу управления организацией.

Операционные системы поддерживают элементарные бизнес-процессы, их основная цель заключается в обеспечении трансакций внутри организации и решать оперативные управленческие запросы.

Подводя итог, отметим, что информационные технологии помогают решать множество проблем в управлении, но главное – собирать, селектировать и анализировать информацию, поступающую из внешней среды и внутри организации, а также координировать бизнес-процессы для достижения организацией своих целей. Проблема формирования и управления информационной системой является одной из наиболее важных задач организации, которую решает создание информационной базы. Она должна содержать определенное количество информационных ресурсов, необходимых для обеспечения максимальной эффективности функционирования организации.