The information in the management of the organization

В основе управления организацией лежит стратегический менеджмент. Стратегический менеджмент представляет собой комплекс теоретических и практических инструментов достижения долговременных жизненно важных целей предприятия. В основе стратегического менеджмента лежит стратегическое планирование.

Стратегическое планирование – это процесс формулирования миссии и целей организации, выбора специфических стратегий для определения и получения необходимых ресурсов и их распределение с целью обеспечения эффективной работы организации в будущем [1].

Информационное обеспечение стратегического менеджмента – важнейшая обеспечивающая функция, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемых решений. Ключевое понятие при этом – информация.

Информация (от лат. informatio, разъяснение, изложение, осведомленность) – общенаучное понятие, связанное с объективными свойствами материи и их отражением в человеческом сознании.

В современной науке рассматриваются два вида информации.

Объективная (первичная) информация – свойство материальных объектов и явлений (процессов) порождать многообразие состояний, которые посредством взаимодействий (фундаментальные взаимодействия) передаются другим объектам и запечатлеваются в их структуре [2].

Субъективная (семантическая, смысловая, вторичная) информация – смысловое содержание объективной информации об объектах и процессах материального мира, сформированное сознанием человека с помощью смысловых образов (слов, образов и ощущений) и зафиксированное на каком-либо материальном носителе.

Существуют две концепции информации: атрибутивная и функциональная [3]. В соответствии с первой информация есть атрибут материи. Вторая концепция связывает информацию с получением необходимых для выполнения необходимых действий данных.

Информация – это результат преобразования и анализа данных. Отличие информации от данных состоит в том, что данные – это фиксированные сведения о событиях и явлениях, которые хранятся на определенных носителях, а информация появляется в результате обработки данных при решении конкретных задач.

Классификация информации в управлении организацией

Сложный характер информации отражается в подходах к ее классификации. Наиболее часто используемыми признаками классификации выступают:

-          по характеризуемой среде – показатели внутренней среды, показатели внешней среды;

-          по принадлежности к функциональной подсистеме – информация по кадровой подсистеме, производственной подсистеме, административной подсистеме;

-          по форме распространения – вербальная, символьная, визуальная;

-          по изменчивости во времени – условно-постоянная и условно-переменная;

-          по способу передачи – звуковая, электронная, письменная и др.;

-          по режиму передачи – синхронная, асинхронная, дуплексная;

-                    по назначению – экономическая, техническая, социальная, организационная и др.;

-          по стадиям жизненного цикла объекта – на стадии стратегического маркетинга, планирования, эксплуатации и т. д.;

-          по иерархии субъектов управления – между подразделениями внутри фирмы по горизонтали, между руководителем и исполнителями по вертикали;

-          по степени готовности: первичная, промежуточная, конечная;

-          по степени надежности: достоверная, вероятностная;

-          по полноте: частичная, комплексная

и так далее.

Требования к качеству информации

Качество принимаемых в стратегическом менеджменте решений определяется качеством обеспечивающей информации. Основные требования к качеству информации следующие:

-          актуальность – соответствует текущим потребностям;

-          своевременность – режим реального времени;

-          достоверность – правильно отражает свойство объекта;

-          достаточность – обеспечивает возможность принятия решения;

-          надежность – вероятность отсутствия искажений, ошибок;

-          комплексность – всесторонняя характеристика объекта;

-          адресность – направленность определенному получателю;

-          корректность – соответствие предъявляемым требованиям;

-          копируемость – возможность переноса информации на несколько носителей;

-          скорость – время, необходимое для сбора, обработки и передачи информации;

-          кодируемость – возможность сохранения содержания при переходе к другому способу символьного или электронного представления;

-          доступность – открытость для получения необходимому кругу лиц;

-          языковая ясность – представление в понятном виде, алфавите, словаре, коде.

Приведенный список требований не является полным и в контексте функциональных задач может быть дополнен специфическими требованиями, например требованием секретности.

Источники получения информации

Источники получения информации можно условно разделить на внутренние и внешние.

К внутренним источникам относятся:

-          информация от сотрудников и должностных лиц предприятия;

-          отчетность подразделений и служб предприятия;

-          данные, получаемые от информационной системы предприятия;

-          результаты аудита предприятия;

-          информация от аналитических служб предприятия.

Содержание внутренней информации:

-          кадры фирмы, их потенциал, квалификация, интересы;

-          организационная структура управления;

-          характеристики производства;

-          научные исследования и разработки;

-          финансы фирмы;

-          маркетинг;

-          организационная культура;

-          охват дистрибьюторской сети;

-          технологические навыки;

-          оборудование и его расположение;

-          эффективность производства;

-          послепродажное обслуживание;

-          производственные запасы;

-          качество продукции;

-          научно-исследовательский потенциал.

К внешним источникам относятся:

-          законы, постановления и другие нормативные акты, положения и документы, определяющие правовую основу;

-          нормативные документы государственных органов, международных организаций и различных институтов, содержащие требования к участникам рынка, рекомендации и нормативы;

-          сведения, публикуемые органами государственной статистики, биржами и специализированными информационными агентствами;

-          данные, публикуемые в различных средствах массовой информации, неофициальные данные и т. п.

Содержание внешней информации:

-          темпы роста отрасли;

-          относительная отраслевая норма прибыли;

-          цена покупателя;

-          приверженность покупателя торговой марке;

-          технологические барьеры для входа в отрасль;

-          влияние поставщиков в отрасли;

-          влияние государства в отрасли;

-          заменяемость продукта;

-          имидж отрасли в обществе;

-          перспективы развития;

-          дифференциация продукции;

-          особенности конкуренции;

-          норма прибыли в отрасли;

-          ценность потребителя;

-          преданность потребителя торговой марке;

-          рынок рабочей силы.

Внешняя информация характеризует микросреду предприятия, куда входят:

-          покупатели – географическое положение, демографические характеристики, социально-психологические характеристики, отношение покупателей к продукту;

-          поставщики – стоимость поставляемого товара, гарантия качества, временной график поставок, пунктуальность и обязательность выполнения условий поставщиком;

-          конкуренты – стратегическое положение, выявление слабых и сильных сторон.

Макросреду предприятия образуют следующие внешние факторы:

-          экономические факторы – величины ВНП, темпов инфляции, уровня безработицы, процентной ставки, производительности труда, норм налогообложения, платежного баланса, норм накопления и т. п.;

-          политические факторы – ясное представление о намерении органов государственной власти в отношении развития общества и о средствах, с помощью которых го­сударство намерено проводить в жизнь свою политику;

-          рыночные факторы – многочисленные факторы, которые могут оказать непосредственное воздействие на успехи и провалы организации;

-          технологические факторы – возможности, которые наука открывает для производства новой продукции;

-          международные факторы – угрозы и возможности, возникающие в результате деятельности иностранных картелей, изменений валютного курса и политических решений в странах, выступающих в роли инвестиционных объектов или рынков;

-          правовые факторы – изучение законов и других нормативных актов, действенность правовой системы;

-          социальные факторы – отношение людей к работе и качеству жизни, обычаи и верования, демографическая структура, разделение ценностей, рост населения, уровень образования и т. д.

Таким образом, основу информационного обеспечения стратегического менеджмента составляет глубокое многоуровневое исследование отечественного и иностранного рынков по широкому спектру показателей и величин, влияющих на управление и результаты работы организации [4]. Важную роль при этом играет маркетинговый анализ, который посредством информации о цене, продукции, месте ее производства и способе ее продвижения на рынок определяет решения, принимаемые при формировании стратегии организации.

При определении стратегических целей, а также выборе вида и типа стратегии применяются разнообразные методы и технологии.

Информационное обеспечение стратегического менеджмента можно дифференцировать по происходящим процессам. Данные об использовании информации на различных этапах стратегического планирования и управления можно представить в виде таблицы (см. табл.).

Таким образом, проблема информационного обеспечения стратегического менеджмента решается на всех уровнях объекта планирования и управления. Получение достоверной информации зависит от людей, получающих и передающих ее в организационной системе управления. Профессиональная подготовка этих людей обеспечивается системой образования, накладывающей свои проблемы на информационную подготовку выпускников [6, 7].

В связи с недостаточной информационной компетентностью новых сотрудников организации в системе ее управления большое внимание должно быть уделено формированию эффективного механизма управления компетенциями [8–10].

Информационные потоки пронизывают все элементы организации, обеспеченные коммуникативными вертикальными и горизонтальными связями. Для их сбора, обработки, хранения, передачи создаются информационные системы разного уровня и назначения. Концентрация разноплановой информации в одном месте позволяет осуществлять ее аналитическую обработку, сортировку, распределение и коллективное обслуживание абонентов стратегического планирования. Информационные системы такого уровня развиваются в информационно-аналитические центры (ИАЦ).

Региональное стратегическое управление требует создания региональных информационно-аналитических центров (РИАЦ), которые могут специализироваться в функциональных областях, например логистике [11].

Информационное обеспечение стратегического планирования [5]