Tatyana TatarinovaЛюбое предприятие или организация, функционирующая на рынке, неизменно сталкивается с большими объёмами информации, поступающими извне. Данная информация не всегда интересна для бизнеса, иногда она кажется лишней и незначительной. Однако она является очень важным средством коммуникации компании с изменяющейся внешней средой, поэтому работу информационных потоков, по которым информация поступает в компанию, необходимо грамотно организовать.
Поступающая из внешней среды информация частично пропускается и способствует осуществлению всех основных бизнес-процессов, но большая часть ее теряется, либо не используется из-за отсутствия необходимости в ней. Однако именно эта часть представляет особый интерес для маркетологов, потому что в ней скрыты ответы на многие вопросы, которые ставятся перед ними.
Практически каждый день в компанию поступают предложения воспользоваться разнообразными услугами, оказываемыми сторонними организациями. Даже если они не соответствуют профилю компании в настоящее время, в условиях динамично и всесторонне развивающегося рынка они могут представлять интерес спустя некоторое время, поэтому на них тоже стоит обращать внимание.
Первым основным каналом поступления маркетинговой информации в организацию является служба сбыта. Среди менеджеров по сбыту часто бытует мнение, что такая информация является лишней и, по большому счету, только отвлекает от основной работы. Однако часто именно анализ, на первый взгляд, лишней информации становится поводом для создания новых предложений компании, которые позволят ей завоевать новые сегменты рынка или расширить имеющиеся.
Для оптимизации процесса приёма входящей информации автор данной статьи предлагает внедрить карточки устного опроса, которые должны быть всегда под рукой у менеджера.
Вторым важным каналом поступления информации в организацию является секретариат или служба reception. Как правило, именно через эти подразделения поступает масса предложений услуг. Задача сотрудников этих подразделений состоит в грамотном приёме и корректной передаче полученной информации. На эффективный сбор информации по этому каналу накладывает свои ограничения основной принцип работы службы reception: выяснить максимум информации за минимум времени. Время работы канала для входящей информации в любой компании очень дорого.
Для того чтобы не пропустить важную информацию, которая поступает на reception, автор статьи рекомендует упрощённую форму для заполнения поступающей информации. Для анализа поступивших по рекламным источникам звонков потенциальных клиентов/поставщиков/партнёров автор данной статьи предлагает иную форму, которая так же будет способствовать оптимизации работы компании и экономии времени.
В качестве конкретного примера рассмотрен процесс сбора, обработки и анализа информации на предприятии ООО «КС Интеграция», которое располагается в г. Оренбурге. Представлен процесс управления информацией и методы его оптимизации.
Для грамотного управления информационными потоками организации требуется специальное оснащение программными продуктами, которые значительно упрощают работу с данными.
В соответствии с объёмами и характером обрабатываемой информации руководство компании будет принимать решение о том, какие информационно-технические средства использовать в своей работе. В данной статье рассмотрены самые распространённые и универсальные из них, но на этом всё разнообразие сферы ИТ далеко не ограничивается.
Информационные потоки, входящие и циркулирующие внутри самой организации, являются наиболее важным элементом процесса жизнедеятельности организации и требуют повышенного внимания со стороны руководства компании. Предложенные в статье решения по повышению эффективности управления входящей маркетинговой информации помогут предприятию оптимизировать свою работу и тем самым повысить конкурентоспособность на рынке.
Научный руководитель: Туева Наталья Викторовна,
кандидат биологических наук, доцент кафедры коммерции и маркетинга Оренбургского филиала РЭУ им. Г. В. Плеханова, Оренбург, Россия