The system of internal control as an element of ensuring economic security of tourism businesses

В условиях глобализации трансформация экономической системы России сопровождается все большим усилением роли экономической безопасности хозяйствующего субъекта как надежной, капитальной основы экономически эффективного государства. Мировой финансовый кризис выявил существующие недостатки современных рыночных отношений, и прежде всего, нехватку информации о финансовом состоянии хозяйствующих субъектов. Необходимость создания системы внутреннего контроля в хозяйствующем субъекте в мировой практике признается как объективная необходимость для эффективного функционирования бизнеса, дающей уверенность в правильности и целесообразности управленческих решений руководства в достижении поставленных целей и задач, в том числе получение максимальной доходности и в эффективном и своевременном преодолении кризисных явлений.

Проблема внутреннего контроля для отечественной науки является относительно новой. Только отдельные ее аспекты исследованы отечественными учеными. Введение в действие нового федерального законодательства в сфере бухгалтерского учета, аудита, федеральных стандартов и других нормативных документов не решило всех вопросов методики и методологии данной проблемы.

Внутренний контроль организации в наиболее узком смысле – это осуществление субъектами организации, наделенными соответствующими полномочиями (субъекты внутреннего контроля), либо в автоматическом режиме, заданном указанными субъектами и под их управлением, следующих действий:

1) определение фактического состояния или действия управляемого звена системы управления организацией (объекта контроля);

2) сравнение фактических данных с требуемыми, то есть с базой для сравнения, принятой в организации, либо заданной извне, либо основанной на рациональности;

3) оценка отклонений, превышающих предельно допустимый уровень, на предмет степени их влияния на аспекты функционирования организации;

4) выявление причин данных отклонений.

Целью внутреннего контроля является информационная прозрачность объекта управления для возможности принятия эффективных решений. Очевидно, необходимо раскрыть содержание понятия информационной прозрачности объекта управления. Обозначим  понятие управления.

Управление каким-либо объектом – это направленное воздействие на этот объект для его упорядочения, для сохранения, совершенствования и развития его структуры (строения и внутренней формы его организации), а также для поддержания требуемого состояния (существования) или действия, направленного на реализацию какой-либо цели. Для возможности осуществления таких воздействий в течении определенного времени (периода управления) необходимо иметь представление о степени управляемости данного объекта, то есть о том, в какой степени он поддается управлению или, иными словами, в какой степени в результате управления обеспечивается (обеспечивалось или будет обеспечиваться) поддержание требуемого состояния, или действия объекта управления в соответствующий момент (период) времени. Информация о данной степени управляемости и отражена в понятии информационной прозрачности объекта управления.

Следовательно, без предельной информационной прозрачности объекта управления адекватное его восприятие невозможно, управленческое воздействие не будет приносить желаемого результата и управленческая связь с объектом теряется. Исходя из этого, информационную прозрачность объекта управления не следует отождествлять с информацией о его фактическом состоянии (действии). Итак, информация о фактическом состоянии объекта еще не обеспечивает адекватного восприятия его для возможности принятия эффективных решений. Для этого необходимо:

1) знать требуемое (желаемое) состояние (действие) объекта управления, позволяющее им эффективно управлять;

2) установить фактическое состояние (действие);

3) сравнить эти два состояния (действия);

4) оценить их различие.

Только после выполнения всех этих действий можно считать, что цель контроля достигнута – получена информация о степени управляемости объекта, то есть объект информационно прозрачен для управления. Дальнейшие управленческие решения зависят от конкретных обстоятельств. Могут быть приняты следующие решения:

1) не воздействовать на объект;

2) принять корректирующие меры для приближения фактического состояния (действия) объекта к требуемому;

3) изменить воздействие на объект, пересмотрев принятое ранее решение.

Таким образом, внутренний контроль, с одной стороны, обеспечивает возможность принятия эффективных управленческих решений, а с другой стороны – в интеграции с процессами организации и регулирования обеспечивает исполнения принятых решений. Следует отметить, что эти стороны внутреннего контроля находятся в неразрывном единстве и динамическом взаимодействии в циклах управленческих процессов.

В научной литературе наблюдаются различные взгляды на функции внутреннего контроля. Так, Г. В. Чая относит к функциям внутреннего контроля оперативную, защитную и регулятивную. На наш взгляд, выражение «регулятивная функция» применительно к внутреннему контролю не точно отражает суть, содержание вопроса, поэтому следует употребить выражение «упорядочивающая функция». Также отметим еще одну не менее важную функцию внутреннего контроля – превентивную. Предварительный контроль предупреждает нежелательные отклонения, предохраняет организацию от нежелательных последствий тех или иных действий. Например, оценка законности и целесообразности на стадии зарождения операций позволяет предотвратить действия, противоречащие требованиям нормативных документов и целям деятельности организации. К вышеперечисленным функциям следует добавить информативную и коммуникативную.

Особенность внутреннего контроля, как упоминалось выше, состоит в его двойственной роли в процессе управления организацией. В результате глубокой интеграции контроля и других элементов процесса управления на практике невозможно определить круг деятельности для работника таким образом, чтобы он относился только к какому-либо одному элементу управления без его взаимосвязи и взаимодействия с контролем. Любая управленческая функция (функция планирования, учета и т.п.) обязательно интегрирована с контрольной. Поэтому, теоретически рассматривая каждую стадию как отдельный элемент процесса управления, в аспекте практики можно допустить, что элемент контроля присутствует на каждой стадии и взаимодействует с элементом, непосредственно обусловившим ее понятие (данное допущение значительно упростит дальнейшее изложение). С другой стороны, для оптимального хода любой из стадий процесса управления над каждой из них необходим контроль.

Таким образом, эффективное функционирование отдела внутреннего контроля, достижение поставленных перед ним целей и задач, а в конечном итоге,  создание эффективного менеджмента, практически невозможно без адекватной системы внутрихозяйственного регулирования и документального обеспечения. Отличительными особенностями внутреннего контроля в организациях туризма являются:

1)     цели контроля: целью внутреннего контроля туристских предприятий является обеспечение эффективности управления на основе предоставления администрации и собственникам турпредприятий своевременной, достоверной, пригодной для использования информации; организация деятельности с благоприятным налоговым режимом, для того чтобы повысить максимально увеличить прибыль [1, 2].

2)     виды контроля: внутренний контроль осуществляет текущий (оперативный), последующий и предварительный контроль;

3)      объекты контроля: объектом внутреннего контроля является вся внутренняя информация туристских предприятий, а также данные налогового учета.

4)     применяемые методы контроля: наряду с общепринятыми методами контроля, которые использует большинство органов контроля, внутренний аудитор имеет возможность реализации специфических контрольных процедур, недоступных для других органов контроля (лабораторный анализ, контрольный запуск туристской услуги, эксперимент);

5)      степень точности формируемой результативной информации: внутренний аудитор должен добиваться максимально возможной точности отчетов [3].

Для внутреннего аудита большую роль играет оперативный и полный сбор полезной управленческой информации. Полезность информации определяется ее соответствием потребностям аудиторов и тем, в какой степени они могут опираться на такую информацию. Место внутреннего аудита в управленческой информационной системе туристского предприятия представлено на рисунке 1.

Следовательно, внутренний аудит является важнейшим звеном управленческой структуры любой организации и поэтому отдел внутреннего аудита должен занять подобающее место в структуре управления. Делая выводы, можно отметить, что в туристских предприятиях внутренний контроль должен быть организован путем выделения специального подразделения внутреннего аудита и его взаимодействия со всеми структурными подразделениями турпредприятия [1].

Рисунок 1 – Место внутреннего аудита в управленческой информационной
системе туристского предприятия

В настоящее время необходимость внедрения внутреннего аудита в туристских предприятиях обусловлено рядом причин:

-   усложнением и разветвлением организованной структуры организаций туристского комплекса;

-   разнообразием видов деятельности и ассортиментом оказываемых услуг;

-   стремлением руководства получить достаточно объективную и независимую оценку действий менеджеров всех уровней управления [7];

-   повышением степени доверия к турпредприятию со стороны деловых партнеров;

-   необходимостью              разрабатывать        ряд      альтернативных решений

каждой проблемы и выбором самого оптимального [6];

-   необходимостью              владения ситуацией        финансово-хозяйственной

деятельности каждого подразделения и вида деятельности и т.д.;

-   оптимизация налогообложения [2].

Практическая необходимость внутреннего аудита заключается в том, что эта система дает наиболее точную и достоверную экономическую информацию высшему звену управления турпредприятия о ее текущих делах и финансово-хозяйственной деятельности, способствует созданию высокоэффективной системы бухгалтерского и налогового учета и препятствует возникновению нарушений, подтверждает объективность и достоверность производственных отчетов обособленных структурных подразделений с целью гарантии его экономической безопасности.

Определим задачи проведения внутреннего аудита в туристских предприятиях:

1)  предоставления          достоверной           и объективной информации собственникам (учредителям) и администрации организации о ее финансово-хозяйственной деятельности;

2)  оценка соблюдения интересов собственников (акционеров, учредителей);

3)  оценка эффективности как отдельных операций санатория, так и его деятельности в целом;

4)  разработка мероприятий по улучшению финансовой деятельности организации;

5)  выявление соответствия систем бухгалтерского и налогового учета требованиям действующего законодательства;

6)  оптимизация и планирование налогообложения, которые заключаются в следующем:

-   определение правильности формирования налогооблагаемой базы по каждому виду налогов;

-   оценка состояния расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами;

-   выявление соответствия исчисляемых и уплачиваемых налогов нормам налогового законодательства;

-   диагностики проблем налогообложения при осуществлении финансово- хозяйственной деятельности туристского предприятия;

-   анализ методики исчисления налоговых платежей и использования налоговых льгот с учетом корпоративной структуры и правовых отношений с контрагентами;

-   проверка правильности составления деклараций и расчетов экономического субъекта по всем или отдельным видам налогов, уплачиваемых экономическом субъектом.

Обобщая вышесказанное, можно сделать вывод о том, что в туристских предприятиях необходимо проводить внутренний аудит, который будет развивать систему контроля за совершаемыми операциями, проникать в функции менеджмента, организационную деятельность здравниц, совершенствовать систему бухгалтерского и налогового учета.

В процессе изучения категории «экономическая безопасность хозяйствующего субъекта», чаще всего отечественные авторы приходят к тому, что она может быть обеспечена при комплексном использовании всего набора средств защиты, во всех структурных элементах производственной системы и на всех этапах ее деятельности [3]. Кроме того, необходимо отметить, что экономическая безопасность хозяйствующего субъекта, его независимость и недопущения по нахождению в зоне критического риска могут быть обеспечены только при условии определенности важнейших стратегических направлений обеспечения безопасности бизнеса, наличии четкого алгоритма действий своевременного обнаружения и ликвидации возможных угроз, уменьшение последствий финансовых рисков в результате эффективного использования системы внутреннего контроля.

В основе комплексной системы обеспечения экономической безопасности хозяйствующего субъекта должна быть предусмотрена определенная концепция развития, которая включает цель, задачи, принципы деятельности субъекта, инструменты, то есть должна быть предусмотрена стратегия и тактика действий, уделено максимальное внимание элементам внутреннего контроля и, конечно же, взаимодействие хозяйствующего субъекта с органами государственной власти.

В настоящее время российским предприятиям и организациям необходимо находить новые подходы к ведению бизнеса, более эффективно использовать резервы для повышения своей финансовой стабильности и конкурентоспособности [8]. И как следствие, одним из основных потенциалов источников роста доходности хозяйствующего субъекта является высокоэффективная система внутреннего контроля.

Внутренний контроль является важнейшей частью современной системы управления, дающей возможность достижения целей, поставленных собственниками, с минимальными потерями. Эффективность функционирования хозяйствующих субъектов во многом зависит от грамотно организованного внутреннего контроля, так как он не только призван выявить существующие недостатки и нарушения, но и предупредить их, а также способствовать их устранению в кратчайшие сроки.

Система внутреннего контроля организации оказывает свое воздействие на все возникающие управленческие решения, начиная с планирования деятельности и заканчивая составлением бухгалтерской финансовой отчетности. В целях поддержания безопасного уровня деятельности организации нужно осуществлять непрерывный контроль и проводить анализ по итогам хозяйственной деятельности.

Смысл системы внутреннего контроля заключается:

-   в минимизации финансовых и материальных расходов, сохранности имущества собственников организации, недопущении краж, присвоения имущества;

-   в выявлении резервов производства, уменьшении сверхнормативных запасов, в экономии денежных средств и товарно-материальных ценностей;

-     в повышении деловой, инвестиционной привлекательности организации;

-     в возможном уменьшении финансовых санкций со стороны фискальных налоговых органов;

-     в определении финансового положения организации на любой момент времени.

Эффективная структура внутреннего контроля включает действенное разделение полномочий и несовместимых функций. Последние несовместимы, если они сосредоточены у одного лица в любых вариантах, что не только потенциально приведет к совершению случайных ошибок, но и затруднит их выявление. К несовместимым функциям, прежде всего, относят: непосредственный доступ к активам; возможность осуществления операций с ними; непосредственное осуществление хозяйственных операций; отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учете [4].

Экономическая безопасность туристского предприятия – это эффективное использование экономического потенциала предприятия для снижения риска незаконного использования производственных и природных ресурсов и обеспечения стабильного функционирования на данный момент и в будущем. С целью достижения наиболее высокого уровня экономического развития, а также экономической безопасности, туристское предприятие должно осуществлять финансово-хозяйственную деятельность через систему внутреннего контроля [5].

В жестких условиях конкурентной борьбы деятельность туристских предприятий направлена не только на завоевание, а главное, - удержание определенной доли на рынке. Успешная их деятельность, в общем и целом зависит от достижения поставленных целей, - следования принятым установкам и намеченным ориентирам, главными из которых являются устойчивость с финансово-экономической и правовой точек зрения, и устойчивость их положения среди конкурентов на рынке. Поставленные цели могут быть достигнуты путем снижения рисков предприятия через систему внутреннего контроля.

В настоящее время в России внутренний контроль на предприятии осуществляется согласно Информации Минфина России от 26 декабря 2013 г. N ПЗ-11/2013 «Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности»:

-внутренний контроль должен осуществляться на всех уровнях управления экономическим субъектом, во всех его подразделениях (п.18а Информации Минфина России);

-для организации внутреннего контроля экономический субъект может создать специальное подразделение (службу внутреннего контроля) (п.19 Информации Минфина России).

Система внутреннего контроля на туристских предприятиях является важнейшей частью современной системы управления, позволяющей достичь экономических целей, поставленных руководителями в условиях конкурентного рынка.

Важную роль в принятии решения о структуре органов внутреннего контроля на предприятии играет состояние его контрольной среды, иначе говоря, уровень развития его корпоративной культуры. На практике предприятия, не только туристской сферы, зачастую внедряют систему внутреннего контроля в рамках функций, выполняемых службой внутреннего аудита, однако формально эти понятия нельзя отождествлять (таблица 1.).

Как видно из приведенной таблицы, конечные цели служб, как внутреннего аудита, так и внутреннего контроля идентичны: они созданы для того, чтобы выявить резервы повышения эффективности туристского предприятия. Однако методика работы данных подразделений различается: служба внутреннего аудита создается высшим руководством, которому докладывается о нарушениях в деятельности того или иного подразделения, несовершенствах системы внутреннего контроля, недостатках финансовой отчетности. На основании информации о выявленных отклонениях высшее руководство может принимать управленческие решения относительно их устранения.

Таблица 1 – Сущность и различия службы внутреннего аудита и службы внутреннего контроля

Напротив, служба внутреннего контроля образована линейными менеджерами и интегрирована в общую структуру управления организации. Таким образом, повышению эффективности работы службы внутреннего контроля способствует и то, что менеджеры, ответственные за результаты работы своих подразделений, могут предложить максимально эффективные решения в своих областях деятельности, так как знают работу своих отделов «изнутри». Но в этом же и недостаток такого построения системы контроля, так как не исключается возможность сговора между менеджерами подразделений и линейными работниками, что не лучшим образом скажется на работе туристского предприятия.

Наличие эффективно работающей системы внутреннего контроля является важнейшим фактором роста конкурентоспособности туристского предприятия. В соответствии с этими условиями существования, возникает необходимость уделять значительное внимание его экономической безопасности. В данном случае, внутренний контроль является необходимым элементом и основой его экономической безопасности. Необходимо отметить также же, о повышении роли управленческого контроля, который является гарантией успешной деятельности предприятия в сфере туризма. Экономическая безопасность является основой рационального и эффективного поведения туристских предприятий в условиях рыночных рисков.

Итак, создание системы внутреннего контроля туристского предприятия необходима с одной стороны, для эффективной работы всех подразделений, а с другой стороны она должна отражать интересы экономической безопасности предприятий.

Внутренний контроль становится системой лишь тогда, когда происходит хотя бы минимальное дробление функций между центром ответственности и субъектами контроля, а именно: в отношении владения и распоряжения активами организации; в отношении обеспечения сохранности активов, учета наличия и их движения, оценки результативности эксплуатации активов и иное. Наиболее распространенными проблемами в организации систем внутреннего контроля для туристских предприятий являются большая бюрократизация контроля на малых и средних предприятиях, сосредоточение внутреннего контроля только на защите активов, подготовке текущих отчетов; конфликт интересов в системе контроля, нехватка полномочий для ведения контроля и другие.

Отсутствие любого контроля вне зависимости от направлений деятельности затормаживает процесс развития организации либо даже совсем останавливает его. Так, например, если малые предприятия туристской сферы будут полностью сосредоточены только на защите активов и недопущении мошенничества и при этом не будут думать о мотивации сотрудников, это приведет в свою очередь к текучке кадров, снижению инициативы работников и другое. Если направить контроль только на оптимизацию налогообложения и не уделять внимания обеспечению организации управленческого учета, то менеджер организации не будет обладать точными данными для необходимой аналитической работы, применяя результаты которых можно довольно быстро реагировать на изменение внешней и внутренней среды.

Можно выделить следующие меры для поддержания безопасного функционирования организации:

-   усиление контроля за сохранностью документов и доступа к ним во внутренних регламентах организации, печатей, доверенностей, внимательное ознакомление ответственных лиц с подписываемыми договорами;

-   контроль за перемещением имущества в регистрирующем органе, а также наличие письменного заявления об отказе совершения каких-либо действий с личным счетом собственника без его личной подписи;

-   защита внутренней бухгалтерской финансовой отчетности организации, информации, являющейся коммерческой тайной, а также постоянное представление оперативных отчетов службы экономической безопасности организации перед руководством организации;

-   постоянный контроль и анализ кредиторской задолженности с целью защиты себя от возможной скупки всех долгов и давления на управление компании;

-   постоянный анализ конкурентной среды, пополнение информации об акционерах компании и контроль состояния собственных лицевых счетов;

-     оценка преданности работников и борьба с коррупцией на местах.

На стадии (или стадиях) организации и регулирования реализации управленческих решений контроль необходим для правильности хода реализации, для достижения необходимых результатов. В то же время, необходим контроль на предмет рациональности осуществления организации и регулирования.

На стадии учета обеспечивается:

1) контроль за наличием и движением имущества;

2) контроль за рациональным использованием производственных ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

3) контроль за состоянием выданных и полученных обязательств;

4) контроль за целесообразностью и законностью хозяйственных операций организации и т.д.

Данные учета служат информационной базой для контроля. C другой стороны, необходим контроль на предмет качества самого учета.

Завершающая стадия цикла процесса управления – анализ, то есть оценка информации о результатах выполнения управленческих решений на основе ее разложения на различные составляющие и их соотнесения между собой. Контроль и анализ глубоко интегрированы. Так, данные контроля часто являются основой для проведения анализа. С другой стороны, на стадии анализа реализуются и контрольные функции. Например, контроль на предмет степени обеспеченности запасов и затрат источниками формирования. Методы анализа являются стадиями осуществления контрольной деятельности, на которых, обобщенно говоря, оценивается степень приближения фактических результатов к конечному пункту какой-либо управленческой программы, независимо от того, изложена она в общих или конкретных выражениях. Также необходим контроль качества проведения анализа.

Все сказанное позволяет сделать вывод, что внутренний контроль организации является:

1) неотъемлемым элементом каждой стадии процесса управления;

2) «обособленной» стадией, обеспечивающей информационную прозрачность на предмет качества хода процесса управления на всех других стадиях.

На рисунке 2 наглядно раскрываются взаимосвязи, взаимозависимость, взаимопроникновение и роль каждого элемента в процессе управления организацией [3].

Рисунок 2 – Место и роль внутреннего контроля в процессе управления туристским предприятием 

Необходимо упомянуть об интеграции функций управления. Как уже отмечалось, функция контроля глубоко интегрирована с другими функциями управления. Вместе с тем, существует информационная интеграция внутри функции контроля. Интеграция контроля и других функций на одном уровне управления – это горизонтальная интеграция, а информационная интеграция функций контроля на разных уровнях управления (контроль на уровне рабочего места, бригады, участка, цеха, организации) – это вертикальная интеграция. В результате интеграции по горизонтали достигается согласование отдельных элементов управления с целью решения какой-либо управленческой проблемы или достижения какой-либо цели управления. При вертикальной же интеграции функция контроля реализуется на разных уровнях управления, но на базе одной и той же информации, подвергаемой агрегированию (укрупнению). Вертикальная интеграция необходима для контроля со стороны вышестоящего звена (системы) управления.

Таким образом, эффективность работы хозяйствующих субъектов во многом зависит от постоянного контроля, так как он призван выявлять недостатки и нарушения, а также предостерегать от них и способствовать своевременному их устранению.