Full text

В современном мире, в котором международная экономическая кооперация и контакты между представителями бизнеса, науки, культуры, да и любые иные коммуникации между представителями различных национальных культур стали совершенно естественным событием жизни, значение владением деловой перепиской вряд ли у кого вызовет сомнение. Переписка – это основа всего делового общения, успех которой во многом зависит от знания особенностей, тонкостей и общепринятых правил установления и поддержания деловых отношений.

Писать письма сложно. Гораздо сложнее, чем говорить. Письмо требует значительно большей концентрации внимания, ведь на листе бумаги нужно суметь кратко и точно представить информацию, донести именно те идеи, которые необходимы. Нельзя упускать из виду требования и нормы ведения переписки той страны, где находится адресат. Речевые нормы, принятые в стране, на языке которой ведётся переписка, являются определяющими при составлении письма.

Предметом нашего исследования является обучение навыкам деловой корреспонденции специалистов с дополнительной квалификацией «Переводчик в сфере профессиональной коммуникации». Поскольку предполагается, что их профессиональная деятельность в будущем может осуществляться в условиях межкультурного общения, то формирование навыков и умений ведения деловой переписки с потенциальным деловым партнером становится профессионально значимым [1].

Для реализации поставленных целей и задач нами был разработан авторский курс по формированию у переводчиков в сфере профессиональной коммуникации практических навыков и умений ведения деловой переписки. Основные положения курса были изложены в разработанном нами учебном пособии «Деловая переписка на немецком языке».

Цель данного курса – научить специалистов с дополнительной квалификацией «Переводчик в сфере профессиональной коммуникации» грамотно и успешно вести деловую переписку на немецком языке, познакомить их с современными нормами, правилами и жанрово-стилистическими особенностями ведения деловой корреспонденции в немецкоязычных странах, с образцами деловой и научной корреспонденции на немецком языке, овладеть грамматическими явлениями, типичными для языка делового и повседневного общения, формами речевого этикета, правилами поведения с деловыми партнерами из немецкоговорящих стран, а также с дополнительными сложностями, возникающими при написании писем на иностранном языке. Касаются они и правильного выбора слов и выражений, и соблюдения грамматических правил, и стиля высказываний.

К рассмотрению предлагаются следующие темы:

1)     Форма делового письма и факса (знакомство с внешней и внутренней формой написания деловых писем. Стиль делового письма).

2)     Установление деловых контактов (реализуется в виде запросов и просьб предприятий, намеренных выйти на международный рынок, находящихся в поиске зарубежных партнеров или представителей для продвижения своей продукции).

3)     Запрос и предложение (рассматривается структура письма-предложения и письма-запроса в виде общего (allgemeine Anfrage) и специального письма-запроса (spezielle Anfrage), твердого (das Festangebot) и свободного предложения без обязательств (das freibleibende Angebot)).

4)     Заказ (рассматривается полная характеристика товара: наименование товара, артикул, размер, вес, цвет, качество, сорт, количество, цена, упаковка, а также информация о сроках поставки).

5)     Заключение договора (рассмотрению подлежат все самые существенные составные части сделки. Предлагаются фрагментарные образцы договора).

6)     Финансовая переписка. Счета и платежи (обсуждаются такие темы, как различные виды платежей,платежный оборот).

7)     Рекламация (знакомство со структурой письма-рекламации).

8)     Поиск работы (обсуждаются такие темы, как устройство на работу, увольнение, структура и форма резюме, приглашение на собеседование).

9)     Телефонный разговор (реализуется в умении вести разговор по телефону. Знакомство с речевыми клише, телефонным алфавитом).

10)  Приложение (образцы писем-поздравлений, приглашений, благодарностей, пожеланий, соболезнований личного и делового характера).

В начале каждой темы приводятся в алфавитном порядке ключевые слова и, если необходимо, характерные и наиболее употребительные словосочетания. Затем предлагаются упражнения на иллюстрацию особенностей употребления этих слов в связных предложениях, которые, в свою очередь, часто имеют синтаксическую структуру, характерную именно для этой разновидности текстов.

Цели активизации практического употребления указанных лексических и синтаксических особенностей служат, далее, несколько видов упражнений: на синонимическую замену, в том числе с изменением структуры предложения, на употребление лексических единиц с правильным управлением, на самостоятельное построение предложений с заданными группами слов, на перевод отдельных предложений, на перевод конкретной информации, законченной в смысловом отношении. Заключительным видом работы являются упражнения на написание деловых писем на немецком языке по предложенной ситуации. Здесь обучающиеся должны показать, насколько грамотно они могут пользоваться речевыми структурами, грамматическими и стилистическими особенностями делового письма на немецком языке.

Остановимся более подробно на стилистических и грамматических особенностях ведения деловой переписки на немецком языке. Как показывает практический опыт, именно в этом вопросе обучающиеся испытывают самые большие трудности. Порой их представления о том, как написать красивее, официальнее и вежливее, могут привести к стилистическим, а иногда даже к коммуникационным ошибкам, что едва ли способствует достижению конечной цели: донести до адресата свою мысль и произвести самое положительное впечатление. При этом пишущий даже не подозревает о том, как странно, а может быть, даже смешно выглядит текст его письма.

Согласно новым правилам, установленным Немецким институтом стандартизации (DIN 5008), следует придерживаться при написании деловых писем следующих рекомендаций [2]:

1)     Отказ от формальных выражений, напыщенных фраз и сложных конструкций, характерных для языка бюрократии

Сравним два примера. В первом случае текст составлен в соответствии со всеми требованиями канцелярского стиля, а во втором – по новым, «упрощенным» правилам ведения переписки:

Раньше:

Wir wären Ihnen zu tiefstem Dank verbunden, wenn Sie so freundlich wären, uns die Prospekte in dieser Woche zu schicken.

Мы были бы Вам очень признательны, если бы Вы были столь любезны и выслали нам проспекты на этой неделе.

Сейчас:

Bitte schicken Sie uns die Prospekte in dieser Woche.

Пожалуйста, вышлите нам проспекты на этой неделе.

Очевидно, что изощренный стиль первого высказывания, приведенного выше, производит очень странное впечатление. Второе письмо выглядит проще и лаконичнее. Это требование касается не только текста письма, но и заключительных фраз в письме. Сравним следующие формы:

Раньше:

Mit vorzüglicher Hochachtung

Hochachtungsvoll

С совершенным почтением

С глубоким уважением

Сейчас:

Mit freundlichen Grüßen

Mit herzlichen Grüßen

С дружеским приветом

С сердечным приветом

Несомненно, что фраза “Mit herzlichen Grüßen” может быть использована в том случае, если отношения между адресатами не ограничиваются исключительно сухой деловой перепиской.

2)     Отказ от вводных фраз, не несущих смысловой нагрузки

Сравним два отрывка: они передают одну и ту же информацию, но отличаются по стилю, иллюстрируя традиционное написание письма «раньше» и «сейчас».

Раньше:

Sehr geehrter Herr Körber, auf Ihr Schreiben vom 15.08.2017 Bezug nehmend, teilen wir Ihnen mit, dass wir Ihre Forderungen als annehmbar betrachten.

In Erwartung der erforderlichen Unterlagen verbleiben wir mit freundlichen Grüßen…

Многоуважаемый господин Кёрбер, ссылаясь на Ваше письмо от 15.08.2017, сообщаем, что мы рассматриваем Ваши требования как приемлемые.

В ожидании необходимых документов остаёмся с дружеским приветом…

Сейчас:

Ihr Schreiben vom 15.08.2017

Sehr geehrter Herr Körber,

wir danken Ihnen für Ihr Schreiben. Ihre Forderungen nehmen wir an.

Bitte schicken Sie an uns die erforderlichen Unterlagen zu.

Mit freundlichen Grüßen…

Ваше письмо от 15.08.2017

Многоуважаемый господин Кёрбер,

благодарим Вас за Ваше письмо. Ваши требования мы принимаем.

Пожалуйста, вышлите нам необходимые документы.

С дружеским приветом.

 

Если проанализировать стиль написания двух приведенных выше писем, то можно отметить следующее: в первом письме присутствуют избыточные вводные фразы, например, “teilen wir Ihnen mit“. Заключительный абзац содержит фразы, без которых можно было и обойтись: “In Erwartung” и “verbleiben wir“. Ссылка на письмо адресата, естественно, должна присутствовать, однако уместнее её вынести в строку “Betreff”/«Касательно», как это сделано во втором письме. Второе письмо может показаться излишне упрощенным и слишком коротким и поэтому недостаточно вежливым. Но оно отражает стиль немецкой деловой переписки сегодня: простота и лаконичность.

3)     Не следует злоупотреблять такими словами-вставками, как, например, denn, doch, ja, na, wohl.

Эти слова придают высказыванию эмоциональную окраску, подчеркивают личную заинтересованность автора и содержат личную авторскую оценку [3].

4)     Избегать канцеляризмов, которые легко можно заменить синонимичными выражениями.

Рассмотрим замену устаревших канцеляризмов на примере слова “hiermit“/«настоящим».

Раньше:

Hiermit bestätigen wie Ihnen,…

Настоящим подтверждаем Вам, что…

Сейчас:

Gern bestätigen wie Ihnen,…

Подтверждаем, что…

В русском варианте мы опустили перевод слова “gern”/«охотно», «с удовольствием», которое традиционно не используется в русскоязычной деловой переписке.

5)     Отказ от избыточного использования существительных, которые могут быть преобразованы в синонимичные модели.

6)     Создание у читающего позитивного восприятия информации вне зависимости от того, содержит ли она радостные или печальные вести.

Раньше:

Wir beziehen uns auf ihre Anfrage vom…und teilen Ihnen hiermit mit, dass…

Ссылаемся на Ваш запрос от…, сообщаем Вам, что…

Сейчас:

Vielen Dank für Ihr Interesse an unseren Produkten. Sie erhalten die gewünschten Muster.

Большое спасибо за Ваш интерес к нашей продукции. Вы получите запрошенные образцы.

Последнее предположение “Sie erhalten die gewünschten Muster” в дословном переводе «Вы получите запрошенные образцы» звучит довольно странно для русскоязычного читателя. По-русски правильнее было бы написать «Направляем Вам запрошенные образцы». Это один из примеров стилистических различий при составлении писем на немецком и русском языках. В немецкой переписке текст ориентирован на получателя. В русском же – на отправителя. При составлении делового письма на немецком языке следует ориентироваться не на собственную перспективу, а на перспективу получателя [4].

7)     Значение постскриптума PS

Значение постскриптума в современной переписке часто недооценивается. Раньше такое дополнение к письму использовалось, чтобы добавить изначально ускользнувшую от внимания составителя письма информацию. В современном письме постскриптум может использоваться как средство для привлечения внимания читателя. Под постскриптумом уместно размещать такие специальные сообщения:

–          информация о специальных предложениях;

–          приглашения на проводимые мероприятия;

–          вопросы, предполагающие дальнейшее рассмотрение читающим;

–          сообщение о планируемом перерыве в работе сотрудника – отпуск, командировка и др.

PS/постскриптум пишется заглавными буквами, после аббревиатуры ставится не точка, а двоеточие, например:

 

PS: Jeden Besucher auf unserem Stand erwartet eine Überraschung!

P.S. Каждого посетителя нашего стенда ожидает сюрприз!

 

Обращаем ваше внимание, что правила оформления постскриптума в русском и немецком языках разнятся.

С точки зрения грамматики стиль делового письма также претерпевает изменения [5]. Для него характерны:

1)     преимущественное использование простых распространенных повествовательных предложений;

2)     предпочтительное использование “sie”-стиля вместо “wir”-стиля;

3)     пассивные конструкции уступают место активным;

4)     частое употребление личных и притяжательных местоимений 2-го лица;

5)     использование сложных составных существительных, абстрактных существительных на -ung, -keit, -heit, субстантивированных существительных;

6)     характерно употребление модальных глаголов и «общих» глаголов типа durchführen, unternehmen, еrfordern и др.;

7)     частое использование предлогов типа infolge, gemäß, zwecks, laut.

Подводя итог вышесказанному, мы еще раз хотим подчеркнуть значимость обучения деловой переписке на немецком языке в подготовке специалистов с дополнительной квалификацией «Переводчик в сфере профессиональной коммуникации».

Большинство обучающихся очень осознанно подходят к изучению иностранного языка, ставят перед собой конкретные цели и задачи. Для кого-то обучение деловой переписке является важным этапом в подготовке к сдаче международного экзамена по немецкому языку Test DaF, где «письмо» входит в одну из четырех частей экзамена и, как правило, требует очень большой подготовки [6]. Кто-то планирует свою работу в международной компании, где крайне необходимо владеть основными правилами составления деловых писем, так как они являются своего рода визитной карточкой предприятия и по ним потенциальные деловые партнеры судят о предприятии и о его сотрудниках.