Uliya GordushkinaВ современных экономических условиях возрос интерес к исследованию систем управления организации. Это обусловлено тем, что процесс формирования рыночного механизма хозяйствования связан с глубокими социально-экономическими и организационными преобразованиями, которые требуют задач управления деятельностью предприятий на основе принципиально новых подходов. Центральное место в системе управления занимают процессы адаптации и самоорганизации предприятия в постоянно меняющейся внешней среде. Причем при этом меняется и характер самого процесса управления, который приобретает все более творческий, нестандартный, креативный характер. В связи с этим дальнейшее развитие и совершенствование деятельности организации должно основываться на глубоком знании всех сторон его деятельности.
В этих условиях развитие и совершенствование деятельности предприятия должно базироваться на глубоком знании его деятельности, что требует проведения всестороннего исследования процесса и системы управления. Исследование является важнейшей составной частью системы менеджмента, без которого в современных условиях невозможно представить эффективное управление предприятием, а исследование систем управления является видом деятельности, который направлен на развитие и совершенствование управления, в зависимости от влияния меняющихся внутренних и внешних факторов.
Актуальность исследования систем управления обусловлена именно практическим подходом к данной системе, позволяющей избрать наиболее оптимальный вариант для организации.
Процесс развития современного производства и общественного устройства управления происходит в постоянном динамическом развитии, что в свою очередь требует исследования путей и возможностей этого развития. Исследование процесса и систем управления проводится на предприятии ежедневно менеджерами и персоналом, работниками специализированных аналитических групп, лабораториями, отделами, консультационными группами. Исследование систем управления может иметь различный характер, зависящий от целей и методологии проведения, от организационной структуры предприятия. Ведь именно системой управления предприятием может быть заданное направление дальнейшей деятельности, как структурных подразделений, так и организации в целом, а от качества управления зависит возможность достижения организацией поставленных целей, направленных на выполнение определенной миссии и самореализации работников. Анализ миссии (основного назначения) организации предполагает исследование ее соответствия необходимым требованиям, а именно, миссия:
содержит четкое определение бизнеса; соответствует реальным требованиям рынка; ставит во главу угла требования клиента; ориентируется на перспективу; разрабатывается на основе правильной оценки ситуации внутри организации.
В управленческом процессе производственная деятельность предприятий в рамках фирмы подлежит координации, планированию, организации и контролю либо из единого центра, либо на конкретном управленческом уровне [1].
Контроль является важнейшим этапом в системе управления. Функция контроля представляет собой функцией наблюдения за выполнением работ, позволяющей их корректировать для гарантированного достижения результатов. При этом сам контроль включает четыре составляющих:
- определение стандартов качества и целей управления.
- выбор основных пунктов измерения.
- определение соответствия деятельности и ее результатов принятым стандартам.
- корректирование операций, не соответствующих ожиданиям, или изменение неадекватных стандартов.
Именно при сравнении качества процесса с определенными нормами и стандартами, менеджеры часто вынуждены осуществлять корректирующие действия, что в свою очередь, требует последующего контроля качества. В том и состоит суть непрерывного процесса управления.
На предприятии могут быть применены несколько типов контроля, каждый из которых может использоваться отдельно, имея собственные достоинства и недостатки.
Так, предварительный контроль направлен на подготовку ресурсов, как людских, так и материальных. Именно такой подход называется “будь готов!” и используется в том случае, когда целью плана является обеспечение всем необходимым для успешной реализации поставленных задач. Примером может служить статистический контроль качества, который предполагает непрерывное наблюдение за процессом, с тем, чтобы исключить появление проблем.
Ко второму типу контроля относится система определения отклонений от стандартов и внесения необходимых корректировок. Данный тип требует качественного объема информации по определенным периодам деятельности организации, который обеспечивает экранный процесс [1].
Рассматриваемый процесс характеризуется наличием предварительных специфических процедур и выполнением определенных условий, прежде чем операции смогут продолжаться. Этот тип контроля может входить в полномочия всех рабочих, менеджеров и контролеров. В банковской деятельности, например, используется, так называемый, экранный, когда отток большей части клиентов должен быть санкционирован высшим руководством. И последний последующий вид контроля позволяет измерить результаты и определить действия, которые должны быть выполнены в течение следующего операционного цикла.
Эффективная система контроля должна опреддделять основные области результатов, важные для обеспечения успеха операций, таких как производство, маркетинг, полный менеджмент, финансовые функции. Для каждого из этих направлений могут быть установлены свои собственные стандарты ведения процесса и оценки его качества. При этом сам контроль на предприятии должен носить комплексный системный характер.
Во многом успех деятельности каждого предприятия зависит от качества работы его сотрудников, которые должны быть заинтересованы в выполнении своих обязанностей. Но чтобы этого добиться, необходимо рассматривать применение на предприятии систем стимулирования для повышения мотивации.
Мотивация персонала является необходимой мерой, направленной на стимулирование профессиональных качеств сотрудников, и обеспечивающей успешное развитие компании. Мотивационные процессы со стороны руководства компаний направлены в первую очередь на удовлетворение:
- физиологических потребностей (средства для выживания);
- социальных потребностей (уважение, чувство востребованности и значимости в коллективе);
- личностных потребностей (самовыражение, профессиональный рост) [2].
Одной из систем, обеспечивающей эффективную и качественную реализацию управленческого является система мотивации реализации управленческого решения. Один из принципов эффективности мотивации гласит: моральное вознаграждение должно активно использоваться на предприятии наряду с материальным – своевременная похвала порой значит больше, чем задержавшаяся денежная премия.
На вопрос как построить эффективную систему мотивации невозможно дать единственный, универсальный ответ. Так как сама по себе каждая организация уникальна, а разработка системы мотивации, предполагает выявление и анализ особенностей корпоративной культуры (норм и ценностей, поддерживаемых членами коллектива), стиля управления, эмоциональной атмосферы в коллективе, уровня мотивации сотрудников и ряда других параметров. Данные, полученные в ходе экспертной оценки ситуации, позволяют опытному консультанту выявить факторы, снижающие желание сотрудников работать, определить проблемы, требующие безотлагательного разрешения, а также выявить неиспользуемые ресурсы организации.
Для подготовки и проведения диагностики ситуации в организации необходимо определенное время. Но ход событий требует быстрого реагирования на происходящее: например, сильная текучесть кадров на предприятии. Для исправления данной ситуации можно предложить ряд мероприятий, необходимых руководителю.
Во-первых, это информационная подготовка для принятия управленческого решения. Накапливая информацию и анализируя происходящее в компании, следует провести совещание с участием руководителей разного уровня, в ходе которого выяснить мнение сотрудников по поводу необходимых действий при сложившейся ситуации в организации. При этом принципиальным является то, чтобы цели организации соотносились с целями отделов, а последние с жизненными целями сотрудников. Безусловно, такое неформальное принятие решения возможно только в том случае, если работники активно принимали в процессе анализа ситуации и выбора направлений деятельности. В случае активного взаимодействия с подчиненными при подготовке управленческого решения, руководитель во многом способствует удовлетворению потребностей своих сотрудников в признании их компетентности и в ощущении полной причастности к жизни фирмы, а также дает возможность творческого самовыражения.
Не следует забывать и о возможности привлечения персонала не только к производству конкретных видов продукции, но и к проведению различных исследований, например, к проведению анкетного опроса потенциальных покупателей непродовольственных товаров для личных нужд граждан при маркетинговых исследованиях.
Во-вторых, организация исполнения принятого решения. Согласно «золотому правилу» управления, самой важной способностью руководителя является получение результатов через своих работников. Закрепление полномочий за работниками психологически предполагает доверие и одновременно, требовательность к выполнению ими обязанностей. Так, доверяя, руководитель предоставляет работнику возможность творчески, креативно подойти к решению стоящей перед ним задачи, максимально использовать свой опыт, знания, способности. Одновременно требуя, руководитель повышает ответственность работника за результат. При этом необходимо сформулировать задачи таким образом, чтобы каждый сотрудник четко знал объем и цели своего задания, сроки его выполнения, обладал средствами для его успешного завершения. Нельзя не сказать и о том, что само задание должно быть привлекательным для сотрудника. Ведь только достаточно сложное, требующее использования разных навыков и способностей, профессионального самосовершенствования и творчества, задание будет по-настоящему увлекать работника. Сознание же важности самой работы для достижения общей цели снизит риск безответственного отношения к ней. Причем после завершения работы сотрудник должен получить не только осязаемый результат своей деятельности, но и ясную информацию об эффективности своей работы на конечном этапе совершения.
В-третьих, контроль за исполнением решения. На практике бывает, что руководитель не прислушивается к «золотому правилу», опасаясь потерять контроль над ситуацией. Однако, отмечается, что отличный сплачивающий и мотивирующий эффект может дать схема предполагающая взаимоконтроль подразделений, когда от качества работы одного отдела зависит результат работы другого.
В-четвертых, оценка конечных результатов. Получение при оценке конечных результатов информации об итогах работы фирмы и значимости личного вклада каждого в результат позволяет каждому сотруднику чувствовать себя необходимым членом коллектива, при этом соотносить свои достижения с достижениями фирмы, связывать свое будущее с будущим организации. Сотрудник должен понимать, что признание компетентности, карьерный рост, материальное вознаграждение - все это логичное следствие правильно организованной работы сплоченной команды профессионалов.
Для повышения эффективности систем управления в целом и в частности на рынке труда нельзя обойти вопрос применения инструментов маркетинга в данной сфере, благодаря которым производится распределение рабочей силы, способствующее более эффективному использованию способности человека к труду, повышению производства и трудовой мотивации работников [3].
Именно маркетинг помогает улучшению урегулирования процессов формирования и распределения (перераспределения) трудовых ресурсов через сбор и анализ информации, изучение конъюнктуры рынка труда, получение данных о возможных объемах и структуре необходимых профессий и специальностей, стимулирование распределения трудовых ресурсов, проведение соответствующей рекламы. Кроме того, маркетинг может значительно повлиять на воззрения людей и их образ жизни, так как уже сейчас повышаются требования работодателей к нанимаемому работнику (высокая профессиональная компетентность, деловитость, предприимчивость, инициативность, организованность и пунктуальность, здоровый образ жизни, знание иностранного языка, уровень культуры и т.д.), а у работников формируются свои соответствующие требования к рабочему месту (соответствующая затратам труда заработная плата, хорошие условия труда, устраивающий работника распорядок рабочего дня, перспективность профессии.
Одним из новых направлений и инструментов создания на предприятии эффективной системы принятия, реализации, контроля и анализа управленческих решений может стать контроллинг, представляющий собой особый образ мышления руководителей, направленный на эффективное использование материально-производственных, трудовых и денежных ресурсов предприятия (организации) и направленный на продолжение его деятельности в долгосрочной перспективе. Контроллинг включает в себя интегрированную систему информационно - аналитической, а также методической поддержки руководителей в процессе планирования, контроля, анализа и в результате принятия управленческих решений по всем сферам деятельности предприятия, включая работу с персоналом предприятия [4].
Таким образом, хорошо продуманная система мотивации и контроля позволяет эффективно управлять деловым поведением персонала, обеспечивая процветание организации.
Научный руководитель: Егорушкина Татьяна Николаевна
кандидат экономических наук, доцент,доцент кафедры экономики, менеджмента и торгового делаТульского филиала РЭУ им.Г.В.Плеханова, г. Тула, Россия