Improving the HR processes of the enterprise using HR electronic document management systems

Введение

Документ все чаще представляет собой не обособленный объект, а лишь компонент информационной системы [1]. Тем не менее на многих предприятиях цикл работы с документами еще полностью не автоматизирован. Для успешной конкуренции на рынке сегодня любая компания должна внедрять в свою деятельность диджитал‑технологии. Цифровая трансформация является глубокой реорганизацией использующихся бизнес-процессов с широким применением цифровых инструментов для их исполнения, которая приводит к существенному улучшению их характеристик (сокращению времени выполнения, исчезновению целых групп подпроцессов, сокращению ресурсов, затрачиваемых на выполнение процессов) и/или появлению принципиально новых их качеств и свойств. Применение процессного подхода для управления системой управления персоналом позволяет обеспечить высокоэффективное взаимодействие всех участников бизнес-процессов и достичь целей обеспечения предприятия своевременным и качественным человеческим ресурсом [2]. Кроме того, грамотное применение данного подхода дает возможность сократить издержки и повысить прибыль бизнеса. К входящим в «управление персоналом» подсистемам относится в том числе и ведение документации в электронном виде. Применять решения КЭДО совместно с цифровизацией кадровых процессов желательно на любом предприятии, задумывающемся о своем будущем.

Методология и результаты исследования

Для понимания предметной области прежде всего нужно начать с классификации процессов предприятия. Бизнес-процессы обычно разделяют на три категории: основные, вспомогательные и управленческие. Их классификация представлена в табл. 1.

Таблица 1

Классификация бизнес-процессов

Большинство бизнес-процессов на 90% состоят из потерь и лишь на 10% из работы, добавляющей ценность [3]. Начинать повышать эффективность компании разумно с оптимизации основных процессов, которые более всего важны для клиентов. Целесообразно автоматизировать и вспомогательные бизнес-процессы, такие как прием сотрудника на работу и увольнение, оформление командировки, оформление государственных лицензий на вид деятельности и разрешений на выполнение работ, разработку типового договора, передачу электронного подлинника документа в архив и выписку электронных и бумажных копий из архива [4]. Это мотивировано тем, что от четкости и эффективности кадровых процессов зависят результаты деятельности всего предприятия, так как весь персонал компании вовлечен в документооборот.

 Кадровые процессы разделяют по видам, они представлены ниже в табл. 2.

Таблица 2

Виды кадровых процессов в компании

Из табл. 2 можно сделать вывод, что на многих предприятиях используется большое количество самых разных процессов и подпроцессов, так или иначе связанных с кадрами и HR. В небольших организациях зачастую дублируются функции персонала, отсутствует слаженное взаимодействие сотрудников друг с другом. Причинами этого могут быть несовершенство и устаревание многих бизнес-процессов, протекающих на предприятии. Эффективность работы в таком случае оставляет желать лучшего. Соответственно, необходимо спланировать и провести мероприятия по улучшению процессов с помощью специальных систем. Системы автоматизации кадрового делопроизводства дают неоспоримые преимущества компании в сравнении с конкурентами, работающими по старинке, позволяют избавить сотрудников от рутины.

Инструменты автоматизации HR:

-          Системы КЭДО.

-          Excel (ручная автоматизация).

-          Коробочные решения и программы.

-          BPM-системы.

-          HRM-системы.

-          Инструменты KPI, ЭДО, 1С (решение отдельных задач).

Перед кадровой службой ставятся важные цели и задачи. Отчетность в течение жизненного цикла документов должна быть в порядке, количество информации, теряющейся из-за смены кадров, должно быть по возможности сокращено [5]. Внедрение системы кадрового электронного документооборота позволит компании улучшить ситуацию, автоматизировать многие процессы. КЭДО – это способ создания, оформления, подписания и использования кадровых документов в электронном виде. В 2021 году вступили в силу 377-ФЗ и 407-ФЗ, которые сделали кадровый ЭДО на территории РФ легальным и позволили отказаться от бумажных документов в работе. Исключения составляют только акты о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, инструктажи по охране труда, сведения о трудовой деятельности СТД-Р и бумажные трудовые. Данные документы нужно дублировать на бумаге. По тем или иным причинам руководитель компании не всегда может лично подписать документы. В таком случае сотрудник фирмы может сам заключать трудовые договоры с работниками организации от имени работодателя, действуя на основании доверенности. Устав фирмы должен содержать положения, на основании которых генеральный директор может передать полномочия на заключение трудовых договоров с работниками организации. С каждым днем все больше компаний переводят кадровый документооборот в цифровой формат. Сравнение наиболее популярных на данный момент времени коммерческих КЭДО в России представлено в табл. 3.

Таблица 3

Особенности популярных систем КЭДО в России

Как видно из таблицы выше, каждая из систем имеет свои преимущества и недостатки. На сегодняшний момент помимо коммерческих КЭДО имеется бесплатная ЭКД на портале «Работа в России», которая в отличие от платных систем имеет ограниченный функционал и не предоставляет возможности модификации под конкретного заказчика. Несмотря на это данная ЭКД также решает кадровые задачи и успешно применяется во многих компаниях. Прежде чем запускать КЭДО, нужно предупредить сотрудников и получить согласие от каждого. Для лучшего результата можно провести личные встречи или совещания, где будут расписаны все преимущества, которые получат работники компании от перевода документов в цифру.

Внедрение кадрового ЭДО осуществляется в несколько этапов:

1. Составление перечня кадровых документов, разграничение на обязательные и необязательные.
2. Определение документов, которые будут переведены в электронный вид.
3. Выбор оператора по электронному документообороту с учетом требований и нужд предприятия.
4. Прописывание правил создания и хранения электронных документов.
5. Обеспечение персонала электронными подписями.
6. Обучение сотрудников работе с электронным документооборотом и тестирование предоставленного сервиса.
7. Организация электронного архива.

Грамотный поэтапный переход на КЭДО позволяет улучшить качество и эффективность работы всей организации. Оптимизация и автоматизация имеющихся процессов значительно высвобождает рабочее время кадровиков, затрачиваемое на выполнение повторяющихся операций.

В качестве примера рассмотрим ситуацию, при которой в организации кадровый документооборот осуществляется в бумажном виде. Все документы преодолевают свой жизненный путь на бумажном носителе, участники процесса ставят личную рукописную подпись, папки с бумагами передаются на хранение в архивное помещение либо сейф. Руководство компании не устраивает такой подход, и оно решает перевести документооборот в электронный вид. Соответственно, кадровые бизнес-процессы претерпят изменения.

На рисунке представлена графическая диаграмма бизнес-процесса «Подписание документа», выполненная с помощью нотации BPMN. Данная модель служит демонстрацией совершенствования кадровых процессов предприятия. Ее суть состоит в следующем: подписант ставит цифровую подпись под документом и отправляет его другому сотруднику компании. Тот в свою очередь принимает документ с ЭЦП, и на этом процесс заканчивается. Задачи выполняются поэтапно с помощью системы КЭДО. Печатать и подписывать документы вручную нет необходимости. Получить электронную подпись можно бесплатно через «Госуслуги» и «Госключ», а также с помощью удостоверяющих центров.

Модель бизнес-процесса «Подписание документа» [6]

Декомпозиция процессов, корректная организация межпроцессного взаимодействия, использование типовых процессов – важнейшие навыки, необходимые при проектировании бизнес-процессов компании [7]. Грамотное применение нотации BPMN позволяет добиться сокращения времени на выполнение операций, достижения прозрачности, высвобождения временных и финансовых ресурсов в кадровой работе.

Стоимость владения системой КЭДО на предприятии зависит от множества факторов. Организациям, собирающимся переходить на кадровый электронный документооборот, необходимо обратить внимание на то, что у вендоров разные критерии формирования конечной стоимости их продукта. В одном случае оплачивается рабочее место (сертификат), при увольнении одного сотрудника и приеме на работу нового нет необходимости платить повторно. В другом случае приобретается ЭЦП для каждого отдельно взятого сотрудника и при его замене приходится снова производить оплату. Такой вариант невыгоден при большой текучке кадров на предприятии. Помимо вышеперечисленных сценариев большой популярностью пользуется еще один. Он заключается в тарификации всего КЭДО по числу входящих и исходящих документов (их количество прямо пропорционально стоимости). На данный момент времени многие разработчики предлагают размещать систему на облачном сервере либо на собственном (сервере компании заказчика). При выборе облачной версии внедрение и обслуживание системы обойдется компании дешевле. Использование коробочной версии, с одной стороны, позволяет иметь больший контроль над системой, а с другой – заставляет самостоятельно продумывать организацию хранилища на локальных серверах и осуществлять обслуживание. Некоторые разработчики ставят ограничения на минимальное количество сотрудников компании заказчика либо минимальной стоимости для запуска проекта. Выбирая систему, необходимо оценить все аспекты, чтобы удостовериться в том, что выгоды от перехода на КЭДО перевешивают затраты.

В условиях ориентации на формирование цифрового предприятия большинству организаций необходимо пересмотреть свою информационную инфраструктуру, системы управления и коммуникации, состав документации и порядок документооборота, системы хранения документов и информации [8]. Интеграция различных программ и приложений очень важна в контексте автоматизации бизнес-процессов. Обмен данными между системами с их последующей обработкой позволяет обеспечить целостность и непрерывность кадровых процессов. Необходимо заранее продумать интеграцию платформы КЭДО с различными сервисами, использующимися на предприятии. Это позволит существенно быстрее окупить затраты в сравнении с разработкой масштабной системы с нуля.

Заключение

В ходе исследования рассмотрены популярные системы кадрового электронного документооборота, которые позволяют автоматизировать значительную часть процессов компании. Для крупных компаний с большим количеством офисов в разных городах, а также фирм, где применяется гибридный формат работы, решения такого рода являются незаменимыми. Тем не менее они не лишены недостатков. К минусам КЭДО относятся дополнительные расходы компании на внедрение и сопровождение платформы, необходимость обучения сотрудников новому решению, потребность в соблюдении критериев безопасности, надежности и качества сервиса. Для средних и крупных компаний велики риски, связанные с хищением персональной информации, внешними атаками, действиями неблагонадежных сотрудников. Закон и регулирова­ние часто не поспевают за крупномасштабными проблемами. Предприятия должны заранее учитывать эти моменты при цифровизации и продумать со­ответствующие стратегии [9].

Многие компании сегодня переходят на КЭДО, не задумываясь обо всех нюансах и подводных камнях. Предпочтительнее всего осуществлять внедрение системы с учетом встраивания в существующие процессы, заранее определив возможные узкие места. Процессный подход к организации кадровой работы позволяет эффективно ею управлять. Выделение бизнес-процессов, установление взаимосвязи и степени влияния между ними на функционирование компании, их дальнейшая автоматизация позволяют достичь поставленных целей. При внедрении КЭДО необходимо обратить внимание на системы, которые позволили б комплексно решить все задачи (автоматизировать кадровые процессы, обеспечить интеграцию с другими системами, перевести все HR-документы в цифровой вид), при этом имели бы приемлемую цену, удобный интерфейс и возможность подписания с разных типов устройств. Использование таких сервисов поможет существенно снизить финансовые и временные затраты предприятия.

На конференции «Цифровизация HR», прошедшей в марте текущего года, было сказано, что 65% компаний автоматизируют те или иные HR-процессы. Что касается электронного документооборота, то сейчас не более 10% крупных и средних компаний перешли на КЭДО, но в ближайшие годы их число должно вырасти как минимум в два раза [10]. Таким образом, в последние несколько лет на самых разных предприятиях активно проводится цифровая трансформация в кадровой сфере, в том числе благодаря сервисам КЭДО.